¿Necesita su empresa un software de gestión de activos digitales?

Software DAM: qué puede hacer por su estudio

El software de gestión de activos digitales (Digital Asset Management) permite a las empresas almacenar, gestionar y compartir de forma segura contenido web moderno y experiencias digitales. Entre ellos se incluyen imágenes de producto, archivos PDF y, con mayor frecuencia, vídeo, para vender mercancía en línea de forma eficaz. También hay que gestionar fichas técnicas, demos de producto y folletos tanto para la publicidad digital como para la impresa.

Si no utiliza software DAM, lo más probable es que su empresa cuente con un sistema que combine varios procesos. Normalmente, esto implica numerosas herramientas y bases de datos desconectadas. Sin embargo, sistemas como estos suelen consumir muchos recursos y resultar costosos. Requieren muchos pasos manuales, además del personal necesario para cada etapa de la producción.

Pero ¿cuándo es el momento de invertir en una solución DAM más completa? En este artículo le ayudaremos a evaluar cómo gestiona y comparte hoy su contenido digital. Analizaremos los puntos débiles con los que se encuentran distintos tipos de empresas y cómo influyen los sistemas DAM en los costes generales y en las ventas. Siga leyendo para saber más, incluido en qué momento su empresa puede beneficiarse más del software DAM.

‍

‍

‍

Cuándo plantearse invertir en software DAM

En general, cuanto más contenido produzca y distribuya, más partido podrá sacar su empresa al software DAM. En primer lugar, las soluciones DAM eliminan muchos procesos manuales y repetitivos. Esto reduce los costes operativos, tanto a largo plazo como en entornos de gran volumen.

El software DAM también puede conectar varios sistemas. Esto permite a las empresas lograr más en menos tiempo y con menos personas implicadas. Pero estas no son las únicas ventajas de las soluciones DAM. Vayamos al grano. A continuación se exponen los motivos por los que distintas empresas utilizan software DAM, así como la forma en que PhotoRobot responde a las necesidades de sus clientes.

‍

1 - La gestión de grandes volúmenes de activos digitales es complicada

Una de las principales razones por las que las empresas se plantean el software DAM es reducir el tiempo necesario para gestionar y compartir activos digitales. Normalmente, esto ocurre cuando una empresa necesita un enfoque más sostenible para la producción y distribución de contenido de gran volumen.

Por ejemplo, los clientes de PhotoRobot suelen gestionar una amplia variedad de activos digitales. Lo hacen con la ayuda de soluciones automatizadas de estudio de fotografía de producto para e-commerce que aceleran drásticamente la producción de contenido. Basta una sola sesión fotográfica para obtener galerías de imágenes completas, junto con ángulos de marketing, vídeo y fotografía de producto en 360.

Después, los resultados deben pasar por un control de calidad y, por último, publicarse o compartirse en todos los canales en los que aparece el producto. Sin embargo, cada uno de estos procesos puede resultar complejo, sobre todo si no se dispone de un software que centralice sus activos digitales. Por eso PhotoRobot integra el DAM en su suite de software.

‍

Cómo facilita la gestión un sistema DAM centralizado

Al integrar el DAM en los workflows de sus clientes, PhotoRobot ayuda a las empresas a:

• Centralizar el contenido digital para facilitar su gestión, redistribución, supervisión y seguridad.
• Reducir la necesidad de incorporar más miembros al equipo para gestionar y distribuir activos digitales.
• Automatizar una amplia variedad de tareas repetibles y repetitivas.
• Reducir los costes operativos y generar más oportunidades de venta.

‍

‍

‍

2 - Las tareas de gestión de activos digitales requieren demasiado tiempo

Otro problema habitual al que se enfrentan las empresas es que gestionar sus activos digitales simplemente lleva demasiado tiempo. Y, por lo general, se debe a las innumerables tareas repetitivas que conlleva la gestión y distribución de contenido. Por citar solo algunas de ellas, se trata de tareas como:

• Nomenclatura, estructuración y formateo de archivos para uso interno (catálogos de producto, feeds de e-commerce) frente a uso externo (distribución a revendedores). A menudo, cada uno tendrá especificaciones distintas para cada tipo de salida.
• Gestionar los derechos y permisos digitales, distribuir contenido a revendedores y registrar qué se envía, a quién y cuándo.
• Trabajar con activos digitales repartidos entre numerosas bases de datos y plataformas.
• Adjuntar, controlar y asociar metadatos en todo el contenido de producto.
• Intentar reducir el «time-to-market» para mejorar las oportunidades de venta.
• Automatizar el mayor número posible de procesos para reducir los costes de gestión y distribución de activos.

‍

Cómo el software DAM ahorra tiempo y costes en tareas repetitivas

Gran parte del valor de las soluciones DAM puede medirse por el nivel de automatización que aportan al estudio. Una solución DAM eficaz:

• Automatiza total o parcialmente tareas repetibles que consumen mucho tiempo.
• Libera recursos humanos para que su equipo pueda centrarse más en su actividad principal.
• Reduce los costes operativos de gestión y distribución del contenido digital.
• Mejora el «time-to-market» del contenido de producto y, con ello, aumenta las ventas en general.

‍

‍

‍

3 - Mantener el control de todos los activos digitales es un proceso complejo

Perder activos digitales puede equivaler a perder ventas. Esto es tan cierto en el e-commerce como en cualquier actividad de ventas y marketing. Y, en efecto, es fácil perder la pista de los activos digitales sin herramientas ni bases de datos centralizadas. Si alguno desaparece, recuperarlo puede ser un proceso largo y complejo, más aún con grandes volúmenes de gestión de activos digitales.

Tomemos como ejemplo general a uno de los grandes clientes fabricantes de PhotoRobot.

• Imagine un fabricante que produce líneas de entre 5.000 y 10.000+ productos.
• Para cada producto, el fabricante dispone de una galería completa de imágenes estáticas, ángulos de marketing y una rotación de 360°.
• Algunos productos también cuentan con archivos PDF, demostraciones de producto y un modelo 3D para e-commerce o un configurador de producto.
• También hay folletos, prospectos informativos y vídeos tutoriales.
• Algunos productos aún necesitan imágenes, a otros les faltan otros activos y algunos están listos para publicarse.
• Otros siguen en curso, en distintas fases de producción.
• Ninguno de estos activos digitales está centralizado en una única base de datos.

En este caso, ¿cómo podría una sola persona, o un equipo, asegurar con precisión y de forma constante que cada producto tenga los activos necesarios? Es sencillamente imposible.

‍

Cómo el software DAM hace posible la gestión de grandes volúmenes

Una solución DAM eficaz facilita la gestión de la producción de gran volumen para todo el equipo: gestores de proyecto, fotógrafos y control de calidad.

Tomemos como ejemplo la gestión de activos digitales (Digital Asset Management) integrada de PhotoRobot.

• El software centraliza los activos digitales y todas sus propiedades asociadas.
• Todos los activos se organizan en diferentes carpetas según los resultados, y cada una permite búsquedas sencillas.
• Los datos y metadatos sirven de guía para buscar, recuperar y controlar el acceso a los activos digitales.
• Los miembros del equipo acceden fácilmente a las tareas de las que son responsables, con páginas para gestores de estudio, fotógrafos, clientes o retocadores.
• Los informes en tiempo real muestran el trabajo en curso de los miembros del equipo, la finalización de tareas, las asignaciones y los próximos proyectos.
• Junto con la integración del workflow de PhotoRobot, los equipos tienen visibilidad en tiempo real de los activos digitales en cada fase de la producción.

‍

‍

4 - Es imposible conceder acceso a los activos digitales en cualquier momento y lugar

Si los activos digitales no están centralizados, conceder acceso a partes internas o externas cuando lo necesitan puede resultar complicado. De hecho, a veces es sencillamente imposible. Los miembros del equipo, los terceros externos y los clientes suelen estar repartidos en diferentes zonas horarias. Esto puede traducirse en solicitudes de acceso a los activos digitales a cualquier hora del día y de la noche.

Cuando los miembros del equipo no pueden acceder a lo que necesitan en el momento en que lo necesitan, todo se ralentiza. O bien tienen que producir nuevos activos para sustituir los que faltan o, peor aún, distribuir un portfolio de productos incompleto. Ambas opciones exigen más tiempo, pueden provocar una disminución de las ventas y suponen mayores costes operativos.

Piense, por ejemplo, en un retocador externo con un plazo de entrega muy ajustado o en un director de proyecto que necesita publicar contenido a tiempo. Si no pueden acceder a lo que necesitan cuando lo necesitan, tanto las ventas como la reputación de la empresa están en juego.

‍

Cómo el software DAM garantiza la facilidad de acceso

El software DAM garantiza que los miembros del equipo responsables, los terceros externos y los clientes puedan acceder a sus activos en absolutamente cualquier momento. Tomemos de nuevo como ejemplo Digital Asset Management con PhotoRobot.

• El software ayuda a las empresas a acabar con los «silos» de activos digitales.
• Los usuarios pueden organizar los activos por proyectos y carpetas, todo dentro de un único sistema.
• Una base de datos central permite buscar y recuperar activos fácilmente en cualquier momento.
• Las funciones de uso compartido externo facilitan la concesión de acceso a clientes y profesionales externos.
• Los usuarios pueden adjuntar o consultar comentarios e información como metadatos dentro de los archivos.
• El software funciona desde el navegador, lo que permite el acceso remoto a los activos digitales.
• Los responsables siempre pueden encontrar los activos que necesitan y supervisar el trabajo en curso.
• Los niveles de permisos de usuario garantizan que los miembros del equipo accedan únicamente a las tareas en las que trabajan, y solo con la información que les resulta relevante.

‍

‍

5 - Es difícil proteger y supervisar todos los activos digitales

Otro desafío es proteger todos los activos digitales, en especial los materiales de la empresa que estén inacabados, sean confidenciales o secretos. Con sistemas desconectados, esto puede volverse rápidamente inmanejable.

En primer lugar, alguien tiene que encargarse de planificar, desarrollar e implementar un plan de seguridad en varios sistemas. Después, tiene que encontrar la manera de supervisar las actividades, aplicar las medidas de seguridad y hacer copias de seguridad de todos los activos de la empresa. Es una tarea enormemente difícil que, en la mayoría de los casos, deja los activos expuestos a pérdidas o robos.

Piense en todo el tiempo y el coste que supone producir contenido, desde la propia fotografía hasta la edición y el control de calidad. Además, sus activos son fundamentales para las ventas, y en las operaciones de gran volumen el time-to-market es una prioridad máxima para el marketing. Por ello, los activos necesitan una seguridad fiable, así como copias de seguridad periódicas por si acaso.

‍

Cómo permite el DAM de PhotoRobot una mayor seguridad

Para asegurar el almacenamiento de todos sus activos digitales, PhotoRobot ofrece varias funciones de seguridad exclusivas.

• PhotoRobot permite a los usuarios almacenar todos los activos en un sistema centralizado.
• Las copias de seguridad son automáticas, y las auditorías periódicas garantizan los máximos niveles de seguridad.
• El software permite el despliegue multirregional de activos digitales con recuperación ante desastres.
• Todos los datos cumplen la norma ISO 27001 y están protegidos mediante Google Cloud, con acceso únicamente a través de cifrado TLS.
• El almacenamiento georredundante multirregional utiliza la computación en la nube para almacenar los datos de forma redundante en al menos dos ubicaciones geográficas, lo que garantiza una recuperación ante desastres fiable.
• Las ubicaciones de almacenamiento están siempre a una distancia mínima de 100 millas entre sí para evitar cualquier tiempo de inactividad.
• La georredundancia se produce de forma asíncrona, mientras que los datos del almacenamiento multirregional son redundantes dentro de al menos una ubicación geográfica inmediatamente después de la carga.

‍

‍

6. La redistribución de contenido requiere demasiados pasos manuales

Si trabaja con distribuidores o revendedores, estos tendrán sus propios requisitos de formato y plazos periódicos. Si no cumple las expectativas, las ventas pueden caer rápidamente, ya que los clientes no dispondrán de contenido actualizado que distribuir. Sin embargo, el formateo y la distribución pueden ser, como mínimo, una tarea recurrente. También pueden ser un proceso extremadamente lento y costoso. Volvamos a tomar como ejemplo a los grandes fabricantes.

• Los fabricantes pueden tener cientos de revendedores, y cada uno exige el contenido más reciente en el plazo oportuno.
• Cada revendedor vende un conjunto distinto de productos del fabricante.
• El fabricante tiene requisitos de formato diferentes para cada revendedor.
• Los revendedores esperan un formato específico, como convenciones de nomenclatura de archivos, tipos de archivo, resolución de imagen y más.

En fabricantes medianos y grandes, esto suele requerir un empleado a jornada completa responsable del formateo y la distribución. Aun así, el software DAM puede encargarse de gran parte del trabajo pesado.

‍

Cómo el software DAM elimina los procesos de entrega manuales

El formateo y la entrega de contenido es otra área que el software DAM puede automatizar de forma parcial o total. Tomemos como ejemplo el proceso de entrega de contenido de PhotoRobot.

• El software permite a los usuarios marcar los activos digitales como «Verified» para compartir al instante el trabajo con los clientes y que lo revisen y publiquen.
• El procesamiento en la nube permite la entrega inmediata y automática de los archivos tras la captura de imágenes.
• Las páginas de cliente del software crean un espacio personal donde clientes como distribuidores y revendedores reciben los activos digitales.
• Los clientes pueden acceder a su página para obtener una visión general rápida de proyectos, artículos y estados de los artículos.
• Bastan unos pocos clics para descargar activos listos para la web.
• La integración directa con feeds de exportación de e-commerce, sitios web y aplicaciones permite publicar de inmediato tras la aprobación.
• Todos los artículos están en un formato legible por máquina, con compatibilidad con los formatos JSON y XML a nivel de proyecto, organización o cliente.
• Los usuarios pueden definir propiedades de los artículos, como Name, ID, SKU, Status, Timestamp y más.

Además, la automatización permite aplicar el formato de forma automática según el perfil individual de cada cliente. El objetivo es simplificar la entrega de activos digitales a todos los clientes pertinentes, cumpliendo al mismo tiempo los requisitos específicos de cada uno.

‍

‍

7. El time-to-market del contenido de producto es demasiado lento

Cuanto más tarda el contenido de producto en llegar al mercado, más tardan los activos en generar valor. Considere las etapas habituales de producción necesarias para que el contenido llegue al consumidor.

• La empresa determina el alcance de la producción de contenido, desde los productos hasta los tipos de medios.
• Un estudio produce los activos digitales.
• El estudio publica los activos en un sistema DAM para su revisión y control de calidad.
• Un responsable de proyecto aprueba los activos digitales o los envía a un retoque adicional (a veces a profesionales externos).
• La empresa publica los activos listos para la web en un sistema interno (como una página de producto o un feed de e-commerce).
• Los activos digitales se envían a los canales de distribuidores o revendedores.

Si cada etapa de la producción se reparte entre varios sistemas, además de recursos humanos internos y externos, el coste aumenta. Y más aún si se utilizan herramientas desconectadas de sus flujos de trabajo, con poca o ninguna automatización.

‍

Cómo el software DAM puede reducir drásticamente el time-to-market

Además del formateo y la entrega automáticos de archivos, la solución DAM de PhotoRobot puede reducir el time-to-market de varias maneras.

• DAM es parte integral del software de workflow de PhotoRobot, lo que permite a los usuarios centralizar los datos sobre activos digitales, producción y progreso.
• Las páginas de fotógrafo ofrecen un acceso sencillo a las tareas asignadas, la búsqueda y la navegación, así como a los estados de los artículos, para comunicar el workflow y la producción.
• Los procesos de aprobación integrados en la aplicación hacen posible el control de calidad (QA) por parte de miembros del equipo internos y externos, o de clientes.
• La búsqueda de texto completo permite navegar entre proyectos, artículos, carpetas, clientes y usuarios, con consultas de búsqueda condicionales para artículos y estados de artículos.
• La exportación masiva de imágenes está disponible dentro de la aplicación o mediante una utilidad de exportación independiente. Permite a usuarios y clientes obtener las imágenes con la calidad, la estructura de nombres de archivo, el formato y la resolución necesarios con un solo clic.

En conjunto, estas funciones ayudan a centralizar todas las fases de la producción. Se traducen en menos retrasos y en menos traslados de recursos digitales entre sistemas o fuentes. En definitiva, esto supone una reducción considerable del time-to-market y, por tanto, más contenido en manos de los consumidores.

‍

‍

‍

8 - Es difícil estandarizar y gestionar los metadatos

Cuando los recursos digitales están repartidos entre varios sistemas, otro reto al que se enfrentan los proveedores es estandarizar y gestionar los metadatos. Un ejemplo es adjuntar a un archivo metadatos con información del producto, como su descripción, peso o dimensiones. También puede tratarse de una fecha de propiedad, etiquetas informativas o el texto alternativo de una imagen para su publicación online.

Al añadir metadatos a un archivo multimedia, este se puede indexar, buscar y gestionar mejor. Sin embargo, esto suele requerir mucha introducción manual de datos. Además, a medida que aumenta el volumen de contenido multimedia, implantar estándares en varias plataformas resulta cada vez más complejo.

Imagine que debe estandarizar los metadatos de 1000+ productos, cada uno con su propio portfolio de activos digitales. Algunos incluyen ángulos de marketing, primeros planos y tomas de detalle. Otros pueden incluir una vista giratoria de 360°, vídeo o un modelo 3D. Asociar metadatos a todos estos activos de forma rápida y rentable no es posible sin la ayuda de un software DAM.

‍

Cómo simplifica el software DAM la gestión de metadatos

Un software DAM eficaz automatiza muchas fases de la estandarización de metadatos. Veamos, por ejemplo, cómo PhotoRobot ha integrado CubiScan en sus workflows y en la gestión de recursos digitales. CubiScan nos permite obtener el peso, las medidas y las dimensiones exactos de los productos antes de iniciar la sesión de fotos. Esta información se puede almacenar en una base de datos en cuanto se registra.

Además, el sistema DAM de PhotoRobot ofrece varias soluciones para la gestión de metadatos.

• El software puede proporcionar acceso remoto (en cualquier momento y lugar) para gestionar los metadatos en el repositorio central de recursos digitales.
• Los usuarios solo tienen que conceder credenciales de acceso a miembros del equipo interno o a un tercero externo para introducir o modificar datos.
• Los ajustes permiten a los usuarios crear y guardar parámetros automatizados para distintas categorías de productos, proyectos, clientes u organizaciones.
• La automatización permite nombrar los archivos de forma automática.
• Los usuarios pueden importar cualquier tipo de datos mediante la herramienta de importación CSV o llamando a una API.
• El sistema permite importar datos de producto, descripciones, estructuras personalizables con etiquetas de columna y compatibilidad con diversas propiedades.

‍

‍

‍

‍

9 - El control de calidad es deficiente o inexistente

Con el tiempo, los recursos digitales pueden acabar repartidos entre cada vez más sistemas, lo que dificulta el control de calidad o directamente lo hace inexistente. Esto es aún más cierto cuando se trabaja con distintos departamentos, proveedores, distribuidores o revendedores.

Algunas imágenes están en catálogos. Otras, en promociones de marketing, distribuidas a revendedores o en diversas iniciativas de ventas. Sin embargo, necesita que todas ellas representen a la marca tal como es hoy y con sus mejores fotografías en primer plano.

Sin un sistema centralizado, esto puede resultar imposible. Simplemente no es fácil supervisar y garantizar la máxima calidad de sus recursos digitales en todos los canales en los que aparecen. Las imágenes de marketing de alta calidad acaban mezclándose con contenido de producto de menor calidad. Y, al final, la falta de coherencia hace que la empresa parezca poco profesional. Peor aún, no es bueno para las ventas.

‍

Cómo permite el software DAM una colaboración fluida y eficaz

El DAM integrado en el software de PhotoRobot ayuda a los equipos a supervisar y aplicar mejor los procesos de control de calidad, tanto internos como externalizados, gracias a una amplia gama de funciones para compartir proyectos y obtener la aprobación de los clientes.

• El software de PhotoRobot facilita compartir proyectos con los clientes o conceder acceso a los proyectos a retocadores externos.
• Las herramientas de navegación permiten desplazarse con rapidez entre elementos, y los informes ofrecen información detallada y estadísticas de carpetas o de fotos seleccionadas.
• Los usuarios pueden adjuntar instrucciones en forma de comentarios a activos digitales concretos o a carpetas completas.
• La interfaz de usuario unifica la parte en la nube de la aplicación con la aplicación local. Esto significa que todos los detalles que añada localmente son visibles de inmediato en la nube, y viceversa.
• Los usuarios pueden escribir un comentario y especificar para quién será visible.
• Las etiquetas permiten notificar a los destinatarios los nuevos comentarios y marcarlos como listos para actuar, resueltos o completados.
• Los estados del workflow comunican el progreso, con estados de retocador para marcar los elementos como listos para retocar o completados.
• Los clientes pueden aprobar o rechazar el trabajo «Verified» con un solo clic de ratón. También pueden adjuntar comentarios o instrucciones si es necesario retocar más.

‍

‍

‍

10 - Duplicados de activos digitales en distintos sistemas

Otra complicación al trabajar con activos digitales a lo largo del tiempo es gestionar los duplicados en distintos sistemas. Los duplicados surgen al dar formato a los archivos multimedia para cumplir los requisitos de diferentes clientes (tipo de archivo, calidad, resolución, etc.).

A su vez, aumentan las necesidades y los costes de almacenamiento. Los duplicados también dificultan la indexación y la búsqueda de contenido y, por tanto, su gestión. Con miles de activos, puede ser un proceso costoso y laborioso, como mínimo.

‍

Cómo reduce PhotoRobot la necesidad de contenido duplicado

Con la integración DAM de PhotoRobot es posible eliminar por completo la necesidad de contenido duplicado. Además, los usuarios tienen acceso a todos los activos digitales, desde los archivos originales hasta los resultados finales para las distintas redes de clientes.

• La integración directa del DAM con el workflow crea copias de seguridad de inmediato al capturar la imagen y sube los archivos originales al almacenamiento en la nube.
• Todos los usuarios pueden acceder a los archivos de forma remota en cualquier momento
• Los usuarios pueden automatizar el formateo y el posprocesamiento según las especificaciones del cliente.
• No se necesitan archivos duplicados gracias al escalado de imágenes en tiempo real y la compatibilidad con los formatos de imagen JPEG y WebP.
• Una red global de distribución de contenido (CDN) basada en la nube garantiza una carga rápida y una resolución perfecta a nivel de píxel en cualquier dispositivo.
• El número ilimitado de visualizaciones y la transferencia de datos ilimitada evitan gastos adicionales. Los usuarios solo pagan por el almacenamiento de datos que utilizan.

‍

‍

¿Es PhotoRobot la solución DAM para su empresa?

PhotoRobot integra la gestión de activos digitales con hardware de fotografía de estudio, tecnología de automatización y software de workflow. Por ello, sabemos que PhotoRobot no es adecuado para todas las empresas. El software conecta todas las fases de la producción y es el motor de nuestros equipos automatizados de fotografía de producto.

No se integra ni se integrará nunca con otros fabricantes de hardware, y nuestro hardware tampoco funciona con otros sistemas de control. Por tanto, PhotoRobot es para empresas que buscan una solución de estudio completa. Fabricamos plataformas giratorias 360 de varios tamaños, brazos robóticos para cámara, sistemas multibrazo y más, todos con automatización del workflow controlada por software.

¿Desea saber más sobre lo que PhotoRobot puede hacer por su empresa? Considere reservar una demo hoy mismo. Tomaremos su línea de productos y crearemos una configuración de estudio a medida para sus necesidades específicas, desde la producción hasta la gestión de activos digitales.