Necessita la seva empresa un programari de gestió d’actius digitals?

Programari DAM: què pot aportar al seu estudi

El programari de gestió d’actius digitals (DAM) permet a les empreses emmagatzemar, gestionar i compartir de manera segura el contingut web modern i les experiències digitals. Això inclou imatges de producte, PDF i, més sovint, vídeo per vendre mercaderies en línia de manera eficaç. També cal gestionar fitxes tècniques, demostracions de producte i fullets per a la publicitat tant digital com impresa.

Si no utilitza programari DAM, és molt probable que la seva empresa disposi d’un sistema que combina processos, normalment amb moltes eines i bases de dades desconnectades. Tanmateix, aquest tipus de sistemes sovint consumeixen molts recursos i són costosos. Impliquen molts passos manuals, així com el personal necessari per a cada fase de la producció.

Però quan és el moment d’invertir en una solució DAM més completa? En aquest article l’ajudarem a avaluar com gestiona i comparteix avui el contingut digital. Analitzarem els punts crítics que troben diferents tipus d’empreses i com els sistemes DAM influeixen en els costos globals i en les vendes. Continuï llegint per saber-ne més, també sobre quan la seva empresa pot treure més partit del programari DAM.

‍

‍

‍

Quan plantejar-se invertir en programari DAM

En general, com més contingut produeixi i distribueixi, més partit podrà treure la seva empresa del programari DAM. D’entrada, les solucions DAM eliminen molts processos manuals i repetitius. Això redueix els costos operatius, tant a llarg termini com en grans volums.

El programari DAM també pot connectar diversos sistemes. Permet a les empreses fer més en menys temps i amb menys persones implicades. Però aquests no són els únics avantatges de les solucions DAM. Anem al gra. A continuació trobarà els motius pels quals diferents empreses utilitzen programari DAM, i com PhotoRobot respon a les necessitats dels clients.

‍

1 - Gestionar grans volums d’actius digitals és complicat

Un dels principals motius pels quals les empreses es plantegen un programari DAM és reduir el temps necessari per gestionar i compartir actius digitals. Normalment, passa quan una empresa necessita un enfocament més sostenible per a la producció i distribució de contingut en gran volum.

Per exemple, els clients de PhotoRobot gestionen sovint una àmplia gamma d’actius digitals. Ho fan amb l’ajuda de solucions d’estudi automatitzades per a la fotografia de producte per a eCommerce que n’acceleren notablement la producció de contingut. N’hi ha prou amb una sola sessió fotogràfica per capturar galeries d’imatges completes, angles de màrqueting, vídeo i fotografia de producte en 360.

Després, els resultats han de passar per un control de qualitat i, finalment, s’han de publicar o compartir en tots els canals on apareix el producte. Tanmateix, cadascun d’aquests processos pot ser complex, sobretot sense un programari que centralitzi els seus actius digitals. Per això PhotoRobot integra el DAM en la seva suite de programari.

‍

Com facilita la gestió un sistema DAM centralitzat

En integrar el DAM en els workflows dels clients, PhotoRobot ajuda les empreses a:

• Centralitzar el contingut digital per facilitar-ne la gestió, la redistribució, el seguiment i la seguretat.
• Reduir la necessitat de més membres a l’equip per gestionar i distribuir els actius digitals.
• Automatitzar un ampli ventall de tasques repetitives.
• Reduir els costos operatius i generar més oportunitats de venda.

‍

‍

‍

2 - Les tasques de gestió d’actius digitals requereixen massa temps

Un altre problema habitual de les empreses és que gestionar els actius digitals els requereix simplement massa temps. I, normalment, es deu a les innombrables tasques repetitives que comporten la gestió i la compartició de contingut. Per citar-ne només algunes, entre moltes d’altres, hi ha tasques com:

• Denominació, estructuració i format de fitxers per a ús intern (catàlegs de producte, feeds d’eCommerce) o extern (distribució a revendedors). Sovint, cada cas té especificacions diferents per a sortides diferents.
• Gestió dels drets digitals i dels permisos, distribució de contingut a revendedors i registre de què s’envia, a qui i quan.
• Treball amb actius digitals dispersos en nombroses bases de dades i plataformes.
• Assignació, control i associació de metadades a tot el contingut de producte.
• Esforç per reduir el «time-to-market» i millorar les oportunitats de venda.
• Automatització del màxim de processos possible per reduir els costos de gestió i distribució dels actius.

‍

Com el programari DAM estalvia temps i costos en tasques repetitives

Bona part del valor de les solucions DAM es pot mesurar pel nivell d’automatització que aporten a l’estudi. Una solució DAM eficaç:

• Automatitza parcialment o totalment les tasques repetitives que requereixen molt de temps.
• Allibera recursos humans perquè el vostre equip es pugui centrar més en el vostre negoci principal.
• Redueix els costos operatius de gestió i distribució del contingut digital.
• Millora el «time-to-market» del contingut de producte i, per tant, n’incrementa les vendes globals.

‍

‍

‍

3 - Fer el seguiment de tots els actius digitals és un procés complex

Perdre actius digitals pot equivaler a perdre vendes. Això és tan cert en el comerç electrònic com en qualsevol activitat de vendes i màrqueting. I, certament, és fàcil perdre el rastre dels actius digitals sense eines i bases de dades centralitzades. Si en desapareix algun, recuperar-lo pot ser un procés llarg i complex. I encara més quan el volum de gestió d’actius digitals és més elevat.

Posem com a exemple general un dels clients industrials més grans de PhotoRobot.

• Imagineu un fabricant que produeix línies de 5.000 a més de 10.000 productes.
• Per a cada producte, el fabricant disposa d’una galeria completa d’imatges fixes, angles de màrqueting i una rotació de 360°.
• Alguns productes també tenen PDF, demostracions de producte i un model 3D per al comerç electrònic o un configurador de producte.
• També hi ha fullets, opuscles informatius i vídeos tutorials.
• Alguns productes encara necessiten imatges, a d’altres els falten altres actius i alguns ja estan llestos per publicar.
• Altres continuen en curs, en diferents fases de producció.
• Cap d’aquests actius digitals no està centralitzat en una única base de dades.

En aquest cas, com podria una sola persona —o un equip— assegurar amb precisió i de manera constant que cada producte té els actius necessaris? Senzillament, és impossible.

‍

Com el programari DAM fa possible la gestió de grans volums

Una solució DAM eficaç facilita la gestió de la producció de gran volum a tot l’equip: gestors de projecte, fotògrafs i control de qualitat.

Prenguem com a exemple la gestió d’actius digitals (Digital Asset Management) integrada de PhotoRobot.

• El programari centralitza els actius digitals i totes les propietats associades.
• Tots els actius s’organitzen en carpetes diferents segons els resultats, totes fàcils de cercar.
• Les dades i les metadades serveixen de guia per cercar, recuperar i controlar l’accés als actius digitals.
• Els membres de l’equip accedeixen fàcilment a les tasques de les quals són responsables, amb pàgines per a gestors d’estudi, fotògrafs, clients o retocadors.
• Els informes en temps real mostren el treball en curs dels membres de l’equip, la finalització de tasques, les assignacions i els projectes pendents.
• Combinat amb la integració del workflow de PhotoRobot, els equips tenen visibilitat en temps real dels actius digitals en cada fase de la producció.

‍

‍

4 - És impossible donar accés als actius digitals en qualsevol moment i des de qualsevol lloc

Si els actius digitals no estan centralitzats, donar accés a parts internes o externes quan el necessiten pot ser complicat. De fet, de vegades és senzillament impossible. Els membres de l’equip, les parts externes i els clients sovint es troben en fusos horaris diferents, cosa que pot comportar sol·licituds d’accés als actius digitals a qualsevol hora del dia.

Quan els membres de l’equip no poden accedir al que necessiten en el moment en què ho necessiten, tot s’alenteix. O bé han de produir nous actius per substituir els que falten, o bé, pitjor encara, han de distribuir un portfoli de productes incomplet. Tant una cosa com l’altra suposa més temps, pot provocar menys vendes i comporta unes despeses operatives més elevades.

Pensi, per exemple, en un retocador extern amb un termini molt ajustat o en un cap de projecte que ha de publicar contingut a temps. Si no poden accedir al que necessiten quan ho necessiten, tant les vendes com la reputació de l’empresa estan en joc.

‍

Com facilita el programari DAM l'accés als actius

El programari DAM garanteix que els membres de l’equip responsables, les parts externes i els clients puguin accedir als seus actius en qualsevol moment. Prenguem de nou com a exemple Digital Asset Management amb PhotoRobot.

• El programari ajuda les empreses a posar fi als «silos» d’actius digitals.
• Els usuaris poden organitzar els actius per projectes i carpetes, tot dins d’un únic sistema.
• Una base de dades central permet cercar i recuperar els actius fàcilment en qualsevol moment.
• Les funcions d’ús compartit extern faciliten l’accés dels clients i del talent extern.
• Els usuaris poden adjuntar o consultar comentaris i informació com a metadades dins dels fitxers.
• El programari funciona al navegador, cosa que permet l’accés remot als actius digitals.
• Les persones responsables sempre poden trobar els actius que necessiten i fer un seguiment del treball en curs.
• Els nivells de permisos d’usuari garanteixen que els membres de l’equip només tinguin accés a les tasques en què treballen, i només a la informació que els és rellevant.

‍

‍

5 - És difícil protegir i supervisar tots els actius digitals

Un altre repte és protegir tots els actius digitals, sobretot els materials de l’empresa que estan inacabats, són confidencials o altament secrets. Amb sistemes desconnectats, això pot arribar a ser ingestionable ràpidament.

Primer, algú ha d’encarregar-se de planificar, desenvolupar i implementar un pla de seguretat que abasti diversos sistemes. Després, ha de trobar la manera de supervisar les activitats, aplicar la seguretat i fer còpies de seguretat de tots els actius de l’empresa. És una tasca extremadament feixuga que, la majoria de les vegades, deixa els actius exposats a pèrdues o robatoris.

Consideri el temps –i el cost– que comporta produir contingut, des de la fotografia fins a l’edició i el control de qualitat. A més, els seus actius són vitals per a les vendes, i el time-to-market és una prioritat màxima del màrqueting en operacions de gran volum. Per tant, els actius necessiten una seguretat fiable, així com còpies de seguretat periòdiques per si de cas.

‍

Com augmenta la seguretat el DAM de PhotoRobot

Per garantir l’emmagatzematge segur de tots els seus actius digitals, PhotoRobot ofereix diverses funcions de seguretat úniques.

• PhotoRobot permet als usuaris emmagatzemar tots els actius en un sistema centralitzat.
• Les còpies de seguretat són automàtiques, amb auditories periòdiques que garanteixen els nivells de seguretat més alts.
• El programari permet el desplegament multiregional d’actius digitals amb recuperació davant de desastres.
• Totes les dades compleixen la norma ISO 27001 i estan protegides amb Google Cloud, amb accés només mitjançant xifratge TLS.
• L’emmagatzematge georedundant multiregional utilitza la informàtica al núvol per desar les dades de manera redundant en almenys dues ubicacions geogràfiques i garantir una recuperació fiable davant de desastres.
• Les ubicacions d’emmagatzematge sempre estan separades per almenys 100 milles per evitar qualsevol interrupció del servei.
• La georedundància es produeix de manera asíncrona, mentre que les dades de l’emmagatzematge multiregional són redundants en almenys una ubicació geogràfica immediatament en pujar-les.

‍

‍

6 - La redistribució de contingut implica massa passos manuals

Si treballa amb distribuïdors o revenedors, tindran els seus propis requisits de format i terminis periòdics. Si no compleix les expectatives, les vendes poden caure ràpidament, ja que els clients no disposaran de contingut actualitzat per distribuir. Tanmateix, donar format al contingut i distribuir-lo pot ser una tasca recurrent, per dir-ho de manera suau. També pot ser un procés extremadament lent i car. Tornem a posar com a exemple els grans fabricants.

• Els fabricants poden tenir centenars de revenedors, cadascun dels quals exigeix el contingut més recent dins del termini.
• Cada revenedor ven conjunts de productes diferents del fabricant.
• El fabricant té requisits de format diferents per a cada revenedor.
• Els revenedors esperen un format concret: per exemple, convencions de nomenclatura de fitxers, tipus de fitxer, resolució d’imatge i més.

Per als fabricants mitjans i grans, això sol requerir un empleat a jornada completa responsable del format i la distribució. Tot i així, el programari DAM pot assumir gran part de la feina més feixuga.

‍

Com elimina el programari DAM els processos de lliurament manuals

El format i el lliurament del contingut és una altra àrea que el programari DAM pot automatitzar de manera parcial o total. Prenguem, per exemple, el procés de lliurament de contingut de PhotoRobot.

• El programari permet als usuaris marcar els recursos digitals com a «Verified» per compartir al moment la feina amb els clients perquè la revisin i la publiquin.
• El processament al núvol permet lliurar els fitxers de manera immediata i automàtica després de la captura de les imatges.
• Les pàgines de client del programari creen un espai personal on clients com distribuïdors i revenedors reben els recursos digitals.
• Els clients poden accedir a la seva pàgina per tenir una visió general ràpida dels projectes, els elements i els estats dels elements.
• Només cal fer uns quants clics per descarregar recursos preparats per al web.
• La integració directa amb feeds d’exportació de comerç electrònic, llocs web i aplicacions permet publicar immediatament després de l’aprovació.
• Tots els elements estan en format llegible per ordinador, amb suport per als formats JSON i XML disponible a nivell de projecte, d’organització o de client.
• Els usuaris poden definir propietats dels elements com ara Name, ID, SKU, Status, Timestamp i més.

L’automatització permet, a més, aplicar el format automàticament segons el perfil individual de cada client. L’objectiu és simplificar el lliurament dels recursos digitals a tots els clients corresponents, tot complint els requisits específics de cadascun.

‍

‍

7 - El temps de comercialització del contingut de producte és massa llarg

Com més temps tarda el contingut de producte a arribar al mercat, més temps tarden els recursos a generar valor. Consideri les etapes habituals de producció per fer arribar el contingut al consumidor.

• L’empresa defineix l’abast de la producció de contingut, des dels productes fins als tipus de suport.
• Un estudi produeix els recursos digitals.
• L’estudi publica els recursos en un sistema DAM per a la revisió i el control de qualitat.
• Un cap de projecte aprova els recursos digitals o els envia a un retoc addicional (a vegades a professionals externs).
• L’empresa publica els recursos preparats per al web en un sistema intern (com ara una pàgina de producte o un feed de comerç electrònic).
• Els recursos digitals arriben als canals de distribuïdors o revenedors.

Si cada etapa de la producció es reparteix entre diversos sistemes i recursos humans interns i externs, el cost es dispara. Encara més quan s’utilitzen eines desconnectades dels seus fluxos de treball i amb poca o cap automatització.

‍

Com pot el programari DAM reduir dràsticament el temps de comercialització

A més del format i el lliurament automàtics dels fitxers, la solució DAM de PhotoRobot pot reduir el temps de comercialització de diverses maneres.

• El DAM és una part integral del programari de workflow de PhotoRobot, de manera que els usuaris poden centralitzar les dades sobre recursos digitals, producció i progrés.
• Les pàgines per a fotògrafs ofereixen un accés fàcil a les tasques assignades, a la cerca i la navegació, així com als estats dels elements, per comunicar els fluxos de treball i la producció.
• Els processos d’aprovació integrats a l’aplicació permeten el control de qualitat (QA) tant als membres de l’equip interns i externs com als clients.
• La cerca de text complet permet navegar entre projectes, elements, carpetes, clients i usuaris, amb consultes de cerca condicionals per a elements i estats d’elements.
• L’exportació massiva d’imatges està disponible dins de l’aplicació o mitjançant una utilitat d’exportació independent. Permet als usuaris i als clients obtenir les imatges amb la qualitat, l’estructura de noms de fitxer, el format i la resolució necessaris amb un sol clic.

Conjuntament, aquestes funcions ajuden a centralitzar totes les fases de la producció. Se’n deriven menys retards i menys trasllats de recursos entre sistemes o ubicacions. Al capdavall, això significa un time-to-market considerablement més curt i, per tant, més contingut a les mans dels consumidors.

‍

‍

‍

8 - És difícil estandarditzar i gestionar les metadades

Quan els recursos digitals estan repartits en diversos sistemes, un altre repte al qual s’enfronten els proveïdors és estandarditzar i gestionar les metadades. Un exemple és adjuntar a un fitxer metadades amb informació del producte, com ara la descripció, el pes o les dimensions. Podria ser també una data de propietat, etiquetes informatives o el text alternatiu d’una imatge per a la publicació en línia.

Quan s’afegeixen metadades a un fitxer multimèdia, aquest esdevé indexable, cercable i més fàcil de gestionar. Tanmateix, això sovint requereix molta feina manual. A més, a mesura que cal gestionar cada vegada més contingut multimèdia, implantar estàndards en diverses plataformes es torna cada cop més complex.

Imagini que intenta estandarditzar les metadades de 1000 productes o més, cadascun amb la seva pròpia cartera de recursos digitals. Alguns inclouen enfocaments de màrqueting, primers plans i fotografies de detall. Altres poden incloure una rotació 360, un vídeo o un model 3D. Adjuntar metadades a tots aquests recursos de manera ràpida i rendible simplement no és possible sense l’ajuda d’un programari DAM.

‍

Com simplifica el programari DAM la gestió de metadades

Un programari DAM eficaç automatitzarà moltes fases de l’estandardització de metadades. Vegi, per exemple, com PhotoRobot ha integrat CubiScan en els fluxos de treball i en la gestió de recursos digitals. CubiScan ens permet obtenir els pesos, les mesures i les dimensions exactes dels productes abans de començar la sessió fotogràfica. Aquesta informació la podem emmagatzemar en una base de dades tan bon punt la registrem.

A més d’això, el sistema DAM de PhotoRobot ofereix diverses solucions per a la gestió de metadades.

• El programari pot proporcionar accés remot (en qualsevol moment i des de qualsevol lloc) per gestionar les metadades al repositori central de recursos digitals.
• Els usuaris només han de facilitar les credencials d’accés als membres de l’equip interns o a un tercer extern perquè introdueixin o modifiquin dades.
• La configuració permet als usuaris crear i desar paràmetres automatitzats per a diferents categories de productes, projectes, clients o organitzacions.
• L’automatització permet anomenar els fitxers automàticament.
• Els usuaris poden importar qualsevol tipus de dades mitjançant l’eina d’importació CSV o cridant una API.
• El sistema permet importar dades de producte, descripcions i estructures personalitzables amb etiquetes de columna, i admet diverses propietats.

‍

‍

‍

‍

9 - El control de qualitat és deficient o inexistent

Amb el temps, els recursos digitals poden acabar repartits en cada vegada més sistemes, cosa que dificulta el control de qualitat o el fa directament inexistent. Això és encara més cert quan es treballa amb diferents departaments, proveïdors, distribuïdors o revenedors.

Algunes imatges es troben en catàlegs. Unes altres, en promocions de màrqueting, es distribueixen als revenedors o formen part de diverses iniciatives de vendes. Tot i així, cal que cadascuna representi la marca tal com és avui i amb les seves millors fotos al davant.

Sense un sistema centralitzat, això pot esdevenir impossible. Simplement no és fàcil supervisar i garantir la màxima qualitat dels recursos digitals en tots els canals on apareixen. Les fotografies de màrqueting d’alta qualitat acaben barrejades amb contingut de producte de qualitat inferior. I, al capdavall, la manca de coherència fa que l’empresa sembli poc professional. Encara pitjor, perjudica les vendes.

‍

Com permet el programari DAM una col·laboració lliure i eficaç

El DAM integrat al programari PhotoRobot ajuda els equips a supervisar i aplicar millor els processos de control de qualitat, tant interns com externalitzats. Ho fa gràcies a una àmplia gamma de funcions per compartir projectes i obtenir l'aprovació dels clients.

• El programari PhotoRobot facilita compartir projectes amb els clients o concedir accés als projectes a retocadors externs.
• Les eines de navegació permeten desplaçar-se ràpidament entre elements, i els informes ofereixen informació detallada i estadístiques sobre carpetes o fotos seleccionades.
• Els usuaris poden adjuntar instruccions en forma de comentaris a actius digitals concrets o a carpetes senceres.
• La interfície d'usuari unifica la part al núvol de l'aplicació amb l'aplicació local. Això vol dir que tots els detalls que adjunti en local són visibles immediatament al núvol, i viceversa.
• Els usuaris poden escriure un comentari i especificar per a qui serà visible.
• Les etiquetes permeten als usuaris notificar els destinataris dels nous comentaris i marcar-los com a preparats per actuar, resolts o completats.
• Els estats del workflow comuniquen el progrés, amb estats per al retocador que permeten marcar els elements com a preparats per retocar o completats.
• Els clients poden aprovar o rebutjar el treball «Verified» amb un sol clic de ratolí. També poden adjuntar comentaris o instruccions si cal fer més retocs.

‍

‍

‍

10 - Duplicats d'actius digitals repartits entre diferents sistemes

Una altra complicació de treballar amb actius digitals a llarg termini és gestionar els duplicats repartits entre diferents sistemes. Els duplicats sorgeixen quan es formaten els materials per complir els requisits de diferents clients (tipus de fitxer, qualitat, resolució, etc.).

En conseqüència, augmenten les necessitats d'emmagatzematge i els seus costos. Els duplicats també dificulten indexar i cercar contingut i, per tant, també gestionar-lo. Amb milers d'actius, pot ser un procés car i que requereix molt de temps, per dir-ho de la manera més suau.

‍

Com redueix PhotoRobot la necessitat de contingut duplicat

Amb la integració DAM de PhotoRobot, és possible eliminar del tot la necessitat de contingut duplicat. A més, els usuaris tenen accés a tots els actius digitals, des dels fitxers originals fins a les sortides finals per a les diferents xarxes de clients.

• La integració directa del DAM amb el workflow crea còpies de seguretat immediatament en capturar la imatge i puja els fitxers originals a l'emmagatzematge al núvol.
• Tots els usuaris poden accedir remotament a tots els fitxers en qualsevol moment
• Els usuaris poden automatitzar el format i el postprocessament segons les especificacions del client.
• No calen fitxers duplicats gràcies a l'escalat d'imatges en temps real i a la compatibilitat amb els formats d'imatge JPEG i WebP.
• Una xarxa de distribució de contingut (CDN) global basada en el núvol garanteix una càrrega ràpida i una resolució perfecta al píxel en qualsevol dispositiu.
• El nombre de visualitzacions i la transferència de dades il·limitats eviten despeses addicionals. Els usuaris només paguen l'emmagatzematge de dades que utilitzen.

‍

‍

És PhotoRobot la solució DAM per al meu negoci?

PhotoRobot integra la gestió d'actius digitals amb el maquinari de fotografia d'estudi, la tecnologia d'automatització i el programari de workflow. Per això, sabem que PhotoRobot no serà adequat per a totes les empreses. El programari connecta totes les fases de la producció i és la força motriu dels nostres equips de fotografia de producte automatitzada.

No s'integra ni s'integrarà mai amb altres fabricants de maquinari, i el nostre maquinari tampoc no funciona amb altres sistemes de control. Per tant, PhotoRobot és per a empreses que busquen una solució d'estudi completa. Fabriquem plataformes giratòries 360 de diverses mides, braços robòtics per a càmera, sistemes multibraç i més, tots amb automatització del workflow impulsada pel programari.

Vol saber més sobre què pot fer PhotoRobot pel seu negoci? Consideri reservar una demostració avui mateix. Partirem de la seva línia de productes per crear una configuració d'estudi personalitzada per a les seves necessitats específiques, des de la producció fins a la gestió d'actius digitals.