La Sua azienda ha bisogno di un software di Digital Asset Management?

Software DAM: cosa può fare per il Suo studio

Il software di Digital Asset Management consente alle aziende di archiviare, gestire e condividere in modo sicuro i contenuti web moderni e le esperienze digitali. Tra questi rientrano immagini di prodotto, PDF e, più spesso, video per vendere efficacemente la merce online. A ciò si aggiungono schede tecniche, demo di prodotto e brochure da gestire sia per la pubblicità digitale sia per quella cartacea.

Se non utilizza un software DAM, è probabile che la Sua azienda si affidi a un sistema che combina diversi processi, di solito con numerosi strumenti e database scollegati tra loro. Sistemi di questo tipo, tuttavia, richiedono spesso molte risorse e sono costosi. Comportano numerose operazioni manuali, oltre al personale necessario per ogni fase della produzione.

Ma quando è il momento di investire in una soluzione DAM più completa? In questo articolo La aiuteremo a valutare come gestisce e condivide oggi i contenuti digitali. Analizzeremo le criticità che incontrano diversi tipi di aziende e l'impatto dei sistemi DAM sui costi complessivi e sulle vendite. Prosegua nella lettura per saperne di più, compreso il momento in cui la Sua azienda può trarre il massimo vantaggio da un software DAM.

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Quando valutare l'investimento in un software DAM

In generale, più contenuti produce e distribuisce, maggiori sono i vantaggi che la Sua azienda può trarre da un software DAM. Innanzitutto, le soluzioni DAM eliminano molti processi manuali e ripetitivi, riducendo i costi operativi sia a lungo termine sia in presenza di volumi elevati.

Il software DAM può inoltre collegare più sistemi, consentendo alle aziende di fare di più in meno tempo e con meno persone coinvolte. Ma questi non sono gli unici vantaggi delle soluzioni DAM. Entriamo subito nel merito. Di seguito trova i motivi per cui diverse aziende utilizzano il software DAM e il modo in cui PhotoRobot risponde alle esigenze dei clienti.

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1 - Gestire grandi volumi di asset digitali è complesso

Uno dei motivi principali per cui le aziende valutano un software DAM è ridurre il tempo necessario per gestire e condividere gli asset digitali. In genere accade quando un'azienda ha bisogno di un approccio più sostenibile alla produzione e distribuzione di contenuti ad alto volume.

Ad esempio, i clienti PhotoRobot gestiscono spesso un'ampia gamma di asset digitali grazie a soluzioni di studio automatizzate per la fotografia di prodotto eCommerce che accelerano drasticamente la produzione di contenuti. Basta un unico shooting per acquisire gallerie di immagini complete, insieme a angolazioni di marketing, video e fotografia di prodotto a 360°.

I risultati devono poi passare attraverso il controllo qualità e, infine, essere pubblicati o condivisi su tutti i canali in cui compare il prodotto. Ciascuno di questi processi può però risultare complesso, soprattutto senza un software che centralizzi gli asset digitali. Per questo PhotoRobot integra il DAM nella propria suite di software.

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Come un sistema DAM centralizzato semplifica la gestione

Integrando il DAM nei workflow dei clienti, PhotoRobot aiuta le aziende a:

• Centralizzare i contenuti digitali per semplificarne gestione, ridistribuzione, monitoraggio e sicurezza.
• Ridurre la necessità di ulteriori membri del team per gestire e distribuire gli asset digitali.
• Automatizzare un'ampia gamma di attività ripetibili e ripetitive.
• Ridurre i costi operativi e generare più opportunità di vendita.

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2 - Le attività di Digital Asset Management richiedono troppo tempo

Un altro problema comune per le aziende è che la gestione degli asset digitali richiede semplicemente troppo tempo, di solito a causa delle innumerevoli attività ripetitive legate alla gestione e alla condivisione dei contenuti. Per citarne solo alcune, si tratta di attività come:

• Denominazione, strutturazione e formattazione dei file per l'uso interno (cataloghi prodotto, feed eCommerce) rispetto all'uso esterno (distribuzione ai rivenditori). Spesso ciascun uso prevede specifiche diverse per output diversi.
• Gestione dei diritti digitali e dei permessi, distribuzione dei contenuti ai rivenditori e registrazione di cosa viene inviato, a chi e quando.
• Lavorare con asset digitali distribuiti su numerosi database e piattaforme.
• Associazione, controllo e gestione dei metadati su tutti i contenuti di prodotto.
• Riduzione del «time-to-market» per migliorare le opportunità di vendita.
• Automazione del maggior numero possibile di processi per ridurre i costi di gestione e distribuzione degli asset.

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Come il software DAM fa risparmiare tempo e costi nelle attività ripetitive

Gran parte del valore delle soluzioni DAM si misura in base al livello di automazione che portano nello studio. Una soluzione DAM efficace:

• Automatizza in parte o completamente le attività ripetibili e dispendiose in termini di tempo.
• Libera risorse umane, permettendo al Suo team di concentrarsi maggiormente sul core business.
• Riduce i costi operativi di gestione e distribuzione dei contenuti digitali.
• Migliora il «time-to-market» dei contenuti di prodotto e, di conseguenza, aumenta le vendite complessive.

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3 - Tenere traccia di tutti gli asset digitali è un processo complesso

Perdere asset digitali può significare perdere vendite. Vale per l'eCommerce così come per qualsiasi attività di vendita e marketing. Senza strumenti e database centralizzati, inoltre, è facile perdere traccia degli asset digitali. Se qualcuno va perso, recuperarlo può richiedere un processo lungo e complesso, tanto più quando i volumi di asset digitali gestiti sono elevati.

Prendiamo come esempio generico uno dei maggiori clienti produttori di PhotoRobot.

• Si immagini un produttore con linee di 5.000-10.000+ prodotti.
• Per ogni prodotto il produttore dispone di una galleria completa di immagini still, di angolazioni di marketing e di una rotazione a 360°.
• Alcuni prodotti hanno anche PDF, demo di prodotto e un modello 3D per l'eCommerce o un configuratore di prodotto.
• Ci sono inoltre brochure, opuscoli informativi e video tutorial.
• Alcuni prodotti necessitano ancora di immagini, altri sono privi di ulteriori asset e altri ancora sono pronti per la pubblicazione.
• Altri sono ancora in lavorazione, in diverse fasi di produzione.
• Nessuno di questi asset digitali è centralizzato in un unico database.

In questo caso, come potrebbe una singola persona, o un team, garantire in modo accurato e costante che ogni prodotto disponga degli asset necessari? Semplicemente non è possibile.

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Come il software DAM rende possibile la gestione di volumi elevati

Una soluzione DAM efficace semplifica la gestione della produzione ad alto volume per l'intero team: project manager, fotografi e QA.

Prendiamo ad esempio il Digital Asset Management integrato di PhotoRobot.

• Il software centralizza gli asset digitali e tutte le proprietà associate.
• Tutti gli asset sono organizzati in cartelle distinte per output, ciascuna facilmente ricercabile.
• Dati e metadati fungono da riferimenti per la ricerca, il recupero e il controllo degli accessi agli asset digitali.
• I membri del team accedono facilmente alle attività di cui sono responsabili, grazie a pagine dedicate a studio manager, fotografi, clienti o retoucher.
• I report in tempo reale mostrano i lavori in corso dei membri del team, il completamento delle attività, le assegnazioni e i prossimi progetti.
• Grazie all’integrazione con il workflow PhotoRobot, i team hanno visibilità in tempo reale sugli asset digitali in ogni fase della produzione.

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4 - Impossibile garantire l’accesso agli asset digitali sempre e ovunque

Senza una centralizzazione degli asset digitali, concedere l’accesso a soggetti interni o esterni nel momento in cui ne hanno bisogno può essere complicato. In alcuni casi è semplicemente impossibile. Membri del team, soggetti esterni e clienti si trovano spesso in fusi orari diversi, e ciò può tradursi in richieste di accesso agli asset digitali a ogni ora del giorno e della notte.

Quando i membri del team non riescono ad accedere a ciò che serve, quando serve, tutto rallenta. Devono produrre nuovi asset per sostituire quelli mancanti oppure, peggio ancora, distribuire un portfolio prodotti incompleto. Entrambe le soluzioni richiedono più tempo, possono comportare minori vendite e generano costi operativi più elevati.

Si pensi, ad esempio, a un ritoccatore esterno con una scadenza ravvicinata o a un project manager che deve pubblicare contenuti in tempo. Se non possono accedere a ciò che serve, quando serve, sono in gioco sia le vendite sia la reputazione dell’azienda.

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Come il software DAM garantisce facilità di accesso

Il software DAM garantisce che i membri del team responsabili, i soggetti esterni e i clienti possano accedere ai propri asset in qualsiasi momento. Prendiamo di nuovo come esempio il Digital Asset Management con PhotoRobot.

• Il software aiuta le aziende a eliminare i «silos» di asset digitali.
• Gli utenti possono organizzare gli asset per progetti e cartelle, tutto all’interno di un unico sistema.
• Un database centrale consente di cercare e recuperare facilmente gli asset in qualsiasi momento.
• Le funzioni di condivisione esterna semplificano la concessione dell’accesso a clienti e collaboratori esterni.
• Gli utenti possono aggiungere o consultare commenti e informazioni come metadati all’interno dei file.
• Il software è basato su browser e consente l’accesso remoto agli asset digitali.
• I responsabili possono sempre trovare gli asset di cui hanno bisogno e monitorare i lavori in corso.
• I livelli di autorizzazione degli utenti garantiscono ai membri del team l’accesso esclusivamente alle attività su cui lavorano, con le sole informazioni rilevanti per loro.

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5 - È difficile proteggere e monitorare tutti gli asset digitali

Un’altra sfida è la protezione di tutti gli asset digitali, in particolare dei materiali aziendali non ultimati, riservati o strettamente confidenziali. Con sistemi non connessi tra loro, la situazione può diventare rapidamente ingestibile.

Innanzitutto, qualcuno deve occuparsi di definire, sviluppare e attuare un piano di sicurezza che copra più sistemi. Deve poi trovare un modo per monitorare le attività, applicare le misure di sicurezza ed effettuare il backup di tutti gli asset aziendali. Si tratta di un compito estremamente arduo, che nella maggior parte dei casi lascia gli asset esposti al rischio di perdita o furto.

Basti considerare quanto tempo – e quanto denaro – richiede la produzione di contenuti, dalla fotografia vera e propria al ritocco e al controllo qualità. I Suoi asset sono inoltre fondamentali per le vendite, e il time-to-market è una priorità assoluta per il marketing nelle operazioni ad alto volume. Gli asset richiedono quindi una sicurezza affidabile, oltre a backup regolari per ogni evenienza.

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Come il DAM di PhotoRobot garantisce una maggiore sicurezza

Per proteggere l’archiviazione di tutti gli asset digitali, PhotoRobot offre diverse funzioni di sicurezza esclusive.

• PhotoRobot consente agli utenti di archiviare tutti gli asset in un unico sistema centralizzato.
• I backup sono automatizzati e audit periodici assicurano i massimi livelli di sicurezza.
• Il software consente la distribuzione multiregionale degli asset digitali con disaster recovery.
• Tutti i dati sono conformi alla norma ISO 27001 e protetti tramite Google Cloud, con accesso esclusivamente tramite crittografia TLS.
• L’archiviazione geo-ridondante multiregionale sfrutta il cloud computing per archiviare i dati in modo ridondante in almeno due località geografiche, per un disaster recovery affidabile.
• Le sedi di archiviazione distano sempre almeno 100 miglia l’una dall’altra, per evitare qualsiasi downtime.
• La geo-ridondanza avviene in modo asincrono, mentre i dati dell’archiviazione multiregionale sono ridondanti in almeno una località geografica immediatamente al caricamento.

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6 - La redistribuzione dei contenuti richiede troppi passaggi manuali

Chi lavora con distributori o rivenditori deve fare i conti con i loro requisiti di formattazione e con scadenze regolari. Se le aspettative non vengono soddisfatte, le vendite possono subire rapidamente una flessione, perché i clienti non dispongono di contenuti aggiornati da distribuire. Eppure formattazione e distribuzione sono, a dir poco, un’attività ricorrente e gravosa, oltre che un processo estremamente lento e costoso. Prendiamo di nuovo come esempio i grandi produttori.

• I produttori possono avere centinaia di rivenditori, ciascuno dei quali richiede tempestivamente i contenuti più recenti.
• Ogni rivenditore vende un assortimento diverso di prodotti del produttore.
• Il produttore deve rispettare requisiti di formato diversi per ogni rivenditore.
• I rivenditori si aspettano una formattazione specifica, ad esempio convenzioni di denominazione dei file, tipi di file, risoluzione delle immagini e altro ancora.

Per i produttori di medie e grandi dimensioni, questo richiede solitamente un dipendente a tempo pieno dedicato a formattazione e distribuzione. Il software DAM può comunque occuparsi di gran parte del lavoro più oneroso.

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Come il software DAM elimina i processi di consegna manuali

Formattazione e consegna dei contenuti sono un’altra area che il software DAM può automatizzare, in parte o del tutto. Prendiamo ad esempio il processo di consegna dei contenuti di PhotoRobot.

• Il software consente di contrassegnare gli asset digitali come «Verified» per condividere subito il lavoro con i clienti ai fini di revisione e pubblicazione.
• L’elaborazione in cloud consente la consegna immediata e automatica dei file dopo l’acquisizione delle immagini.
• Le pagine cliente nel software offrono a clienti come distributori e rivenditori uno spazio personale in cui ricevere gli asset digitali.
• I clienti possono accedere alla propria pagina per una rapida panoramica di progetti, articoli e relativi stati.
• Bastano pochi clic per scaricare asset pronti per il web.
• L’integrazione diretta con feed di esportazione e-commerce, siti web e app consente la pubblicazione immediata dopo l’approvazione.
• Tutti gli articoli sono in formato leggibile da computer, con supporto dei formati JSON e XML disponibile a livello di progetto, organizzazione o cliente.
• Gli utenti possono impostare proprietà dell’articolo come Nome, ID, SKU, Stato, Timestamp e altro ancora.

L’automazione consente inoltre di formattare automaticamente i contenuti in base al profilo di ciascun cliente. L’obiettivo è semplificare la consegna degli asset digitali a tutti i clienti interessati, nel rispetto delle esigenze specifiche di ciascuno.

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7 - Il time-to-market dei contenuti prodotto è troppo lento

Più tempo impiegano i contenuti prodotto per arrivare sul mercato, più tempo occorre prima che gli asset generino valore. Si considerino le fasi tipiche della produzione necessarie per portare i contenuti al consumatore.

• L’azienda definisce l’ambito della produzione di contenuti, dai prodotti ai tipi di media.
• Uno studio produce gli asset digitali.
• Lo studio pubblica gli asset in un sistema DAM per revisione e controllo qualità.
• Un project manager approva gli asset digitali oppure li invia a ulteriori ritocchi (a volte a professionisti esterni).
• L’azienda pubblica gli asset pronti per il web su un sistema interno (ad esempio una pagina prodotto o un feed e-commerce).
• Gli asset digitali vengono poi distribuiti ai canali di distributori o rivenditori.

Se ogni fase della produzione è distribuita su più sistemi e coinvolge risorse umane interne ed esterne, i costi aumentano. Ancora di più se si utilizzano strumenti non integrati nei propri workflow e con poca o nessuna automazione.

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Come il software DAM può ridurre drasticamente il time-to-market

Oltre alla formattazione e alla consegna automatiche dei file, la soluzione DAM di PhotoRobot può ridurre il time-to-market in diversi modi.

• Il DAM è parte integrante del software di workflow di PhotoRobot: gli utenti possono così centralizzare i dati su asset digitali, produzione e avanzamento.
• Le pagine dedicate ai fotografi consentono di accedere facilmente a incarichi, ricerca e navigazione, oltre che agli stati degli articoli, per comunicare l’avanzamento di workflow e produzione.
• I processi di approvazione integrati nell’applicazione rendono possibile il controllo qualità (QA) sia ai membri del team interno sia a collaboratori esterni o clienti.
• La ricerca full-text permette di spostarsi tra progetti, articoli, cartelle, clienti e utenti, con query di ricerca condizionali per articoli e stati degli articoli.
• L’esportazione di immagini in blocco è disponibile direttamente nell’applicazione o tramite un’utility di esportazione standalone. Consente a utenti e clienti di scaricare le immagini con la qualità, la struttura dei nomi file, il formato e la risoluzione richiesti, con un solo clic.

Nel complesso, queste funzionalità aiutano a centralizzare tutte le fasi della produzione. Si traducono in meno ritardi e in meno spostamenti di asset tra sistemi o risorse. In definitiva, significano un time-to-market notevolmente ridotto e quindi più contenuti a disposizione dei consumatori.

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8 - È difficile standardizzare e gestire i metadati

Quando gli asset sono distribuiti su più sistemi, un’altra sfida per i fornitori è la standardizzazione e la gestione dei metadati. Ne è un esempio l’associazione a un file di metadati con le informazioni sul prodotto, come descrizione, peso o dimensioni. Può trattarsi anche di una data di proprietà, di tag informativi o del testo alternativo di un’immagine per la pubblicazione online.

Aggiungendo metadati a un file multimediale, questo diventa indicizzabile, ricercabile e più facile da gestire. Tuttavia, ciò richiede spesso molto lavoro manuale. Inoltre, con una quantità sempre maggiore di contenuti multimediali da gestire, l’applicazione di standard su più piattaforme diventa sempre più complessa.

Provi a immaginare di standardizzare i metadati di 1000 o più prodotti, ciascuno con il proprio portfolio di asset digitali. Alcuni comprendono inquadrature per il marketing, primi piani e scatti di dettaglio. Altri possono includere una rotazione a 360°, un video o un modello 3D. Associare metadati a tutti questi asset in modo rapido ed economicamente efficiente semplicemente non è possibile senza l’aiuto di un software DAM.

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Come il software DAM semplifica la gestione dei metadati

Un software DAM efficace automatizza molte fasi della standardizzazione dei metadati. Un esempio è il modo in cui PhotoRobot ha integrato CubiScan nei workflow e nella gestione degli asset digitali. CubiScan ci permette di ottenere peso, misure e dimensioni esatti dei prodotti prima di iniziare lo shooting fotografico. Queste informazioni possono poi essere salvate in un database non appena vengono rilevate.

Inoltre, il sistema DAM di PhotoRobot offre diverse soluzioni per la gestione dei metadati.

• Il software può offrire l’accesso remoto (sempre e ovunque) per gestire i metadati nel repository centrale degli asset digitali.
• Agli utenti basta concedere le credenziali di accesso ai membri del team interno o a una parte esterna per inserire o modificare i dati.
• Le impostazioni consentono di creare e salvare parametri automatizzati per diverse categorie di prodotti, progetti, clienti o organizzazioni.
• L’automazione consente la denominazione automatica dei file.
• Gli utenti possono importare qualsiasi tipo di dato tramite lo strumento di importazione CSV o richiamando un’API.
• Il sistema consente l’importazione di dati di prodotto, descrizioni, strutture personalizzabili con tag di colonna e il supporto di varie proprietà.

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9 - Il controllo qualità è carente o del tutto assente

Con il tempo, gli asset digitali possono trovarsi su un numero crescente di sistemi, rendendo il controllo qualità difficile o addirittura assente. Ciò vale ancora di più quando si lavora con reparti, fornitori, distributori o rivenditori diversi.

Alcune immagini si trovano nei cataloghi. Altre sono in promozioni di marketing, distribuite ai rivenditori o utilizzate in varie iniziative di vendita. Eppure ciascuna di esse deve rappresentare il brand così com’è oggi, mettendone in primo piano le foto migliori.

Senza un sistema centralizzato, tutto ciò può diventare impossibile. Non è semplice monitorare e garantire la massima qualità degli asset digitali in tutti i canali in cui compaiono. Gli scatti di marketing di alta qualità finiscono per mescolarsi a contenuti di prodotto di qualità inferiore. E, alla fine, la mancanza di coerenza fa apparire l’azienda poco professionale. Peggio ancora, non giova alle vendite.

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Come il software DAM favorisce una collaborazione libera ed efficace

Il DAM integrato nel software PhotoRobot aiuta i team a monitorare e applicare meglio i processi di controllo qualità, sia interni sia in outsourcing, grazie a un'ampia gamma di funzioni di condivisione dei progetti e approvazione da parte del cliente.

• Il software PhotoRobot consente di condividere facilmente i progetti con i clienti o di concedere l'accesso ai progetti a retoucher esterni.
• Gli strumenti di navigazione permettono di spostarsi rapidamente tra gli articoli e di generare report con informazioni dettagliate e statistiche su cartelle o foto selezionate.
• Gli utenti possono allegare istruzioni sotto forma di commenti a singoli digital asset o a intere cartelle.
• L'interfaccia utente unifica la parte cloud dell'applicazione con l'app locale. Ciò significa che tutti i dettagli aggiunti in locale sono visibili immediatamente nel cloud e viceversa.
• Gli utenti possono inserire un commento e specificare a chi sarà visibile.
• I tag consentono di avvisare i destinatari dei nuovi commenti e di contrassegnarli come pronti per l'intervento, risolti o completati.
• Gli stati del workflow comunicano l'avanzamento, con stati dedicati al retoucher per indicare gli articoli pronti per la post-produzione o completati.
• I clienti possono approvare o rifiutare i lavori «Verified» con un solo clic del mouse. Possono inoltre allegare feedback o istruzioni se sono necessari ulteriori ritocchi.

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10 - Duplicati dei digital asset su sistemi diversi

Un'ulteriore complicazione nella gestione dei digital asset nel tempo è la presenza di duplicati su sistemi diversi. I duplicati nascono quando i contenuti multimediali vengono formattati per soddisfare i requisiti dei vari clienti (tipo di file, qualità, risoluzione e così via).

Di conseguenza aumentano le esigenze e i costi di archiviazione. I duplicati rendono inoltre difficile indicizzare e ricercare i contenuti, e quindi altrettanto difficile gestirli. Con migliaia di asset, il processo può risultare, nella migliore delle ipotesi, costoso e dispendioso in termini di tempo.

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Come PhotoRobot riduce la necessità di contenuti duplicati

Grazie all'integrazione DAM di PhotoRobot è possibile eliminare completamente la necessità di contenuti duplicati. Gli utenti hanno inoltre accesso a tutti i digital asset, dai file originali agli output finali destinati alle diverse reti dei clienti.

• L'integrazione diretta del DAM nel workflow crea immediatamente i backup all'acquisizione delle immagini e carica i file originali nello storage cloud.
• Tutti i file sono accessibili da remoto a tutti gli utenti in qualsiasi momento
• Gli utenti possono automatizzare sia la formattazione sia la post-produzione secondo le specifiche del cliente.
• Non servono file duplicati grazie al ridimensionamento delle immagini in tempo reale e al supporto dei formati JPEG e WebP.
• Una Content Delivery Network (CDN) globale basata su cloud garantisce un caricamento rapido e una risoluzione perfetta al pixel su qualsiasi dispositivo.
• Visualizzazioni e trasferimento dati illimitati significano nessuna spesa aggiuntiva. Gli utenti pagano solo lo spazio di archiviazione dati effettivamente utilizzato.

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PhotoRobot è la soluzione DAM adatta alla mia azienda?

PhotoRobot integra la gestione dei digital asset con hardware per lo studio fotografico, tecnologia di automazione e software per il workflow. Per questo motivo sappiamo che PhotoRobot non è adatto a ogni azienda. Il software collega tutte le fasi della produzione ed è la forza trainante delle nostre apparecchiature per la fotografia di prodotto automatizzata.

Non si integra, e non si integrerà mai, con hardware di altri produttori, così come il nostro hardware non funziona con altri sistemi di controllo. PhotoRobot è quindi pensato per le aziende che cercano una soluzione completa per lo studio. Produciamo piatti girevoli 360 di varie dimensioni, bracci robotici per fotocamere, sistemi multi-braccio e altro ancora, ciascuno con automazione del workflow gestita via software.

Desidera saperne di più su ciò che PhotoRobot può fare per la Sua azienda? Prenoti oggi stesso una demo. Partiremo dalla Sua linea di prodotti per creare una configurazione di studio personalizzata, in base alle Sue esigenze specifiche, dalla produzione alla gestione dei digital asset.