Sua empresa precisa de um software de gestão de ativos digitais?

Software de DAM: o que ele pode fazer pelo seu estúdio

O software de gestão de ativos digitais (DAM) permite que as empresas armazenem, gerenciem e compartilhem com segurança conteúdo web moderno e experiências digitais. Isso inclui imagens de produtos, PDFs e, na maioria das vezes, vídeos para vender mercadorias online com eficácia. Há ainda fichas técnicas, demonstrações de produtos e folhetos a gerenciar, tanto para publicidade digital quanto impressa.

Se você não usa um software de DAM, é provável que sua empresa tenha um sistema que combina vários processos. Em geral, isso envolve muitas ferramentas e bancos de dados desconectados. No entanto, sistemas como esses costumam consumir muitos recursos e ter custo elevado. Eles exigem muitas etapas manuais, além da mão de obra necessária para cada fase da produção.

Mas quando é hora de investir em uma solução de DAM mais completa? Neste artigo, ajudamos você a avaliar como gerencia e compartilha conteúdo digital hoje. Vamos analisar os pontos críticos que diferentes tipos de empresa enfrentam e como os sistemas de DAM afetam os custos e as vendas em geral. Continue lendo para saber mais, inclusive em que situações sua empresa pode se beneficiar mais de um software de DAM.

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Quando considerar investir em um software de DAM

Em geral, quanto mais conteúdo você produz e distribui, mais sua empresa pode aproveitar um software de DAM. Para começar, as soluções de DAM eliminam muitos processos manuais e repetitivos. Isso reduz os custos operacionais, tanto a longo prazo quanto em grandes volumes.

O software de DAM também pode conectar vários sistemas. Assim, as empresas realizam mais em menos tempo e com menos pessoas envolvidas. Mas essas não são as únicas vantagens das soluções de DAM. Vamos direto ao ponto. Veja abaixo os motivos pelos quais diferentes empresas usam software de DAM e como a PhotoRobot atende às necessidades dos clientes.

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1 - Gerenciar grandes volumes de ativos digitais é complicado

Um dos principais motivos pelos quais as empresas consideram um software de DAM é reduzir o tempo necessário para gerenciar e compartilhar ativos digitais. Normalmente, isso ocorre quando a empresa precisa de uma abordagem mais sustentável para a produção e distribuição de conteúdo em grande volume.

Por exemplo, os clientes da PhotoRobot costumam gerenciar uma ampla variedade de ativos digitais. Isso é feito com o apoio de soluções automatizadas de estúdio para fotografia de produtos para e-commerce, que aceleram drasticamente a produção de conteúdo. Basta uma única sessão de fotos para capturar galerias de imagens completas, além de ângulos de marketing, vídeo e fotografia de produtos em 360.

Em seguida, os resultados precisam passar pelo controle de qualidade e, por fim, ser publicados ou compartilhados em todos os canais em que o produto aparece. No entanto, cada um desses processos pode ser complexo, sobretudo sem um software que centralize seus ativos digitais. Por isso, a PhotoRobot integra o DAM à sua suíte de software.

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Como um sistema de DAM centralizado facilita a gestão

Ao integrar o DAM aos workflows dos clientes, a PhotoRobot ajuda as empresas a:

• Centralizar o conteúdo digital para facilitar a gestão, a redistribuição, o monitoramento e a segurança.
• Reduzir a necessidade de membros adicionais na equipe para tratar e distribuir ativos digitais.
• Automatizar uma ampla variedade de tarefas repetitivas e recorrentes.
• Reduzir os custos operacionais e gerar mais oportunidades de vendas.

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2 - As tarefas de gestão de ativos digitais tomam tempo demais

Outro problema comum enfrentado pelas empresas é que gerenciar seus ativos digitais simplesmente leva tempo demais. Em geral, isso se deve às inúmeras tarefas repetitivas da gestão e do compartilhamento de conteúdo. Para citar apenas algumas, entre muitas, elas incluem:

• Nomeação, estruturação e formatação de arquivos para uso interno (catálogos de produtos, feeds de e-commerce) em comparação com uso externo (distribuição para revendedores). Muitas vezes, cada um terá especificações diferentes para saídas diferentes.
• Gerenciar direitos digitais e permissões, distribuir conteúdo para revendedores e registrar o que é enviado, para quem e quando.
• Trabalhar com ativos digitais espalhados por inúmeros bancos de dados e plataformas.
• Anexar, controlar e associar metadados a todo o conteúdo de produtos.
• Tentar reduzir o “time-to-market” para melhorar as oportunidades de vendas.
• Automatizar o maior número possível de processos para reduzir os custos de gerenciamento e distribuição de ativos.

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Como o software DAM economiza tempo e custos em tarefas repetitivas

Grande parte do valor das soluções DAM pode ser medida pelo nível de automação que elas trazem ao estúdio. Uma solução DAM eficaz irá:

• Automatizar total ou parcialmente tarefas repetitivas e demoradas.
• Liberar recursos humanos para que sua equipe possa se concentrar mais no seu negócio principal.
• Reduzir os custos operacionais de gerenciamento e distribuição de conteúdo digital.
• Melhorar o “time-to-market” do conteúdo de produtos e, assim, aumentar as vendas em geral.

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3 - Manter o controle de todos os ativos digitais é um processo complexo

Perder ativos digitais pode significar perder vendas. Isso vale tanto para o e-commerce quanto para qualquer atividade de vendas e marketing. E, de fato, é fácil perder o controle dos ativos digitais sem ferramentas e bancos de dados centralizados. Se algum deles desaparecer, recuperá-lo pode ser um processo longo e complexo, ainda mais em volumes maiores de gerenciamento de ativos digitais.

Vejamos um exemplo geral com um dos maiores clientes industriais da PhotoRobot.

• Imagine um fabricante que produz linhas de 5.000 a 10.000+ produtos.
• Para cada produto, o fabricante tem uma galeria completa de imagens estáticas, ângulos de marketing e uma rotação em 360°.
• Alguns produtos também têm PDFs, demonstrações do produto e um modelo 3D para e-commerce ou um configurador de produtos.
• Há ainda brochuras, folhetos informativos e vídeos tutoriais.
• Alguns produtos ainda precisam de imagens, outros não têm os demais ativos e alguns já estão prontos para publicação.
• Outros continuam em andamento, em diferentes etapas de produção.
• Nenhum desses ativos digitais está centralizado em um único banco de dados.

Nesse cenário, como uma única pessoa — ou equipe — poderia garantir, com precisão e consistência, que cada produto tenha os ativos necessários? Simplesmente não é possível.

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Como o software DAM torna possível gerenciar grandes volumes

Uma solução DAM eficaz facilita o gerenciamento da produção em grande volume para toda a equipe: gerentes de projeto, fotógrafos e controle de qualidade.

Vejamos como exemplo o Digital Asset Management integrado da PhotoRobot.

• O software centraliza os ativos digitais e todas as propriedades associadas.
• Todos os ativos são organizados em pastas por saída, e cada pasta é fácil de pesquisar.
• Dados e metadados servem de referência para pesquisar, recuperar e controlar o acesso aos ativos digitais.
• Os membros da equipe acessam facilmente as tarefas pelas quais são responsáveis, com páginas para gerentes de estúdio, fotógrafos, clientes ou retocadores.
• Relatórios em tempo real mostram o trabalho em andamento dos membros da equipe, a conclusão de tarefas, as atribuições e os próximos projetos.
• Com a integração do workflow do PhotoRobot, as equipes têm visibilidade em tempo real dos ativos digitais em todas as etapas da produção.

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4 – É impossível conceder acesso aos ativos digitais a qualquer hora e em qualquer lugar

Sem a centralização dos ativos digitais, conceder acesso a terceiros ou a pessoas da própria empresa no momento em que precisam pode ser complicado. Na verdade, às vezes é simplesmente impossível. Membros da equipe, parceiros externos e clientes costumam estar espalhados por diferentes fusos horários. Isso pode significar solicitações de acesso a ativos digitais a qualquer hora do dia ou da noite.

Quando os membros da equipe não conseguem acessar o que precisam no momento em que precisam, tudo fica mais lento. Eles precisam produzir novos ativos para substituir os que estão faltando ou, pior, distribuir um portfólio de produtos incompleto. Cada uma dessas situações consome mais tempo, pode resultar em menos vendas e gera custos operacionais mais altos.

Pense, por exemplo, em um retocador terceirizado com um prazo apertado ou em um gerente de projeto que precisa publicar conteúdo dentro do prazo. Se não conseguirem acessar o que precisam quando precisam, as vendas e a reputação da empresa estão em jogo.

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Como o software DAM garante facilidade de acesso

O software DAM garante que os membros da equipe responsáveis, parceiros externos e clientes possam acessar seus ativos a qualquer momento. Tome novamente como exemplo o Digital Asset Management com o PhotoRobot.

• O software ajuda as empresas a acabar com os “silos” de ativos digitais.
• Os usuários podem organizar os ativos por projetos e pastas, tudo em um único sistema.
• Um banco de dados central permite pesquisar e recuperar ativos com facilidade a qualquer momento.
• Recursos de compartilhamento externo facilitam a concessão de acesso a clientes e profissionais terceirizados.
• Os usuários podem anexar ou visualizar comentários e informações como metadados nos arquivos.
• O software funciona no navegador, permitindo o acesso remoto aos ativos digitais.
• Os responsáveis sempre encontram os ativos de que precisam e podem acompanhar o trabalho em andamento.
• Os níveis de permissão de usuário garantem que os membros da equipe tenham acesso apenas às tarefas em que estão trabalhando, com somente as informações relevantes para eles.

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5 – É difícil proteger e monitorar todos os ativos digitais

Outro desafio é proteger todos os ativos digitais, especialmente materiais da empresa inacabados, confidenciais ou ultrassecretos. Com sistemas desconectados, isso pode rapidamente se tornar impossível de gerenciar.

Primeiro, alguém precisa assumir a tarefa de planejar, desenvolver e implementar um plano de segurança em vários sistemas. Depois, é preciso encontrar uma forma de monitorar atividades, reforçar a segurança e fazer backup de todos os ativos da empresa. É uma tarefa extremamente difícil, que na maioria das vezes deixa os ativos vulneráveis a perda ou roubo.

Considere quanto tempo – e custo – é investido na produção de conteúdo, da fotografia em si à edição e ao controle de qualidade. Seus ativos também são essenciais para as vendas, e o time-to-market é uma prioridade máxima do marketing em operações de alto volume. Por isso, os ativos precisam de segurança confiável, além de backups regulares por precaução.

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Como o DAM do PhotoRobot proporciona mais segurança

Para garantir o armazenamento seguro de todos os seus ativos digitais, o PhotoRobot oferece vários recursos de segurança exclusivos.

• O PhotoRobot permite armazenar todos os ativos em um sistema centralizado.
• Os backups são automatizados, com auditorias regulares que garantem os mais altos níveis de segurança.
• O software permite a implantação multirregional de ativos digitais com recuperação de desastres.
• Todos os dados estão em conformidade com a ISO 27001 e protegidos pelo Google Cloud, com acesso somente por meio de criptografia TLS.
• O armazenamento georredundante multirregional usa computação em nuvem para armazenar dados de forma redundante em pelo menos dois locais geográficos, para uma recuperação de desastres confiável.
• Os locais de armazenamento ficam sempre a pelo menos 100 milhas de distância entre si, para evitar qualquer indisponibilidade.
• A georredundância ocorre de forma assíncrona, enquanto os dados do armazenamento multirregional são redundantes em pelo menos um local geográfico imediatamente após o upload.

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6 - A redistribuição de conteúdo envolve etapas manuais demais

Se você trabalha com distribuidores ou revendedores, eles terão seus próprios requisitos de formatação e prazos regulares. Se você não atender às expectativas, as vendas podem cair rapidamente, pois os clientes não terão conteúdo atualizado para distribuir. Ainda assim, formatar e distribuir pode ser uma tarefa recorrente, para dizer o mínimo. Também pode ser um processo extremamente lento e caro. Vamos tomar novamente como exemplo os grandes fabricantes.

• Os fabricantes podem ter centenas de revendedores, cada um exigindo o conteúdo mais recente dentro do prazo.
• Cada revendedor vende conjuntos diferentes de produtos do fabricante.
• O fabricante tem requisitos de formato diferentes para cada revendedor.
• Os revendedores esperam uma formatação específica, como convenções de nomenclatura de arquivos, tipos de arquivo, resolução de imagem e muito mais.

Em fabricantes de médio a grande porte, isso geralmente exige um funcionário em tempo integral responsável pela formatação e pela distribuição. Mesmo assim, um software de DAM pode assumir grande parte do trabalho pesado.

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Como o software DAM elimina processos manuais de entrega

A formatação e a entrega de conteúdo são outra área que o software de DAM pode automatizar de forma parcial ou total. Vejamos, por exemplo, o processo de entrega de conteúdo da PhotoRobot.

• O software permite marcar os ativos digitais como “Verified” para compartilhar imediatamente o trabalho com os clientes, para revisão e publicação.
• O processamento na nuvem permite a entrega imediata e automática dos arquivos após a captura das imagens.
• As páginas de cliente no software criam um espaço pessoal para que clientes, como distribuidores e revendedores, recebam os ativos digitais.
• Os clientes podem acessar sua página para ter uma visão geral rápida dos projetos, itens e status dos itens.
• Bastam alguns cliques para baixar ativos prontos para a web.
• A integração direta com feeds de exportação de e-commerce, sites e apps permite a publicação imediata após a aprovação.
• Todos os itens estão em formato legível por máquina, com suporte a JSON e XML disponível no nível de projeto, organização ou cliente.
• Você pode definir propriedades dos itens, como Nome, ID, SKU, Status, Timestamp e muito mais.

A automação também permite a formatação automática de acordo com o perfil individual de cada cliente. O objetivo é simplificar o envio dos ativos digitais a todos os clientes relevantes, atendendo aos requisitos específicos de cada um.

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7 - O time-to-market do conteúdo de produtos é lento demais

Quanto mais tempo o conteúdo de produtos leva para chegar ao mercado, mais tempo os ativos levam para gerar valor. Considere as etapas típicas de produção até que o conteúdo chegue ao consumidor.

• A empresa define o escopo da produção de conteúdo, desde quais produtos até os tipos de mídia.
• Um estúdio produz os ativos digitais.
• O estúdio publica os ativos em um sistema de DAM para revisão e controle de qualidade.
• Um gerente de projeto aprova os ativos digitais ou os envia para retoque adicional (às vezes a profissionais terceirizados).
• A empresa publica os ativos prontos para a web em um sistema interno (como uma página de produto ou um feed de e-commerce).
• Os ativos digitais são enviados aos canais de distribuidores ou revendedores.

Quando cada etapa da produção está distribuída entre vários sistemas, além de recursos humanos internos e externos, o custo aumenta. Isso é ainda mais evidente quando se usam ferramentas desconectadas dos seus workflows e com pouca ou nenhuma automação.

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Como o software DAM pode reduzir drasticamente o time-to-market

Além da formatação e da entrega automatizadas de arquivos, a solução de DAM da PhotoRobot pode reduzir o time-to-market de várias maneiras.

• O DAM é parte integrante do software de workflow da PhotoRobot, o que significa que você pode centralizar os dados sobre ativos digitais, produção e andamento.
• As páginas do fotógrafo oferecem acesso fácil a tarefas, pesquisa e navegação, além de status dos itens para comunicar o workflow e a produção.
• Os processos de aprovação integrados ao aplicativo permitem o controle de qualidade (QA) por membros da equipe interna e externa, ou por clientes.
• A pesquisa em texto completo permite navegar entre projetos, itens, pastas, clientes e usuários, com consultas condicionais para itens e status de itens.
• A exportação de imagens em lote está disponível no próprio aplicativo ou por meio de um utilitário de exportação independente. Ela permite que usuários e clientes obtenham as imagens na qualidade, na estrutura de nomes de arquivo, no formato e na resolução necessários com um único clique.

Juntos, esses recursos ajudam a centralizar todas as etapas da produção. Isso significa menos atrasos e menos movimentação de ativos entre sistemas ou recursos. No fim, o resultado é um time-to-market significativamente menor e, com isso, mais conteúdo nas mãos dos consumidores.

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8 - É difícil padronizar e gerenciar metadados

Quando os ativos estão espalhados por vários sistemas, outro desafio enfrentado pelos fornecedores é padronizar e gerenciar os metadados. Um exemplo é associar a um arquivo informações do produto, como descrição, peso ou dimensões. Pode ser também uma data de propriedade, tags informativas ou o texto alternativo da imagem para publicação online.

Ao adicionar metadados a um arquivo de mídia, ele passa a ser indexável, pesquisável e mais fácil de gerenciar. No entanto, isso costuma exigir muito trabalho manual. Além disso, com cada vez mais mídia para gerenciar, implementar padrões em várias plataformas torna-se cada vez mais complexo.

Imagine ter de padronizar metadados em 1000+ produtos, cada um com seu próprio portfólio de ativos digitais. Alguns contêm ângulos de marketing, close-ups e imagens de detalhe. Outros podem incluir uma rotação em 360, vídeo ou modelo 3D. Associar metadados a todos esses ativos de forma rápida e econômica simplesmente não é possível sem a ajuda de um software DAM.

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Como o software DAM simplifica o gerenciamento de metadados

Um software DAM eficaz automatiza muitas etapas da padronização de metadados. Veja, por exemplo, como a PhotoRobot integrou o CubiScan aos workflows e ao gerenciamento de ativos digitais. O CubiScan nos permite obter peso, medidas e dimensões exatos dos produtos antes de iniciarmos a sessão de fotos. Essas informações podem então ser armazenadas em um banco de dados assim que são registradas.

Além disso, o sistema DAM da PhotoRobot oferece várias soluções para o gerenciamento de metadados.

• O software pode oferecer acesso remoto (a qualquer hora, em qualquer lugar) para gerenciar os metadados no repositório central de ativos digitais.
• Basta conceder credenciais de login a membros da equipe interna ou a terceiros para que possam inserir ou modificar dados.
• As configurações permitem criar e salvar parâmetros automatizados para diferentes categorias de produtos, projetos, clientes ou organizações.
• A automação permite nomear arquivos automaticamente.
• É possível importar qualquer tipo de dado por meio da ferramenta de importação CSV ou chamando uma API.
• O sistema permite importar dados de produtos, descrições e estruturas personalizáveis com tags de coluna, além de oferecer suporte a diversas propriedades.

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9 - A garantia de qualidade é deficiente ou inexistente

Com o tempo, os ativos digitais podem ficar distribuídos por cada vez mais sistemas, o que dificulta a garantia de qualidade ou a torna inexistente. Isso é ainda mais verdadeiro ao trabalhar com diferentes departamentos, fornecedores, distribuidores ou revendedores.

Algumas imagens estão em catálogos. Outras estão em promoções de marketing, distribuídas a revendedores ou em diversas iniciativas de vendas. Ainda assim, é preciso que cada uma delas represente a marca como ela é hoje, com as suas melhores fotos em destaque.

Sem um sistema centralizado, isso pode se tornar impossível. Simplesmente não é fácil monitorar e garantir a mais alta qualidade dos seus ativos digitais em todos os canais em que aparecem. Imagens de marketing de alta qualidade acabam se misturando a conteúdo de produto de qualidade inferior. E, no fim, a falta de consistência faz a empresa parecer pouco profissional. Pior ainda, isso não é bom para as vendas.

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Como o software DAM possibilita uma colaboração livre e eficaz

O DAM do software PhotoRobot ajuda as equipes a monitorar e aplicar melhor os processos de controle de qualidade, sejam internos ou terceirizados. Isso é possível graças a uma ampla gama de recursos de compartilhamento de projetos e aprovação por parte do cliente.

• O software PhotoRobot facilita o compartilhamento de projetos com clientes ou a concessão de acesso a projetos para retocadores externos.
• As ferramentas de navegação permitem alternar rapidamente entre itens e gerar relatórios com informações detalhadas e estatísticas sobre pastas ou fotos selecionadas.
• Os usuários podem anexar instruções como comentários a ativos digitais individuais ou a pastas inteiras.
• A interface do usuário unifica a parte em nuvem do aplicativo com o aplicativo local. Isso significa que todos os detalhes adicionados localmente ficam imediatamente visíveis na nuvem e vice-versa.
• Os usuários podem inserir um comentário e especificar para quem ele ficará visível.
• As tags permitem notificar os destinatários sobre novos comentários e marcar comentários como prontos para ação, resolvidos ou concluídos.
• Os status do workflow comunicam o andamento, com estados do retocador para marcar itens como prontos para retoque ou concluídos.
• Os clientes podem aprovar ou rejeitar trabalhos “Verified” com um único clique do mouse. Também podem anexar comentários ou instruções caso sejam necessários retoques adicionais.

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10 - Duplicatas de ativos digitais em diferentes sistemas

Outra complicação ao trabalhar com ativos digitais ao longo do tempo é lidar com duplicatas em diferentes sistemas. As duplicatas surgem ao formatar os arquivos de mídia para atender a diferentes requisitos dos clientes (tipo de arquivo, qualidade, resolução etc.).

Em consequência, aumentam as necessidades e os custos de armazenamento. As duplicatas também dificultam a indexação e a busca de conteúdo e, portanto, o seu gerenciamento. Com milhares de ativos, isso pode ser, no mínimo, um processo caro e demorado.

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Como o PhotoRobot reduz a necessidade de conteúdo duplicado

Com a integração de DAM do PhotoRobot, é possível eliminar por completo a necessidade de conteúdo duplicado. Os usuários também têm acesso a todos os ativos digitais, dos arquivos originais aos resultados finais para as diversas redes de clientes.

• A integração direta do DAM com o workflow cria backups imediatamente na captura das imagens e envia os arquivos originais para o armazenamento em nuvem.
• Todos os arquivos ficam acessíveis remotamente a todos os usuários, a qualquer momento
• Os usuários podem automatizar a formatação e o pós-processamento conforme as especificações do cliente.
• Não há necessidade de arquivos duplicados graças ao dimensionamento de imagens em tempo real e ao suporte aos formatos de imagem JPEG e WebP.
• Uma Content Delivery Network (CDN) global baseada em nuvem garante carregamento rápido e resolução perfeita em pixels em qualquer dispositivo.
• Visualizações e transferência de dados ilimitadas significam que não há despesas adicionais. Os usuários pagam apenas pelo armazenamento de dados que utilizam.

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O PhotoRobot é a solução de DAM para a sua empresa?

O PhotoRobot integra o gerenciamento de ativos digitais com hardware de fotografia de estúdio, tecnologia de automação e software de workflow. Por isso, sabemos que o PhotoRobot não é adequado para todas as empresas. O software conecta todas as etapas da produção e é a força motriz por trás dos nossos equipamentos automatizados de fotografia de produtos.

Ele não se integra, nem nunca se integrará, a outros fabricantes de hardware, e o nosso hardware também não funciona com outros sistemas de controle. Assim, o PhotoRobot é indicado para empresas que buscam uma solução de estúdio completa. Fabricamos mesas giratórias 360 de vários tamanhos, braços robóticos para câmeras, sistemas com vários braços e muito mais – todos com automação de workflow orientada por software.

Quer saber mais sobre o que o PhotoRobot pode fazer pela sua empresa? Considere agendar uma demonstração hoje mesmo. Vamos analisar a sua linha de produtos e criar uma configuração de estúdio personalizada para as suas necessidades específicas, da produção ao gerenciamento de ativos digitais.