Har din virksomhed brug for software til Digital Asset Management?

DAM-software – det kan den gøre for dit studie

Software til Digital Asset Management giver virksomheder mulighed for at gemme, administrere og dele moderne webindhold og digitale oplevelser sikkert. Det omfatter produktbilleder, PDF-filer og oftest video, der skal sælge varer effektivt online. Hertil kommer datablade, produktdemoer og brochurer, som skal administreres til både digital markedsføring og tryk.

Hvis du ikke bruger DAM-software, har din virksomhed sandsynligvis et system, der kombinerer forskellige processer. Typisk sker det med mange adskilte værktøjer og databaser. Den slags systemer er dog ofte ressourcekrævende og dyre. De kræver mange manuelle trin og de medarbejdere, der skal bruges i hvert led af produktionen.

Men hvornår er det tid til at investere i en mere omfattende DAM-løsning? I dette indlæg hjælper vi dig med at vurdere, hvordan du administrerer og deler digitalt indhold i dag. Vi ser på de udfordringer, som forskellige typer virksomheder oplever, og på hvordan DAM-systemer påvirker de samlede omkostninger og salget. Læs med og find ud af mere, herunder hvornår din virksomhed kan få mest ud af DAM-software.

‍

‍

‍

Hvornår du bør overveje at investere i DAM-software

Generelt gælder det, at jo mere indhold du producerer og distribuerer, desto mere kan din virksomhed få ud af DAM-software. DAM-løsninger fjerner for det første mange manuelle og gentagne processer. Det sænker både de langsigtede driftsomkostninger og omkostningerne ved store volumener.

DAM-software kan også forbinde flere systemer. Det gør det muligt for virksomheder at nå mere på kortere tid og med færre involverede medarbejdere. Men det er ikke de eneste fordele ved DAM-løsninger. Lad os gå til sagen. Nedenfor ser du, hvorfor forskellige virksomheder bruger DAM-software, og hvordan PhotoRobot imødekommer kundernes behov.

‍

1 – Det er komplekst at håndtere store mængder digitale assets

En af de vigtigste grunde til, at virksomheder overvejer DAM-software, er at skære ned på den tid, der går med at administrere og dele digitale assets. Typisk sker det, når en virksomhed har brug for en mere bæredygtig tilgang til content-produktion og distribution i store mængder.

Kunder hos PhotoRobot administrerer for eksempel ofte en bred vifte af digitale assets. Det sker ved hjælp af automatiserede studieløsninger til produktfotografering til e-commerce, der fremskynder content-produktionen markant. Det kræver blot én enkelt fotosession at tage komplette billedgallerier sammen med marketingvinkler, video og 360-produktfotografering.

Outputtet skal derefter igennem kvalitetssikring og til sidst publiceres eller deles på alle de kanaler, hvor produktet optræder. Hver af disse processer kan dog være komplekse, især uden software, der samler dine digitale assets ét sted. Derfor integrerer PhotoRobot DAM i sin softwarepakke.

‍

Sådan gør et centralt DAM-system administrationen nemmere

Ved at integrere DAM i kundernes workflows hjælper PhotoRobot virksomheder med at:

• Samle digitalt indhold ét sted for nemmere administration, videredistribution, overvågning og sikkerhed.
• Begrænse behovet for ekstra medarbejdere til at håndtere og distribuere digitale assets.
• Automatisere en lang række gentagne opgaver.
• Reducere driftsomkostningerne og skabe flere salgsmuligheder.

‍

‍

‍

2 – Opgaver inden for Digital Asset Management tager for lang tid

Et andet almindeligt problem for virksomheder er, at det simpelthen tager for lang tid at administrere deres digitale assets. Det skyldes som regel de utallige gentagne opgaver, der følger med administration og deling af indhold. Blot for at nævne nogle af mange drejer det sig om opgaver som:

• Navngivning, strukturering og formatering af filer til internt brug (produktkataloger, e-commerce-feeds) versus eksternt brug (distribution til forhandlere). Ofte har hver af dem forskellige specifikationer til forskellige outputs.
• Styring af digitale rettigheder og tilladelser, distribution af indhold til forhandlere og registrering af, hvad der sendes ud til hvem, og hvornår.
• Arbejde med digitale assets, der er spredt over adskillige databaser og platforme.
• Tilknytning, kontrol og sammenkobling af metadata på tværs af alt produktindhold.
• Forsøg på at nedbringe »time-to-market« for at forbedre salgsmulighederne.
• Automatisering af så mange processer som muligt for at sænke omkostningerne til håndtering og distribution af assets.

‍

Sådan sparer DAM-software tid og omkostninger på gentagne opgaver

Meget af værdien ved DAM-løsninger kan måles på det automatiseringsniveau, de giver studiet. En effektiv DAM-løsning vil:

• Helt eller delvist automatisere gentagelige, tidskrævende opgaver.
• Frigøre personaleressourcer, så dit team kan fokusere mere på din kerneforretning.
• Reducere driftsomkostningerne ved håndtering og distribution af digitalt indhold.
• Forbedre »time-to-market« for produktindhold og dermed øge salget samlet set.

‍

‍

‍

3 - Det er en kompleks proces at holde styr på alle digitale assets

Hvis du mister digitale assets, kan det i sidste ende betyde tabt salg. Det gælder både i e-commerce og i alt andet salg og marketing. Og uden centraliserede værktøjer og databaser er det faktisk nemt at miste overblikket over digitale assets. Hvis nogle forsvinder, kan det være en langvarig og kompleks proces at finde dem igen – især ved store mængder digitale assets.

Lad os tage et generelt eksempel med en af PhotoRobots større produktionskunder.

• Forestil dig en producent med produktlinjer på 5.000 til 10.000+ produkter.
• Til hvert produkt har producenten et komplet galleri med stillbilleder, marketingvinkler og en 360-spin.
• Nogle produkter har også PDF'er, produktdemoer og en 3D-model til e-commerce eller en produktkonfigurator.
• Der er også brochurer, informationsfoldere og tutorialvideoer.
• Nogle produkter mangler stadig billeder, andre mangler andre assets, og nogle er klar til publicering.
• Andre er stadig under udarbejdelse og befinder sig på forskellige stadier af produktionen.
• Ingen af disse digitale assets er samlet i én central database.

Hvordan skulle en enkelt person – eller et team – i den situation kunne sikre nøjagtigt og konsekvent, at hvert produkt har de nødvendige assets? Det er simpelthen umuligt.

‍

Sådan gør DAM-software det muligt at håndtere store volumener

En effektiv DAM-løsning gør det nemmere at styre produktion i store volumener for hele teamet: projektledere, fotografer og QA.

Lad os tage PhotoRobots integrerede Digital Asset Management som eksempel.

• Softwaren samler digitale assets og alle tilhørende egenskaber ét sted.
• Alle assets er organiseret i forskellige mapper efter output og er nemme at søge i.
• Data og metadata fungerer som vejvisere, når du skal søge efter, hente og styre adgangen til digitale assets.
• Teammedlemmer kan nemt få adgang til de opgaver, de har ansvaret for, med sider til studieledere, fotografer, kunder eller retouchører.
• Realtidsrapporter viser teammedlemmernes igangværende arbejde, afsluttede opgaver, tildelinger og kommende projekter.
• Sammen med PhotoRobot-workflowintegrationen får teams realtidsoverblik over digitale assets i alle produktionens faser.

‍

‍

4 – Det er umuligt at give adgang til digitale assets når som helst og hvor som helst

Hvis de digitale assets ikke er samlet ét sted, kan det være besværligt at give interne eller eksterne parter adgang, når de har brug for det. Nogle gange er det ligefrem umuligt. Teammedlemmer, eksterne parter og kunder befinder sig ofte i forskellige tidszoner. Det kan betyde anmodninger om adgang til digitale assets døgnet rundt.

Når teammedlemmer ikke kan få adgang til det, de har brug for, når de har brug for det, går alt langsommere. De må enten producere nye assets som erstatning for dem, der mangler, eller i værste fald distribuere en ufuldstændig produktportefølje. Begge dele koster mere tid, kan give lavere salg og medfører højere driftsomkostninger.

Tag fx en ekstern retoucher med en stram deadline eller en projektleder, der skal udgive indhold til tiden. Hvis de ikke kan få adgang til det, de har brug for, når de har brug for det, står både salget og virksomhedens omdømme på spil.

‍

Sådan sikrer DAM-software nem adgang

DAM-software sikrer, at ansvarlige teammedlemmer, eksterne parter og kunder kan få adgang til deres assets absolut når som helst. Tag igen Digital Asset Management med PhotoRobot som eksempel.

• Softwaren hjælper virksomheder med at gøre op med digitale asset-»siloer«.
• Brugere kan organisere assets i projekter og mapper, alt sammen i ét system.
• En central database gør det nemt at søge efter og hente assets til enhver tid.
• Funktioner til ekstern deling gør det nemt at give kunder og eksterne samarbejdspartnere adgang.
• Brugere kan knytte kommentarer og oplysninger til filerne som metadata og se dem.
• Softwaren er browserbaseret og giver fjernadgang til digitale assets.
• Ansvarlige parter kan altid finde de assets, de har brug for, og følge det igangværende arbejde.
• Brugerrettigheder sikrer, at teammedlemmer kun har adgang til de opgaver, de arbejder på, og kun til de oplysninger, der er relevante for dem.

‍

‍

5 – Det er vanskeligt at sikre og overvåge alle digitale assets

En anden udfordring er at sikre alle digitale assets, især ufærdigt, fortroligt eller tophemmeligt virksomhedsmateriale. Med usammenhængende systemer kan det hurtigt blive uoverskueligt.

Først skal nogen planlægge, udvikle og implementere en sikkerhedsplan på tværs af flere systemer. Derefter skal de finde en måde at overvåge aktiviteter, håndhæve sikkerhed og tage backup af alle virksomhedens assets. Det er en uhyre svær opgave, og den efterlader som oftest assets sårbare over for tab eller tyveri.

Tænk på, hvor meget tid – og hvor mange penge – der går med at producere indhold, fra selve fotograferingen til redigering og kvalitetssikring. Dine assets er også helt afgørende for salget, og i højvolumenproduktion er time-to-market en topprioritet for marketing. Assets har derfor brug for pålidelig sikkerhed samt regelmæssige backups for en sikkerheds skyld.

‍

Sådan giver PhotoRobots DAM øget sikkerhed

For at sikre lagringen af alle dine digitale assets råder PhotoRobot over flere unikke sikkerhedsfunktioner.

• PhotoRobot giver brugerne mulighed for at gemme alle assets i ét centralt system.
• Backups er automatiserede, og regelmæssige audits sikrer det højeste sikkerhedsniveau.
• Softwaren muliggør multiregional udrulning af digitale assets med disaster recovery.
• Alle data er i ISO 27001 og sikret via Google Cloud med adgang udelukkende via TLS-kryptering.
• Multiregional, geo-redundant lagring bruger cloud computing til at gemme data redundant på mindst to geografiske lokationer for pålidelig disaster recovery.
• Lagringslokationerne ligger altid mindst 100 miles fra hinanden for at undgå nedetid.
• Geo-redundans sker asynkront, mens data i multiregional lagring er redundante inden for mindst én geografisk lokation straks ved upload.

‍

‍

6 – Videredistribution af indhold kræver for mange manuelle trin

Hvis du arbejder med distributører eller forhandlere, har de deres egne formatkrav og faste deadlines. Hvis du ikke lever op til forventningerne, kan salget hurtigt gå i stå, fordi kunderne ikke har opdateret indhold at distribuere. Alligevel kan formatering og distribution være en tilbagevendende plage, for nu at sige det mildt. Det kan også være en yderst langsommelig og dyr proces. Lad os igen tage større producenter som eksempel.

• Producenter kan have hundredvis af forhandlere, som alle forlanger det nyeste indhold til tiden.
• Hver forhandler sælger forskellige produktsæt fra producenten.
• Producenten har forskellige formatkrav til hver enkelt forhandler.
• Forhandlerne forventer specifik formatering, f.eks. regler for filnavne, filtyper, billedopløsning og meget mere.

For mellemstore til store producenter kræver det som regel en fuldtidsansat, der har ansvaret for formatering og distribution. DAM-software kan dog stadig klare en stor del af det tunge arbejde.

‍

Sådan eliminerer DAM-software manuelle leveringsprocesser

Formatering og levering af indhold er et andet område, som DAM-software kan automatisere delvist eller helt. Lad os tage PhotoRobots proces for levering af indhold som eksempel.

• Softwaren gør det muligt for brugere at markere digitale assets som »Verified«, så arbejdet straks kan deles med kunder til gennemgang og udgivelse.
• Cloud-behandling sikrer øjeblikkelig og automatisk filleverance efter billedoptagelsen.
• Kundesider i softwaren giver kunder som distributører og forhandlere et personligt område, hvor de modtager digitale assets.
• Kunder kan logge ind på deres side og hurtigt få overblik over projekter, items og item-statusser.
• Der skal blot nogle få klik til at downloade webklare assets.
• Direkte integration med e-commerce-eksportfeeds, websites og apps giver mulighed for øjeblikkelig udgivelse ved godkendelse.
• Alle items foreligger i et maskinlæsbart format, med understøttelse af JSON og XML på projekt-, organisations- eller kundeniveau.
• Brugere kan angive item-egenskaber som Name, ID, SKU, Status, Timestamp og meget mere.

Automatisering giver desuden mulighed for automatisk formatering efter hver enkelt kundes individuelle profil. Målet er at gøre det nemmere at få digitale assets ud til alle relevante kunder og samtidig opfylde hver kundes unikke krav.

‍

‍

7 – Time-to-market for produktindhold er for lang

Jo længere tid det tager for produktindhold at nå markedet, jo længere tid går der, før dine assets skaber værdi. Tænk over de typiske produktionsfaser, før indholdet når frem til forbrugeren.

• Virksomheden fastlægger omfanget af indholdsproduktionen, lige fra hvilke produkter der skal med, til hvilke medietyper der skal bruges.
• Et studie producerer de digitale assets.
• Studiet udgiver assets i et DAM-system til gennemgang og kvalitetssikring.
• En projektleder godkender digitale assets eller sender dem videre til yderligere retouchering (nogle gange hos eksterne specialister).
• Virksomheden udgiver webklare assets i et internt system (f.eks. en produktside eller et e-commerce-feed).
• De digitale assets sendes videre til distributørers eller forhandleres kanaler.

Hvis hver produktionsfase er spredt over flere systemer samt interne og eksterne ressourcer, bliver det dyrt. Det gælder i endnu højere grad, når værktøjerne er afkoblet fra dine workflows og har ringe eller ingen automatisering.

‍

Sådan kan DAM-software markant reducere time-to-market

Ud over automatiseret filformatering og -levering kan PhotoRobots DAM-løsning reducere time-to-market på flere måder.

• DAM er en integreret del af PhotoRobots workflow-software, så brugerne kan samle data om digitale assets, produktion og fremdrift ét sted.
• Fotografsider giver nem adgang til opgaver, søgning og navigation samt varestatusser, så workflows og produktion kan kommunikeres tydeligt.
• Integrerede godkendelsesprocesser i applikationen gør det muligt at udføre kvalitetssikring (QA) for interne og eksterne teammedlemmer eller kunder.
• Fuldtekstsøgning giver mulighed for at navigere mellem projekter, varer, mapper, kunder og brugere, med betingede søgeforespørgsler for varer og varestatusser.
• Masseeksport af billeder er tilgængelig i selve applikationen eller via et selvstændigt eksportværktøj. Det gør det muligt for brugere og kunder at hente billeder i den ønskede kvalitet, filnavnestruktur, det ønskede format og den ønskede opløsning med et enkelt klik.

Tilsammen er disse funktioner med til at samle alle produktionens faser ét sted. Det giver færre forsinkelser og mindre flytning af assets mellem systemer eller ressourcer. I sidste ende betyder det en markant kortere time-to-market og dermed mere indhold i hænderne på forbrugerne.

‍

‍

‍

8 - Det er svært at standardisere og administrere metadata

Når assets er spredt over flere systemer, er standardisering og administration af metadata en anden udfordring for leverandører. Et eksempel er at knytte produktoplysninger som beskrivelse, vægt eller mål til en fil som metadata. Det kan også være en ejerskabsdato, info-tags eller alt-tekst til billeder til onlinepublicering.

Når du tilføjer metadata til en mediefil, kan den indekseres, søges i og administreres langt lettere. Det kræver dog ofte meget manuelt arbejde. Og med stadig flere medier at administrere bliver det endnu mere komplekst at indføre standarder på tværs af flere platforme.

Forestil dig at skulle standardisere metadata på tværs af 1000+ produkter, der hver har deres eget portfolio af digitale assets. Nogle indeholder marketingvinkler, close-ups og detaljebilleder. Andre kan omfatte en 360-visning, video eller 3D-model. Det er simpelthen ikke muligt at knytte metadata til alle disse assets hurtigt og omkostningseffektivt uden hjælp fra DAM-software.

‍

Sådan forenkler DAM-software administrationen af metadata

En effektiv DAM-software automatiserer mange trin i standardiseringen af metadata. Tag for eksempel den måde, PhotoRobot har integreret CubiScan i workflows og styring af digitale assets. CubiScan gør det muligt for os at indhente produkters præcise vægt, mål og dimensioner, før vi går i gang med at fotografere. Disse oplysninger kan vi derefter gemme i en database, så snart vi har registreret dem.

Derudover tilbyder PhotoRobots DAM-system flere løsninger til administration af metadata.

• Softwaren kan give fjernadgang (når som helst og hvor som helst) til at administrere metadata i det centrale arkiv over digitale assets.
• Brugere kan nemt give interne teammedlemmer eller eksterne parter loginoplysninger, så de kan indtaste eller ændre data.
• Med indstillingerne kan brugere oprette og gemme automatiserede parametre for forskellige produktkategorier, projekter, kunder eller organisationer.
• Automatisering sørger for automatisk filnavngivning.
• Brugere kan importere alle typer data via CSV-importværktøjet eller ved at kalde en API.
• Systemet understøtter import af produktdata, beskrivelser, tilpasselige strukturer med kolonnetags og forskellige egenskaber.

‍

‍

‍

‍

9 - Kvalitetssikringen er mangelfuld eller helt fraværende

Med tiden kan digitale assets ligge i flere og flere systemer, hvilket gør kvalitetssikring vanskelig eller helt umulig. Det gælder i endnu højere grad, når du arbejder med forskellige afdelinger, leverandører, distributører eller forhandlere.

Nogle billeder findes i kataloger. Andre indgår i marketingkampagner, bliver distribueret til forhandlere eller bruges i forskellige salgsinitiativer. Alligevel skal hvert af dem repræsentere brandet, som det er i dag, og vise det fra sin bedste side.

Uden et centralt system kan det blive umuligt. Det er simpelthen ikke let at overvåge og sikre den højeste kvalitet af dine digitale assets i alle de kanaler, de optræder i. Marketingbilleder af høj kvalitet ender med at blive blandet sammen med produktindhold af lavere kvalitet. Og i sidste ende får manglende konsistens virksomheden til at fremstå uprofessionel. Endnu værre er det, at det ikke er godt for salget.

‍

Sådan giver DAM-software frit og effektivt samarbejde

DAM i PhotoRobot-softwaren hjælper teams med bedre at overvåge og håndhæve kvalitetssikring, uanset om opgaverne løses internt eller outsources. Det skyldes et bredt udvalg af funktioner til deling af projekter og kundegodkendelse.

• Med PhotoRobot-softwaren er det nemt at dele projekter med kunder eller give eksterne retouchører adgang til projekter.
• Navigationsværktøjer giver mulighed for hurtig browsing mellem elementer samt rapporter med detaljerede oplysninger og statistik for mapper eller udvalgte fotos.
• Brugere kan knytte instruktioner som kommentarer til enkelte digitale assets eller hele mapper.
• Brugergrænsefladen samler applikationens clouddel og den lokale app. Det betyder, at alle detaljer, du tilføjer lokalt, med det samme er synlige i skyen – og omvendt.
• Brugere kan skrive en kommentar og angive, hvem den skal være synlig for.
• Med tags kan brugere give modtagere besked om nye kommentarer og markere kommentarer som klar til handling, løst eller afsluttet.
• Workflow-statusser viser fremdriften, og med retoucher-statusser kan elementer markeres som klar til retouchering eller færdige.
• Kunder kan godkende eller afvise arbejde med status »Verified« med ét museklik. De kan også vedhæfte feedback eller instruktioner, hvis der er behov for yderligere retouchering.

‍

‍

‍

10 – Dubletter af digitale assets i forskellige systemer

En anden komplikation, når man arbejder med digitale assets over tid, er dubletter på tværs af forskellige systemer. Dubletter opstår, når medier formateres efter forskellige kundekrav (filtype, kvalitet, opløsning osv.).

Det øger i sidste ende både lagerbehovet og lageromkostningerne. Dubletter gør det også svært at indeksere og søge i indhold og dermed lige så svært at administrere. Med tusindvis af assets kan det som minimum være en dyr og tidskrævende proces.

‍

Sådan reducerer PhotoRobot behovet for dubletindhold

Med PhotoRobots DAM-integration er det muligt helt at undgå dubletindhold. Brugere har desuden adgang til alle digitale assets, fra originalfiler til de endelige outputs til forskellige kundenetværk.

• Direkte DAM-integration i workflowet opretter straks backups ved billedoptagelsen og uploader originalfilerne til cloudlagring.
• Alle brugere har til enhver tid fjernadgang til alle filer
• Brugere kan automatisere formatering og efterbehandling efter kundens specifikationer.
• Der er ingen grund til dubletfiler takket være billedskalering i realtid og understøttelse af billedformaterne JPEG og WebP.
• Et cloudbaseret, globalt Content Delivery Network (CDN) sikrer hurtig indlæsning og pixelperfekt opløsning på alle enheder.
• Ubegrænset antal visninger og dataoverførsel betyder ingen ekstra udgifter. Brugere betaler kun for den datalagring, de bruger.

‍

‍

Er PhotoRobot den rette DAM-løsning til min virksomhed?

PhotoRobot integrerer digital asset management med hardware til studiefotografering, automatiseringsteknologi og workflow-software. Derfor ved vi, at PhotoRobot ikke passer til alle virksomheder. Softwaren forbinder alle produktionens faser og er drivkraften bag vores automatiserede udstyr til produktfotografering.

Den integrerer ikke og vil aldrig integrere med andre hardwareproducenter, og vores hardware fungerer heller ikke sammen med andre styresystemer. PhotoRobot er derfor til virksomheder, der søger den komplette studieløsning. Vi producerer 360-drejeborde i forskellige størrelser, robotkamera-arme, multi-arm-systemer og meget mere – alle med softwarestyret workflow-automatisering.

Er du nysgerrig efter at høre mere om, hvad PhotoRobot kan gøre for din virksomhed? Overvej at booke en demo i dag. Vi tager udgangspunkt i din produktlinje og sammensætter en skræddersyet studieopsætning til dine specifikke behov, fra produktion til digital asset management.