Votre entreprise a-t-elle besoin d’un logiciel de gestion des actifs numériques ?

Logiciel DAM : ce qu’il peut apporter à votre studio

Un logiciel de gestion des actifs numériques (DAM) permet aux entreprises de stocker, gérer et partager en toute sécurité les contenus web et les expériences numériques modernes. Il s’agit notamment des visuels produits, des PDF et, le plus souvent, de vidéos pour vendre efficacement des articles en ligne. Il faut aussi gérer des fiches techniques, des démonstrations de produits et des brochures, destinées à la publicité numérique comme imprimée.

Si vous n’utilisez pas de logiciel DAM, votre entreprise s’appuie très probablement sur un système qui combine différents processus. Il repose généralement sur de nombreux outils et bases de données non connectés. Or, ces systèmes sont souvent gourmands en ressources et coûteux. Ils impliquent de nombreuses étapes manuelles, ainsi que la main-d’œuvre nécessaire à chaque étape de la production.

Mais quand faut-il investir dans une solution DAM plus complète ? Dans cet article, nous vous aidons à évaluer la manière dont vous gérez et partagez aujourd’hui vos contenus numériques. Nous examinerons les difficultés que rencontrent différents types d’entreprises, ainsi que l’impact des systèmes DAM sur les coûts globaux et sur les ventes. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus, notamment sur les cas où votre entreprise peut tirer le meilleur parti d’un logiciel DAM.

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Quand envisager d’investir dans un logiciel DAM

En règle générale, plus vous produisez et diffusez de contenus, plus votre entreprise peut tirer parti d’un logiciel DAM. Tout d’abord, les solutions DAM éliminent de nombreux processus manuels et répétitifs. Cela réduit les coûts opérationnels, à long terme comme en cas de gros volumes.

Un logiciel DAM peut aussi connecter plusieurs systèmes. Il permet aux entreprises d’en faire plus en moins de temps, et avec moins de personnes impliquées. Mais ce ne sont pas les seuls avantages des solutions DAM. Entrons dans le vif du sujet. Voici les raisons pour lesquelles différentes entreprises utilisent un logiciel DAM, ainsi que la manière dont PhotoRobot répond aux besoins de ses clients.

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1 - La gestion de gros volumes d’actifs numériques est complexe

L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises envisagent un logiciel DAM est de réduire le temps nécessaire à la gestion et au partage des actifs numériques. C’est généralement le cas lorsqu’une entreprise a besoin d’une approche plus durable pour la production et la diffusion de contenus en grand volume.

Par exemple, les clients de PhotoRobot gèrent souvent un large éventail d’actifs numériques. Ils s’appuient pour cela sur des solutions de studio automatisées de photographie de produits e-commerce qui accélèrent considérablement la production de contenus. Une seule séance photo suffit pour capturer des galeries d’images complètes, ainsi que des angles marketing, des vidéos et de la photographie de produits à 360°.

Les livrables doivent ensuite passer par un contrôle qualité, puis être publiés ou partagés sur tous les canaux où le produit apparaît. Or, chacun de ces processus peut être complexe, surtout sans logiciel centralisant vos actifs numériques. C’est pourquoi PhotoRobot intègre le DAM à sa suite logicielle.

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Comment un système DAM centralisé facilite la gestion

En intégrant le DAM aux workflows de ses clients, PhotoRobot aide les entreprises à :

• Centraliser les contenus numériques pour faciliter leur gestion, leur redistribution, leur suivi et leur sécurité.
• Limiter le recours à des collaborateurs supplémentaires pour traiter et distribuer les actifs numériques.
• Automatiser un grand nombre de tâches répétitives et récurrentes.
• Réduire les coûts opérationnels et générer davantage d’opportunités de vente.

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2 - Les tâches de gestion des actifs numériques prennent trop de temps

Autre problème courant : la gestion des actifs numériques demande tout simplement trop de temps. Cela tient généralement aux innombrables tâches répétitives que comportent la gestion et le partage de contenus. Pour n’en citer que quelques-unes, il s’agit notamment de :

• Nommage, structuration et formatage des fichiers pour un usage interne (catalogues produits, flux e-commerce) ou externe (diffusion auprès des revendeurs). Souvent, chacun a des spécifications différentes selon les livrables.
• Gérer les droits numériques et les autorisations, distribuer le contenu aux revendeurs et consigner ce qui est envoyé, à qui et quand.
• Travailler avec des assets numériques dispersés dans de nombreuses bases de données et plateformes.
• Associer, contrôler et gérer les métadonnées de l’ensemble des contenus produit.
• Chercher à réduire le « time-to-market » pour multiplier les opportunités de vente.
• Automatiser autant de processus que possible pour réduire les coûts de gestion et de distribution des assets.

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Comment un logiciel DAM fait gagner du temps et réduit les coûts des tâches répétitives

La valeur d’une solution DAM se mesure en grande partie au niveau d’automatisation qu’elle apporte au studio. Une solution DAM efficace :

• Automatiser en partie ou totalement les tâches répétitives et chronophages.
• Libérer des ressources humaines pour que votre équipe se concentre davantage sur son cœur de métier.
• Réduire les coûts opérationnels de gestion et de distribution des contenus numériques.
• Raccourcir le « time-to-market » des contenus produit et ainsi augmenter les ventes globales.

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3 - Le suivi de tous les assets numériques est un processus complexe

Perdre des assets numériques peut revenir à perdre des ventes. C’est aussi vrai en e-commerce que dans toute activité de vente et de marketing. Et sans outils ni bases de données centralisés, il est effectivement facile de perdre la trace de ses assets. Si certains disparaissent, les retrouver peut être long et complexe, d’autant plus lorsque les volumes à gérer sont élevés.

Prenons l’exemple général d’un des plus grands clients industriels de PhotoRobot.

• Prenons l’exemple d’un fabricant dont les gammes comptent de 5 000 à 10 000+ produits.
• Pour chaque produit, il dispose d’une galerie complète d’images fixes, d’angles marketing et d’une vue 360°.
• Certains produits ont aussi des PDF, des démonstrations produit et un modèle 3D e-commerce ou un configurateur de produits.
• Il y a également des brochures, des dépliants d’information et des vidéos tutorielles.
• Certains produits attendent encore leurs images, d’autres manquent d’autres assets, et d’autres sont prêts à être publiés.
• D’autres encore sont en cours de réalisation, à différents stades de production.
• Aucun de ces assets numériques n’est centralisé dans une base de données unique.

Dans ce cas, comment une seule personne – ou une seule équipe – pourrait-elle s’assurer, avec précision et de façon constante, que chaque produit dispose de tous les assets requis ? C’est tout simplement impossible.

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Comment un logiciel DAM rend possible la gestion de gros volumes

Une solution DAM efficace facilite la gestion d’une production à haut volume pour toute l’équipe : chefs de projet, photographes et contrôle qualité.

Prenons l’exemple de la solution Digital Asset Management intégrée de PhotoRobot.

• Le logiciel centralise les assets numériques et toutes les propriétés associées.
• Tous les assets sont classés dans différents dossiers selon les livrables, chacun facilement consultable par recherche.
• Les données et métadonnées servent de repères pour rechercher, retrouver les assets numériques et en contrôler l’accès.
• Les membres de l’équipe accèdent facilement aux tâches dont ils ont la charge, grâce à des pages dédiées aux responsables de studio, aux photographes, aux clients ou aux retoucheurs.
• Les rapports en temps réel présentent le travail en cours des membres de l’équipe, l’avancement des tâches, les affectations et les projets à venir.
• Associée à l’intégration du workflow PhotoRobot, cette fonction offre aux équipes une visibilité en temps réel sur les ressources numériques à chaque étape de la production.

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4 - Impossible d’accorder l’accès aux ressources numériques à tout moment et en tout lieu

Sans centralisation des ressources numériques, il peut être compliqué d’accorder un accès à des parties internes ou externes au moment où elles en ont besoin. Parfois, c’est tout simplement impossible. Les membres de l’équipe, les parties externes et les clients sont souvent répartis sur différents fuseaux horaires, ce qui peut se traduire par des demandes d’accès aux ressources numériques à toute heure du jour et de la nuit.

Lorsque les membres de l’équipe ne peuvent pas accéder à ce dont ils ont besoin au moment voulu, tout ralentit. Ils doivent soit produire de nouvelles ressources pour remplacer celles qui manquent, soit, pire, diffuser un catalogue de produits incomplet. Dans les deux cas, cela demande plus de temps, peut entraîner une baisse des ventes et augmente les coûts opérationnels.

Prenons l’exemple d’un retoucheur externe soumis à une échéance serrée, ou d’un chef de projet qui doit publier du contenu dans les délais. S’ils ne peuvent pas accéder à ce dont ils ont besoin au moment voulu, les ventes comme la réputation de l’entreprise sont en jeu.

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Comment un logiciel DAM facilite l’accès aux fichiers

Un logiciel DAM garantit que les membres de l’équipe responsables, les parties externes et les clients peuvent accéder à leurs ressources à tout moment, sans exception. Reprenons l’exemple de la gestion des ressources numériques (Digital Asset Management) avec PhotoRobot.

• Le logiciel aide les entreprises à en finir avec les « silos » de ressources numériques.
• Les utilisateurs peuvent organiser les ressources par projets et par dossiers, au sein d’un seul et même système.
• Une base de données centrale permet de rechercher et de retrouver facilement les ressources à tout moment.
• Les fonctions de partage externe simplifient l’octroi d’accès aux clients et aux prestataires externes.
• Les utilisateurs peuvent joindre ou consulter des commentaires et des informations sous forme de métadonnées dans les fichiers.
• Le logiciel fonctionne dans le navigateur, ce qui permet d’accéder à distance aux ressources numériques.
• Les responsables peuvent toujours retrouver les ressources dont ils ont besoin et suivre le travail en cours.
• Les niveaux d’autorisation des utilisateurs garantissent que les membres de l’équipe n’ont accès qu’aux tâches sur lesquelles ils travaillent, avec uniquement les informations qui les concernent.

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5 - Il est difficile de sécuriser et de surveiller toutes les ressources numériques

Autre défi : sécuriser l’ensemble des ressources numériques, en particulier les documents de l’entreprise inachevés, confidentiels ou ultra-secrets. Avec des systèmes non connectés entre eux, cela peut vite devenir ingérable.

Il faut d’abord que quelqu’un se charge de concevoir, d’élaborer et de mettre en œuvre un plan de sécurité couvrant plusieurs systèmes. Il faut ensuite trouver un moyen de surveiller les activités, d’appliquer les règles de sécurité et de sauvegarder toutes les ressources de l’entreprise. La tâche est extrêmement ardue et, le plus souvent, elle expose les ressources à des risques de perte ou de vol.

Songez au temps – et au coût – que représente la production de contenu, de la prise de vue elle-même à la retouche et au contrôle qualité. Vos ressources sont aussi essentielles pour les ventes, le délai de mise sur le marché étant une priorité absolue du marketing dans les opérations à gros volume. Elles nécessitent donc une sécurité fiable, ainsi que des sauvegardes régulières par précaution.

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Comment le DAM de PhotoRobot renforce la sécurité

Pour sécuriser le stockage de toutes vos ressources numériques, PhotoRobot propose plusieurs fonctions de sécurité uniques.

• PhotoRobot permet de stocker toutes les ressources dans un système centralisé.
• Les sauvegardes sont automatisées, et des audits réguliers garantissent les plus hauts niveaux de sécurité.
• Le logiciel permet un déploiement multirégional des ressources numériques avec reprise après sinistre.
• Toutes les données sont conformes à la norme ISO 27001 et sécurisées via Google Cloud, avec un accès uniquement par chiffrement TLS.
• Le stockage géo-redondant multirégional s’appuie sur le cloud computing pour conserver les données de façon redondante dans au moins deux sites géographiques, afin d’assurer une reprise après sinistre fiable.
• Les sites de stockage sont toujours distants d’au moins 100 miles afin d’éviter toute interruption de service.
• La géo-redondance s’effectue de manière asynchrone, tandis que les données du stockage multirégional sont redondantes dans au moins un site géographique dès leur téléversement.

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6 – La redistribution des contenus implique trop d’étapes manuelles

Si vous travaillez avec des distributeurs ou des revendeurs, ceux-ci ont leurs propres exigences de formatage et des échéances régulières. Si vous ne répondez pas à leurs attentes, les ventes peuvent rapidement chuter, car vos clients ne disposent pas de contenus à jour à diffuser. Or, le formatage et la distribution sont une corvée récurrente, c’est le moins que l’on puisse dire. Ce processus peut aussi s’avérer extrêmement lent et coûteux. Reprenons l’exemple des grands fabricants.

• Un fabricant peut compter des centaines de revendeurs, chacun exigeant les derniers contenus dans les meilleurs délais.
• Chaque revendeur commercialise une sélection différente de produits du fabricant.
• Le fabricant doit répondre à des exigences de format différentes pour chaque revendeur.
• Les revendeurs attendent un formatage précis : conventions de nommage des fichiers, types de fichiers, résolution des images, etc.

Pour les fabricants de taille moyenne à grande, cela nécessite généralement un employé à temps plein chargé du formatage et de la distribution. Un logiciel DAM peut néanmoins prendre en charge une grande partie du gros du travail.

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Comment un logiciel DAM élimine les processus de livraison manuels

Le formatage et la livraison des contenus sont un autre domaine qu’un logiciel DAM peut automatiser en partie, voire entièrement. Prenons l’exemple du processus de livraison de contenus de PhotoRobot.

• Le logiciel permet de marquer les ressources numériques comme « Verified » afin de partager instantanément le travail avec les clients pour validation et publication.
• Le traitement dans le cloud permet une livraison immédiate et automatique des fichiers après la prise de vue.
• Les pages clients du logiciel offrent aux clients, tels que les distributeurs et les revendeurs, un espace personnel pour recevoir leurs ressources numériques.
• Les clients peuvent se connecter à leur page pour obtenir rapidement une vue d’ensemble des projets, des articles et de leur statut.
• Quelques clics suffisent pour télécharger des ressources prêtes pour le web.
• L’intégration directe avec les flux d’export e-commerce, les sites web et les applications permet une publication immédiate dès la validation.
• Tous les articles sont disponibles dans un format lisible par machine, avec prise en charge des formats JSON et XML au niveau du projet, de l’organisation ou du client.
• Les utilisateurs peuvent définir des propriétés d’article telles que le nom, l’ID, le SKU, le statut, l’horodatage, etc.

L’automatisation permet en outre un formatage automatique selon le profil propre à chaque client. L’objectif est de simplifier la transmission des ressources numériques à tous les clients concernés, tout en respectant les exigences spécifiques de chacun.

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7 – Le délai de mise sur le marché des contenus produit est trop long

Plus les contenus produit mettent de temps à atteindre le marché, plus leurs ressources mettent de temps à générer de la valeur. Prenez en compte les étapes de production habituelles qui mènent le contenu jusqu’au consommateur.

• L’entreprise définit le périmètre de la production de contenus, des produits concernés aux types de médias.
• Un studio produit les ressources numériques.
• Le studio publie les ressources dans un système DAM pour relecture et contrôle qualité.
• Un chef de projet valide les ressources numériques ou les renvoie en retouche complémentaire (parfois à des prestataires externes).
• L’entreprise publie les ressources prêtes pour le web sur un système interne (par exemple une fiche produit ou un flux e-commerce).
• Les ressources numériques sont ensuite diffusées aux canaux de distribution ou de revente.

Si chaque étape de production est répartie entre plusieurs systèmes ainsi qu’entre des ressources humaines internes et externes, les coûts augmentent. C’est encore plus vrai lorsque les outils utilisés sont déconnectés de vos workflows et peu ou pas automatisés.

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Comment un logiciel DAM peut réduire considérablement le time-to-market

Outre le formatage et la livraison automatisés des fichiers, la solution DAM de PhotoRobot peut réduire le délai de mise sur le marché de plusieurs façons.

• Le DAM fait partie intégrante du logiciel de workflow de PhotoRobot : les utilisateurs peuvent ainsi centraliser les données relatives aux ressources numériques, à la production et à l’avancement.
• Les pages photographe offrent un accès simple aux missions, à la recherche et à la navigation, ainsi qu’aux statuts des éléments, pour assurer la communication sur les workflows et la production.
• Les processus de validation intégrés à l’application permettent d’assurer le contrôle qualité par les membres de l’équipe, internes comme externes, ou par les clients.
• La recherche en texte intégral permet de naviguer entre les projets, éléments, dossiers, clients et utilisateurs, avec des requêtes de recherche conditionnelles sur les éléments et leurs statuts.
• L’export d’images en masse est disponible dans l’application ou via un utilitaire d’export autonome. Il permet aux utilisateurs et aux clients de récupérer les images dans la qualité, la structure de nom de fichier, le format et la résolution souhaités, en un seul clic.

Ensemble, ces fonctionnalités contribuent à centraliser toutes les étapes de la production. Elles réduisent les retards ainsi que les transferts de ressources entre systèmes ou intervenants. Au final, le délai de mise sur le marché diminue sensiblement, et davantage de contenus parviennent aux consommateurs.

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8 – Il est difficile de standardiser et de gérer les métadonnées

Lorsque les ressources sont réparties sur plusieurs systèmes, les fournisseurs rencontrent une autre difficulté : standardiser et gérer les métadonnées. Par exemple, associer à un fichier des métadonnées d’information produit, comme sa description, son poids ou ses dimensions. Il peut aussi s’agir d’une date de propriété, de balises d’information ou du texte alternatif d’une image pour la publication en ligne.

L’ajout de métadonnées à un fichier multimédia le rend indexable, consultable et plus facile à gérer. Cela demande toutefois souvent beaucoup de saisie manuelle. Et à mesure que le volume de médias à gérer augmente, la mise en place de standards sur plusieurs plateformes devient de plus en plus complexe.

Imaginez devoir standardiser les métadonnées de 1 000+ produits, chacun disposant de son propre portefeuille de ressources numériques. Certains comprennent des visuels marketing, des gros plans et des vues de détail. D’autres peuvent inclure une vue à 360°, une vidéo ou un modèle 3D. Associer des métadonnées à toutes ces ressources, rapidement et à moindre coût, est tout simplement impossible sans l’aide d’un logiciel de DAM.

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Comment un logiciel DAM simplifie la gestion des métadonnées

Un logiciel DAM efficace automatise de nombreuses étapes de la standardisation des métadonnées. Prenons l’exemple de l’intégration de CubiScan par PhotoRobot dans les workflows et la gestion des ressources numériques. CubiScan nous permet d’obtenir le poids, les mesures et les dimensions exacts des produits avant de commencer la prise de vue. Nous pouvons ensuite enregistrer ces informations dans une base de données dès qu’elles sont relevées.

Au-delà de cela, le système DAM de PhotoRobot propose plusieurs solutions pour la gestion des métadonnées.

• Le logiciel peut offrir un accès à distance (à tout moment, de n’importe où) pour gérer les métadonnées dans le référentiel central des ressources numériques.
• Il suffit aux utilisateurs de transmettre des identifiants de connexion à des membres de l’équipe interne ou à un tiers externe pour qu’ils saisissent ou modifient des données.
• Les paramétrages permettent aux utilisateurs de créer et d’enregistrer des paramètres automatisés pour différentes catégories de produits, projets, clients ou organisations.
• L’automatisation permet de nommer automatiquement les fichiers.
• Les utilisateurs peuvent importer tout type de données via l’outil d’import CSV ou par appel d’une API.
• Le système permet d’importer des données produit, des descriptions et des structures personnalisables avec balises de colonnes, et prend en charge diverses propriétés.

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9 – L’assurance qualité est insuffisante, voire inexistante

Avec le temps, les ressources numériques peuvent se retrouver dans de plus en plus de systèmes, ce qui rend l’assurance qualité difficile, voire inexistante. C’est encore plus vrai lorsque vous travaillez avec différents services, fournisseurs, distributeurs ou revendeurs.

Certaines images figurent dans des catalogues. D’autres sont utilisées dans des promotions marketing, transmises à des revendeurs ou employées dans diverses actions commerciales. Pourtant, chacune doit représenter la marque telle qu’elle est aujourd’hui, en mettant ses meilleures photos en avant.

Sans système centralisé, cela peut devenir impossible. Il n’est tout simplement pas facile de surveiller et de garantir la meilleure qualité de vos ressources numériques sur tous les canaux où elles apparaissent. Des visuels marketing de haute qualité finissent par se mélanger à des contenus produit de moindre qualité. Au final, le manque de cohérence donne à l’entreprise une image peu professionnelle. Pire encore, il nuit aux ventes.

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Comment un logiciel DAM favorise une collaboration libre et efficace

Le DAM intégré au logiciel PhotoRobot aide les équipes à mieux suivre et appliquer leurs processus d’assurance qualité, qu’ils soient internes ou externalisés, grâce à un large éventail de fonctions de partage de projets et de validation par le client.

• Le logiciel PhotoRobot simplifie le partage de projets avec les clients et l’octroi d’un accès aux projets à des retoucheurs externes.
• Les outils de navigation permettent de parcourir rapidement les éléments, ainsi que de consulter des rapports détaillés et des statistiques sur les dossiers ou les photos sélectionnées.
• Les utilisateurs peuvent joindre des instructions sous forme de commentaires à des fichiers numériques individuels ou à des dossiers entiers.
• L’interface utilisateur unifie la partie cloud de l’application et l’application locale. Ainsi, tous les détails que vous ajoutez en local sont immédiatement visibles dans le cloud, et inversement.
• Les utilisateurs peuvent saisir un commentaire et préciser à qui il sera visible.
• Les tags permettent d’avertir les destinataires de nouveaux commentaires et de marquer les commentaires comme prêts à traiter, résolus ou terminés.
• Les statuts de workflow indiquent l’avancement, avec des états propres au retoucheur pour signaler qu’un élément est prêt pour la retouche ou terminé.
• Les clients peuvent approuver ou rejeter le travail « Verified » en un seul clic de souris. Ils peuvent également joindre des commentaires ou des instructions si une retouche supplémentaire est nécessaire.

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10 - Des doublons de fichiers numériques répartis sur différents systèmes

Autre complication de la gestion des fichiers numériques dans la durée : les doublons répartis sur différents systèmes. Ils apparaissent lorsque les médias sont mis au format requis par chaque client (type de fichier, qualité, résolution, etc.).

Les besoins de stockage et les coûts associés augmentent en conséquence. Les doublons compliquent aussi l’indexation et la recherche de contenu, et donc sa gestion. Avec des milliers de fichiers, le processus peut être au minimum coûteux et chronophage.

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Comment PhotoRobot réduit le besoin de contenus en double

Grâce à l’intégration DAM de PhotoRobot, il est possible de supprimer complètement le besoin de contenus en double. Les utilisateurs ont également accès à tous les fichiers numériques, des fichiers originaux aux livrables finaux destinés aux différents réseaux clients.

• L’intégration directe du DAM au workflow crée immédiatement des sauvegardes dès la prise de vue et envoie les fichiers originaux vers le stockage cloud.
• Tous les utilisateurs peuvent accéder à distance à l’ensemble des fichiers, à tout moment
• Les utilisateurs peuvent automatiser le formatage ainsi que le post-traitement selon les spécifications du client.
• Les fichiers en double deviennent inutiles grâce à la mise à l’échelle des images en temps réel et à la prise en charge des formats d’image JPEG et WebP.
• Un réseau de diffusion de contenu (CDN) mondial, basé sur le cloud, garantit un chargement rapide et une résolution pixel perfect sur tous les appareils.
• Le nombre de vues et le transfert de données illimités évitent tout frais supplémentaire. Les utilisateurs ne paient que le stockage de données qu’ils utilisent.

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PhotoRobot est-il la solution DAM adaptée à mon entreprise ?

PhotoRobot associe la gestion des actifs numériques, le matériel de studio photo, la technologie d’automatisation et un logiciel de workflow. Nous savons donc que PhotoRobot ne conviendra pas à toutes les entreprises. Le logiciel relie toutes les étapes de la production et constitue le moteur de nos équipements de photographie de produits automatisés.

Il ne s’intègre pas à du matériel d’autres fabricants, et cela ne changera pas ; de même, notre matériel ne fonctionne pas avec d’autres systèmes de contrôle. PhotoRobot s’adresse donc aux entreprises qui recherchent une solution de studio complète. Nous fabriquons des plateaux tournants 360 de différentes tailles, des bras robotisés porte-caméra, des systèmes multi-bras et bien plus encore, tous dotés d’une automatisation du workflow pilotée par logiciel.

Vous souhaitez en savoir plus sur ce que PhotoRobot peut apporter à votre entreprise ? Pensez à réserver une démo dès aujourd’hui. Nous partirons de votre gamme de produits pour concevoir une configuration de studio sur mesure, adaptée à vos besoins spécifiques, de la production à la gestion des actifs numériques.