Potřebuje váš byznys software pro správu digitálních aktiv?

DAM software – co může udělat pro vaše studio

Software pro správu digitálních aktiv (DAM) umožňuje firmám bezpečně ukládat, spravovat a sdílet moderní webový obsah a digitální zážitky. Patří sem produktové snímky, PDF soubory a nejčastěji video, které pomáhá efektivně prodávat zboží online. Spravovat je třeba také datové listy, produktové ukázky a brožury pro digitální i tištěnou reklamu.

Pokud DAM software nepoužíváte, vaše firma pravděpodobně využívá systém, který kombinuje různé procesy. Obvykle jde o řadu nepropojených nástrojů a databází. Takové systémy jsou však často náročné na zdroje a nákladné. Vyžadují mnoho ručních kroků i pracovníky pro každou fázi výroby.

Kdy je ale vhodné investovat do komplexnějšího DAM řešení? V tomto článku vám pomůžeme zhodnotit, jak dnes spravujete a sdílíte digitální obsah. Podíváme se na problémy, s nimiž se potýkají různé typy firem, a na to, jak DAM systémy ovlivňují celkové náklady a prodej. Čtěte dál a dozvíte se více, včetně toho, kdy může DAM software vaší firmě přinést největší užitek.

‍

‍

‍

Kdy zvážit investici do DAM softwaru

Obecně platí, že čím více obsahu vytváříte a distribuujete, tím více může vaše firma z DAM softwaru vytěžit. DAM řešení mimo jiné eliminují řadu ručních a opakujících se procesů. Tím snižují dlouhodobé provozní náklady i náklady při velkém objemu práce.

DAM software také dokáže propojit více systémů. Firmy tak zvládnou více práce za kratší dobu a s menším počtem lidí. Nejsou to ale jediné výhody DAM řešení. Pojďme rovnou k věci. Níže uvádíme důvody, proč různé firmy DAM software používají, a také to, jak PhotoRobot vychází vstříc potřebám klientů.

‍

1 – Správa velkého objemu digitálních aktiv je složitá

Jedním z hlavních důvodů, proč firmy zvažují DAM software, je snaha zkrátit čas potřebný ke správě a sdílení digitálních aktiv. Obvykle jde o situaci, kdy firma potřebuje udržitelnější přístup k tvorbě a distribuci velkého objemu obsahu.

Klienti PhotoRobot například často spravují širokou škálu digitálních aktiv. Pomáhají jim v tom automatizovaná studiová řešení pro produktovou fotografii pro e-commerce, která výrazně urychlují tvorbu obsahu. Stačí jediné focení a získáte kompletní obrazové galerie včetně marketingových úhlů, videa a 360° produktové fotografie.

Výstupy pak musí projít kontrolou kvality a nakonec se publikují nebo sdílejí ve všech kanálech, kde se produkt zobrazuje. Každý z těchto procesů však může být složitý, zejména bez softwaru, který vaše digitální aktiva centralizuje. Proto PhotoRobot integruje DAM do své sady softwarových nástrojů.

‍

Jak centralizovaný DAM systém usnadňuje správu

Díky integraci DAM do workflow klientů PhotoRobot firmám pomáhá:

• Centralizovat digitální obsah pro snazší správu, redistribuci, monitoring a zabezpečení.
• Omezit potřebu dalších členů týmu pro práci s digitálními aktivy a jejich distribuci.
• Automatizovat širokou škálu opakovaných a rutinních úkolů.
• Snížit provozní náklady a získat více příležitostí k prodeji.

‍

‍

‍

2 – Správa digitálních aktiv zabírá příliš mnoho času

Dalším častým problémem firem je, že správa digitálních aktiv jednoduše trvá příliš dlouho. Obvykle je to způsobeno nesčetnými opakujícími se úkoly, které se správou a sdílením obsahu souvisejí. Uveďme alespoň několik z mnoha:

• Pojmenování, strukturování a formátování souborů pro interní použití (produktové katalogy, e-commerce feedy) a pro externí použití (distribuce prodejcům). Každý výstup často vyžaduje jiné specifikace.
• Správa digitálních práv a oprávnění, distribuce obsahu prodejcům a evidence toho, co, komu a kdy bylo odesláno.
• Práce s digitálními aktivy roztroušenými v řadě databází a platforem.
• Přiřazování, kontrola a propojování metadat napříč veškerým produktovým obsahem.
• Snaha zkrátit „time-to-market“ a zlepšit tak prodejní příležitosti.
• Automatizace co nejvíce procesů, aby se snížily náklady na správu a distribuci aktiv.

‍

Jak software DAM šetří čas a náklady u opakujících se úkonů

Hodnotu řešení DAM lze do značné míry měřit mírou automatizace, kterou přináší do studia. Efektivní řešení DAM:

• částečně nebo zcela automatizuje opakovatelné, časově náročné úkony,
• uvolní lidské zdroje, aby se váš tým mohl více soustředit na své hlavní podnikání,
• sníží provozní náklady na správu a distribuci digitálního obsahu,
• zkrátí „time-to-market“ produktového obsahu, a tím celkově zvýší prodej.

‍

‍

‍

3 – Přehled o všech digitálních aktivech je složitý proces

Ztráta digitálních aktiv může znamenat ztrátu prodejů. V e-commerce to platí stejně jako v jakémkoli jiném prodeji a marketingu. A bez centralizovaných nástrojů a databází je opravdu snadné ztratit přehled. Pokud nějaké aktivum chybí, může být jeho dohledání dlouhý a složitý proces. U větších objemů správy digitálních aktiv to platí ještě více.

Vezměme si jako obecný příklad jednoho z větších výrobních klientů společnosti PhotoRobot.

• Představte si výrobce, který vyrábí produktové řady o 5 000 až 10 000 a více produktech.
• Ke každému produktu má výrobce kompletní galerii statických snímků, marketingové úhly záběru a 360° otočku.
• Některé produkty mají také PDF, produktové ukázky a 3D model pro e-commerce nebo produktový konfigurátor.
• Dále jsou tu brožury, informační letáky a návodová videa.
• Některé produkty stále vyžadují snímky, jiným chybí další aktiva a některé jsou připravené k publikaci.
• Další jsou stále rozpracované v různých fázích výroby.
• Žádné z těchto digitálních aktiv není centralizováno v jediné databázi.

Jak by v takovém případě mohl kdokoli – ať už jednotlivec, nebo tým – přesně a důsledně zajistit, aby měl každý produkt všechna potřebná aktiva? Je to prostě nemožné.

‍

Jak software DAM umožňuje správu velkých objemů

Efektivní řešení DAM usnadní správu produkce velkých objemů celému týmu: projektovým manažerům, fotografům i kontrole kvality.

Vezměme si jako příklad integrovanou správu digitálních aktiv (Digital Asset Management) od PhotoRobot.

• Software centralizuje digitální aktiva a všechny jejich související vlastnosti.
• Všechna aktiva jsou uspořádána do složek podle výstupů a v každé z nich se snadno vyhledávají.
• Data a metadata slouží jako orientační body pro vyhledávání digitálních aktiv, jejich získávání a řízení přístupu k nim.
• Členové týmu snadno najdou úkoly, za které odpovídají, díky stránkám pro vedoucí studia, fotografy, klienty nebo retušéry.
• Reporty v reálném čase ukazují rozpracovanou práci členů týmu, dokončení úkolů, zadání i připravované projekty.
• Ve spojení s workflow integrací PhotoRobot mají týmy v reálném čase přehled o digitálních assetech v každé fázi produkce.

‍

‍

4 – Nelze zajistit přístup k digitálním assetům kdykoli a odkudkoli

Bez centralizace digitálních assetů může být poskytnutí přístupu interním či externím subjektům ve chvíli, kdy ho potřebují, komplikované. Někdy je to dokonce prostě nemožné. Členové týmu, externí subjekty i klienti jsou totiž často rozptýleni v různých časových pásmech. To může znamenat žádosti o přístup k digitálním assetům nepřetržitě.

Pokud členové týmu nemají přístup k tomu, co potřebují, když to potřebují, vše se zpomalí. Musí buď vytvořit nové assety jako náhradu za chybějící, nebo, což je horší, distribuovat neúplné portfolio produktů. Obojí stojí více času, může vést k nižším tržbám a znamená vyšší provozní náklady.

Vezměme například externího retušéra s krátkým termínem nebo projektového manažera, který potřebuje včas publikovat obsah. Pokud nemají přístup k tomu, co potřebují, když to potřebují, jsou v sázce tržby i reputace firmy.

‍

Jak software DAM zajišťuje snadný přístup

DAM software zajistí, že odpovědní členové týmu, externí subjekty i klienti mají přístup ke svým assetům absolutně kdykoli. Vezměme opět jako příklad správu digitálních assetů (Digital Asset Management) s PhotoRobot.

• Software pomáhá firmám skoncovat s „silo“ úložišti digitálních assetů.
• Uživatelé mohou assety řadit do projektů a složek, a to vše v jednom systému.
• Centrální databáze umožňuje snadné vyhledání a načtení assetů kdykoli.
• Funkce externího sdílení usnadňují poskytnutí přístupu klientům a externím specialistům.
• Uživatelé mohou k souborům připojovat nebo zobrazovat komentáře a informace jako metadata.
• Software běží v prohlížeči, což umožňuje vzdálený přístup k digitálním assetům.
• Odpovědné osoby vždy najdou assety, které potřebují, a mohou sledovat rozpracovanou práci.
• Úrovně uživatelských oprávnění zajišťují, že členové týmu mají přístup pouze k úkolům, na kterých pracují, a pouze k informacím, které se jich týkají.

‍

‍

5 – Je obtížné zabezpečit a monitorovat všechny digitální assety

Další výzvou je zabezpečení všech digitálních assetů, zejména nedokončených, důvěrných či přísně tajných firemních materiálů. U nepropojených systémů se to rychle může stát nezvladatelným.

Nejprve se někdo musí ujmout návrhu, vypracování a implementace bezpečnostního plánu napříč několika systémy. Poté musí najít způsob, jak sledovat aktivity, prosazovat zabezpečení a zálohovat všechny firemní assety. Je to nesmírně náročný úkol, který assety většinou nechává zranitelné vůči ztrátě či krádeži.

Zvažte, kolik času – a nákladů – stojí tvorba obsahu, od samotného focení po úpravy a kontrolu kvality. Vaše assety jsou navíc mimořádně důležité pro prodej a u vysokoobjemových provozů je pro marketing prioritou rychlost uvedení na trh. Assety proto potřebují spolehlivé zabezpečení i pravidelné zálohy pro každý případ.

‍

Jak DAM od PhotoRobot zajišťuje vyšší bezpečnost

Pro zabezpečení úložiště všech vašich digitálních assetů nabízí PhotoRobot několik ojedinělých bezpečnostních funkcí.

• PhotoRobot umožňuje ukládat všechny assety v centralizovaném systému.
• Zálohování je automatizované a pravidelné audity zajišťují nejvyšší úroveň zabezpečení.
• Software umožňuje multiregionální nasazení digitálních assetů s obnovou po havárii.
• Všechna data jsou v souladu s ISO 27001 a zabezpečena prostřednictvím Google Cloud, s přístupem pouze přes šifrování TLS.
• Multiregionální geograficky redundantní úložiště využívá cloud computing k redundantnímu ukládání dat nejméně ve dvou geografických lokalitách pro spolehlivou obnovu po havárii.
• Lokality úložišť jsou od sebe vždy vzdáleny nejméně 100 mil, aby se předešlo jakýmkoli výpadkům.
• Geografická redundance probíhá asynchronně, zatímco data v multiregionálním úložišti jsou redundantní alespoň v jedné geografické lokalitě okamžitě po nahrání.

‍

‍

6 – Redistribuce obsahu vyžaduje příliš mnoho ručních kroků

Pokud spolupracujete s distributory nebo prodejci, mají vlastní požadavky na formátování a pravidelné termíny. Pokud očekávání nesplníte, mohou rychle klesnout tržby, protože klienti nebudou mít aktuální obsah, který by mohli dál distribuovat. Formátování a distribuce jsou přitom minimálně pravidelná otravná povinnost. Může to být také nesmírně pomalý a nákladný proces. Vezměme si opět jako příklad větší výrobce.

• Výrobci mohou mít stovky prodejců a každý z nich požaduje nejnovější obsah včas.
• Každý prodejce prodává jinou sadu produktů od výrobce.
• Výrobce má pro každého prodejce jiné požadavky na formát.
• Prodejci očekávají konkrétní formátování, například pravidla pro pojmenování souborů, typy souborů, rozlišení obrazu a další.

Ve středních a velkých firmách to obvykle znamená, že za formátování a distribuci odpovídá zaměstnanec na plný úvazek. Software DAM však může velkou část náročné práce zvládnout za vás.

‍

Jak software DAM eliminuje ruční procesy doručování

Formátování a předávání obsahu je další oblastí, kterou software DAM dokáže částečně nebo zcela automatizovat. Vezměme si například proces předávání obsahu v PhotoRobot.

• Software umožňuje uživatelům označit digitální podklady jako „Verified“ a okamžitě tak sdílet hotovou práci s klienty ke kontrole a publikaci.
• Cloudové zpracování umožňuje okamžité a automatické předání souborů po pořízení snímku.
• Klientské stránky v softwaru vytvářejí osobní prostor, ve kterém klienti, například distributoři a prodejci, přebírají digitální podklady.
• Klienti se mohou přihlásit na svou stránku a rychle získat přehled o projektech, položkách a jejich stavech.
• Stažení podkladů připravených pro web zvládnete na pár kliknutí.
• Přímá integrace s exportními feedy e-shopů, weby a aplikacemi umožňuje publikovat ihned po schválení.
• Všechny položky jsou ve strojově čitelném formátu, s podporou formátů JSON a XML na úrovni projektu, organizace nebo klienta.
• Uživatelé mohou nastavit vlastnosti položek, například Name, ID, SKU, Status, Timestamp a další.

Automatizace navíc umožňuje automatické formátování podle individuálního profilu každého klienta. Cílem je zjednodušit doručování digitálních podkladů všem relevantním klientům a zároveň splnit jedinečné požadavky každého z nich.

‍

‍

7 – Uvedení produktového obsahu na trh trvá příliš dlouho

Čím déle trvá, než se produktový obsah dostane na trh, tím déle trvá, než podklady začnou přinášet hodnotu. Zvažte typické fáze produkce, kterými obsah prochází, než se dostane ke spotřebiteli.

• Firma určí rozsah tvorby obsahu, od výběru produktů po typy médií.
• Studio vytvoří digitální podklady.
• Studio publikuje podklady do systému DAM ke kontrole a zajištění kvality.
• Projektový manažer digitální podklady schválí, nebo je pošle k dalším retuším (někdy externím specialistům).
• Firma publikuje podklady připravené pro web ve vlastním systému (například na stránce produktu nebo v e-shopovém feedu).
• Digitální podklady putují k distributorům a prodejcům.

Pokud je každá fáze produkce rozložena mezi více systémů a interní i externí lidské zdroje, je to nákladné. O to více, pokud používáte nástroje, které nejsou propojené s vašimi workflow a nabízejí jen malou nebo žádnou automatizaci.

‍

Jak může software DAM výrazně zkrátit time-to-market

Kromě automatického formátování a předávání souborů dokáže řešení DAM od PhotoRobot zkrátit čas uvedení na trh i několika dalšími způsoby.

• DAM je integrální součástí softwaru PhotoRobot pro workflow, takže uživatelé mohou centralizovat data o digitálních podkladech, produkci i průběhu prací.
• Stránky pro fotografy poskytují snadný přístup k zadaným úkolům, vyhledávání a navigaci a také ke stavům položek, které zprostředkovávají informace o workflow a produkci.
• Integrované schvalovací procesy v aplikaci umožňují kontrolu kvality interním i externím členům týmu nebo klientům.
• Fulltextové vyhledávání umožňuje procházet projekty, položky, složky, klienty a uživatele a nabízí podmíněné vyhledávací dotazy pro položky a jejich stavy.
• Hromadný export obrázků je k dispozici přímo v aplikaci nebo prostřednictvím samostatného exportního nástroje. Uživatelé i klienti si tak jediným kliknutím stáhnou obrázky v požadované kvalitě, se zvolenou strukturou názvů souborů, ve zvoleném formátu a rozlišení.

Tyto funkce společně pomáhají centralizovat všechny fáze produkce. Znamenají méně zpoždění a méně přesouvání podkladů mezi systémy či zdroji. Výsledkem je výrazně kratší time-to-market, a tedy více obsahu v rukou spotřebitelů.

‍

‍

‍

8 – Je obtížné standardizovat metadata a spravovat je

Pokud jsou podklady rozptýlené v několika systémech, dalším problémem dodavatelů je standardizace a správa metadat. Příkladem je připojení produktových informací k souboru, například popisu, hmotnosti nebo rozměrů. Může jít také o datum vlastnictví, informační štítky nebo alternativní text obrázku pro online publikaci.

Přidáním metadat k mediálnímu souboru se tento soubor stane indexovatelným, vyhledatelným a lépe spravovatelným. Často to však vyžaduje spoustu ruční práce. S rostoucím objemem médií je navíc zavádění standardů napříč platformami stále složitější.

Představte si, že chcete standardizovat metadata u 1 000 a více produktů, z nichž každý má vlastní portfolio digitálních podkladů. Některé obsahují marketingové záběry z různých úhlů, detaily a close-upy. Jiné mohou zahrnovat 360° otočku, video nebo 3D model. Přiřadit metadata ke všem těmto podkladům rychle a nákladově efektivně prostě není možné bez pomoci DAM softwaru.

‍

Jak DAM software zjednodušuje správu metadat

Efektivní DAM software automatizuje mnoho fází standardizace metadat. Příkladem je, jak společnost PhotoRobot začlenila CubiScan do workflow a správy digitálních podkladů. CubiScan nám umožňuje získat přesnou hmotnost, míry a rozměry produktů ještě před zahájením focení. Tyto informace pak můžeme uložit do databáze ihned po jejich zaznamenání.

Kromě toho nabízí DAM systém PhotoRobot několik řešení pro správu metadat.

• Software může poskytnout vzdálený přístup (kdykoli a odkudkoli) ke správě metadat v centrálním úložišti digitálních podkladů.
• Uživatelé jednoduše přidělí přihlašovací údaje interním členům týmu nebo externí straně, aby mohli data zadávat či upravovat.
• Nastavení umožňuje uživatelům vytvářet a ukládat automatizované parametry pro různé kategorie produktů, projekty, klienty nebo organizace.
• Automatizace umožňuje automatické pojmenovávání souborů.
• Uživatelé mohou importovat libovolný typ dat pomocí nástroje pro import CSV nebo voláním API.
• Systém umožňuje import produktových dat, popisů, přizpůsobitelných struktur se štítky sloupců a podporu různých vlastností.

‍

‍

‍

‍

9 – Kontrola kvality chybí nebo se neprovádí vůbec

Digitální podklady se mohou postupem času nacházet v dalších a dalších systémech, takže kontrola kvality je obtížná nebo úplně chybí. O to víc to platí při práci s různými odděleními, dodavateli, distributory či prodejci.

Některé obrázky jsou v katalozích. Jiné jsou v marketingových akcích, rozesílají se prodejcům nebo se používají v různých prodejních iniciativách. Přesto potřebujete, aby každý z nich představoval značku v její aktuální podobě a v tom nejlepším světle.

Bez centralizovaného systému to může být nemožné. Jednoduše není snadné sledovat a zajistit nejvyšší kvalitu digitálních podkladů napříč všemi kanály, kde se objevují. Kvalitní marketingové záběry se nakonec promíchají s produktovým obsahem nižší kvality. A nedostatečná konzistence nakonec způsobí, že firma působí neprofesionálně. Hůř, škodí to i prodejům.

‍

Jak DAM software umožňuje volnou a efektivní spolupráci

DAM v softwaru PhotoRobot pomáhá týmům lépe sledovat a prosazovat procesy zajištění kvality, ať už interní, nebo outsourcované. Umožňuje to široká nabídka funkcí pro sdílení projektů a schvalování ze strany klientů.

• Software PhotoRobot usnadňuje sdílení projektů s klienty i udělování přístupu k projektům externím retušérům.
• Navigační nástroje umožňují rychlé procházení mezi položkami a také reporty s podrobnými informacemi a statistikami o složkách nebo vybraných fotografiích.
• Uživatelé mohou k jednotlivým digitálním assetům i k celým složkám přidávat pokyny ve formě komentářů.
• Uživatelské rozhraní propojuje cloudovou část aplikace s lokální aplikací. Všechny údaje, které zadáte lokálně, jsou tak okamžitě vidět v cloudu, a naopak.
• Uživatelé mohou zadat komentář a určit, komu bude viditelný.
• Pomocí štítků mohou uživatelé upozornit příjemce na nové komentáře a označit komentáře jako připravené k vyřízení, vyřešené nebo dokončené.
• Stavy workflow informují o průběhu práce a stavy retušéra umožňují označit položky jako připravené k retuši nebo dokončené.
• Klienti mohou „ověřenou“ práci schválit nebo zamítnout jediným kliknutím myši. Pokud je nutná další retuš, mohou také připojit zpětnou vazbu nebo pokyny.

‍

‍

‍

10 – Duplicity digitálních assetů napříč různými systémy

Další komplikací při dlouhodobé práci s digitálními assety jsou duplicity napříč různými systémy. Vznikají při úpravě médií podle požadavků jednotlivých klientů (typ souboru, kvalita, rozlišení atd.).

V důsledku toho rostou nároky na úložiště i náklady na něj. Duplicity také ztěžují indexování a vyhledávání obsahu, a tím i jeho správu. U tisíců assetů může jít přinejmenším o nákladný a časově náročný proces.

‍

Jak PhotoRobot snižuje potřebu duplicitního obsahu

Díky integraci DAM v PhotoRobotu je možné potřebu duplicitního obsahu zcela odstranit. Uživatelé mají navíc přístup ke všem digitálním assetům, od původních souborů až po finální výstupy pro různé klientské sítě.

• Přímá integrace DAM do workflow okamžitě při pořízení snímku vytváří zálohy a nahrává původní soubory do cloudového úložiště.
• Všichni uživatelé mají ke všem souborům vzdálený přístup kdykoli
• Uživatelé mohou automatizovat formátování i postprodukci podle specifikací klienta.
• Díky škálování obrázků v reálném čase a podpoře formátů JPEG a WebP není třeba duplicitních souborů.
• Cloudová globální síť pro doručování obsahu (CDN) zajišťuje rychlé načítání a pixelově přesné rozlišení na jakémkoli zařízení.
• Neomezený počet zobrazení a objem přenesených dat znamenají žádné další výdaje. Platíte jen za datové úložiště, které skutečně využíváte.

‍

‍

Je PhotoRobot tím správným DAM řešením pro vaši firmu?

PhotoRobot propojuje správu digitálních assetů s hardwarem pro studiovou fotografii, automatizační technologií a workflow softwarem. Proto víme, že PhotoRobot nebude vhodný pro každou firmu. Software propojuje všechny fáze produkce a je hnací silou našeho automatizovaného vybavení pro produktovou fotografii.

S hardwarem jiných výrobců se neintegruje a nikdy integrovat nebude, stejně tak náš hardware nefunguje s jinými řídicími systémy. PhotoRobot je proto určen firmám, které hledají komplexní studiové řešení. Vyrábíme otočné stoly pro 360° fotografii v různých velikostech, robotická ramena pro fotoaparát, systémy s více rameny a další – vše s workflow automatizací řízenou softwarem.

Chcete se dozvědět více o tom, co může PhotoRobot udělat pro vaši firmu? Objednejte si ještě dnes ukázku. Na základě vašeho sortimentu vytvoříme studio na míru vašim konkrétním požadavkům, od produkce až po správu digitálních assetů.