Trenger virksomheten din programvare for digital ressursstyring?
Se hvordan Digital Asset Management integrert i workflow-programvare øker produktiviteten ved innholdsproduksjon og distribusjon i store volumer.
DAM-programvare – dette kan den gjøre for studioet ditt
Programvare for Digital Asset Management gjør det mulig for virksomheter å lagre, administrere og dele moderne nettinnhold og digitale opplevelser på en sikker måte. Det omfatter produktbilder, PDF-er og ofte video, som brukes til å selge varer effektivt på nett. I tillegg kommer datablader, produktdemoer og brosjyrer som skal administreres for både digital og trykt markedsføring.
Hvis du ikke bruker DAM-programvare, har virksomheten din mest sannsynlig et system som kombinerer ulike prosesser. Som regel består det av mange frakoblede verktøy og databaser. Slike systemer er imidlertid ofte ressurskrevende og kostbare. De innebærer mange manuelle trinn og krever arbeidskraft i hvert produksjonsledd.
Men når er det på tide å investere i en mer helhetlig DAM-løsning? I dette innlegget hjelper vi deg med å vurdere hvordan du administrerer og deler digitalt innhold i dag. Vi ser på utfordringene ulike typer selskaper møter, og hvordan DAM-systemer påvirker totalkostnader og salg. Les videre for å finne ut mer, blant annet når virksomheten din kan ha størst nytte av DAM-programvare.
Når bør du vurdere å investere i DAM-programvare?
Generelt gjelder at jo mer innhold du produserer og distribuerer, desto mer kan virksomheten din dra nytte av DAM-programvare. For det første eliminerer DAM-løsninger mange manuelle og repetitive prosesser. Det reduserer driftskostnadene, både på lang sikt og ved store volumer.
DAM-programvare kan også koble sammen flere systemer. Det gjør at virksomheter kan få gjort mer på kortere tid og med færre involverte. Men dette er ikke de eneste fordelene med DAM-løsninger. La oss gå rett på sak. Nedenfor ser du hvorfor ulike virksomheter bruker DAM-programvare, og hvordan PhotoRobot dekker kundenes behov.
1 – Det er komplisert å administrere store mengder digitale ressurser
En av hovedgrunnene til at selskaper vurderer DAM-programvare, er å redusere tiden det tar å administrere og dele digitale ressurser. Vanligvis skjer det når en virksomhet trenger en mer bærekraftig tilnærming til innholdsproduksjon og distribusjon i store volumer.
PhotoRobot-kunder administrerer for eksempel ofte et bredt spekter av digitale ressurser. Det skjer ved hjelp av automatiserte studioløsninger for produktfotografering for e-handel som øker tempoet i innholdsproduksjonen betydelig. Én enkelt fotosesjon er nok til å ta komplette bildegallerier med markedsføringsvinkler, video og 360-produktfotografering.
Resultatene må deretter gjennom kvalitetssikring, og til slutt publiseres eller deles i alle kanaler der produktet vises. Hver av disse prosessene kan likevel være komplekse, særlig uten programvare som samler de digitale ressursene dine på ett sted. Derfor integrerer PhotoRobot DAM i programvarepakken sin.
Slik gjør et sentralisert DAM-system administrasjonen enklere
Ved å integrere DAM i kundenes workflow hjelper PhotoRobot selskaper med å:
- Samle digitalt innhold på ett sted for enklere administrasjon, redistribusjon, overvåking og sikkerhet.
- Begrense behovet for flere teammedlemmer til å håndtere og distribuere digitale ressurser.
- Automatisere en rekke gjentakende og repetitive oppgaver.
- Redusere driftskostnadene og skape flere salgsmuligheter.
2 – Oppgaver innen Digital Asset Management tar for mye tid
Et annet vanlig problem for selskaper er at det rett og slett tar for lang tid å administrere de digitale ressursene. Vanligvis skyldes det de utallige repetitive oppgavene som følger med innholdsadministrasjon og deling. For å nevne noen av mange, dreier det seg om oppgaver som:
- Filnavn, strukturering og formatering for internt bruk (produktkataloger, e-handelsfeeder) kontra eksternt bruk (distribusjon til forhandlere). Ofte har hver av dem ulike spesifikasjoner for ulike utdata.
- Administrere digitale rettigheter og tillatelser, distribuere innhold til forhandlere og registrere hva som sendes ut til hvem, og når.
- Arbeide med digitale ressurser som er spredt over mange databaser og plattformer.
- Tilordne, kontrollere og knytte sammen metadata på tvers av alt produktinnhold.
- Forsøke å redusere «time-to-market» for å styrke salgsmulighetene.
- Automatisere så mange prosesser som mulig for å redusere kostnadene ved å administrere og distribuere ressurser.
Slik sparer DAM-programvare tid og kostnader på repetitive oppgaver
Mye av verdien til DAM-løsninger kan måles i graden av automatisering de gir studioet. En effektiv DAM-løsning vil:
- Automatisere repeterbare, tidkrevende oppgaver helt eller delvis.
- Frigjøre menneskelige ressurser, slik at teamet ditt kan fokusere mer på kjernevirksomheten.
- Redusere driftskostnadene ved å administrere og distribuere digitalt innhold.
- Forbedre «time-to-market» for produktinnhold og dermed øke salget totalt sett.
3 – Å holde oversikt over alle digitale ressurser er en kompleks prosess
Å miste digitale ressurser kan bety tapt salg. Det gjelder like mye i e-handel som i annet salg og markedsføring. Og uten sentraliserte verktøy og databaser er det faktisk lett å miste oversikten over digitale ressurser. Hvis noe forsvinner, kan det være en lang og komplisert prosess å finne det igjen. Det gjelder enda mer når volumet i forvaltningen av digitale ressurser er høyere.
La oss ta et generelt eksempel med en av PhotoRobots største produksjonskunder.
- Tenk deg en produsent som lager produktlinjer med 5 000 til 10 000+ produkter.
- For hvert produkt har produsenten et komplett galleri med stillbilder, markedsføringsvinkler og en 360-spinn.
- Enkelte produkter har også PDF-er, produktdemoer og en 3D-modell for e-handel eller en produktkonfigurator.
- Det finnes også brosjyrer, informasjonshefter og opplæringsvideoer.
- Noen produkter mangler fortsatt bilder, noen mangler andre ressurser, og noen er klare for publisering.
- Andre er fortsatt under arbeid og befinner seg på ulike stadier i produksjonen.
- Ingen av disse digitale ressursene er sentralisert i én enkelt database.
Hvordan skal én enkelt person – eller ett team – i dette tilfellet kunne sikre nøyaktig og konsekvent at hvert produkt har de ressursene det trenger? Det er rett og slett umulig.
Slik gjør DAM-programvare det mulig å håndtere store volumer
En effektiv DAM-løsning gjør det enklere for hele teamet å håndtere produksjon i store volumer: prosjektledere, fotografer og kvalitetssikring.
La oss ta PhotoRobots integrerte Digital Asset Management som eksempel.
- Programvaren sentraliserer digitale ressurser og alle tilhørende egenskaper.
- Alle ressurser er organisert i ulike mapper etter leveranser, og hver mappe er enkel å søke i.
- Data og metadata fungerer som veivisere for å søke etter, hente frem og styre tilgangen til digitale ressurser.
- Teammedlemmer får enkelt tilgang til oppgavene de er ansvarlige for, med egne sider for studiosjefer, fotografer, kunder eller retusjører.
- Sanntidsrapporter viser hva teammedlemmene jobber med, fullførte oppgaver, tildelinger og kommende prosjekter.
- Sammen med PhotoRobot-workflowintegrasjonen får teamene sanntidsoversikt over digitale ressurser i alle produksjonsfaser.
4 – Det er umulig å gi tilgang til digitale ressurser når som helst og hvor som helst
Når digitale ressurser ikke er sentralisert, kan det være komplisert å gi interne eller eksterne parter tilgang når de trenger det. Noen ganger er det rett og slett umulig. Teammedlemmer, eksterne parter og kunder befinner seg ofte i ulike tidssoner. Det kan bety forespørsler om tilgang til digitale ressurser døgnet rundt.
Når teammedlemmer ikke får tilgang til det de trenger når de trenger det, går alt saktere. De må enten produsere nye ressurser som erstatning for det som mangler, eller, enda verre, distribuere en ufullstendig produktportefølje. Begge deler koster mer tid, kan gi lavere salg og medfører høyere driftskostnader.
Tenk for eksempel på en innleid retusjør med stram frist, eller en prosjektleder som må publisere innhold til avtalt tid. Hvis de ikke får tilgang til det de trenger når de trenger det, står både salget og virksomhetens omdømme på spill.
Slik gir DAM-programvare enkel tilgang
DAM-programvare sørger for at ansvarlige teammedlemmer, eksterne parter og kunder har tilgang til ressursene sine absolutt når som helst. Ta Digital Asset Management med PhotoRobot som eksempel igjen.
- Programvaren hjelper virksomheter med å gjøre slutt på «siloer» for digitale ressurser.
- Brukere kan organisere ressurser etter prosjekter og mapper, alt i ett system.
- En sentral database gjør det enkelt å søke etter og hente ut ressurser når som helst.
- Funksjoner for ekstern deling gjør det enkelt å gi kunder og innleide ressurspersoner tilgang.
- Brukere kan legge ved eller se kommentarer og informasjon som metadata i filene.
- Programvaren er nettleserbasert og gir fjerntilgang til digitale ressurser.
- Ansvarlige parter finner alltid ressursene de trenger, og kan følge med på pågående arbeid.
- Tilgangsnivåer for brukere sikrer at teammedlemmer bare har tilgang til oppgavene de jobber med, og bare til informasjon som er relevant for dem.
5 – Det er vanskelig å sikre og overvåke alle digitale ressurser
En annen utfordring er å sikre alle digitale ressurser, særlig uferdig, konfidensielt eller topphemmelig selskapsmateriale. Med frakoblede systemer kan dette fort bli uhåndterlig.
Først må noen ta ansvar for å planlegge, utvikle og implementere en sikkerhetsplan på tvers av flere systemer. Deretter må de finne en måte å overvåke aktivitet, håndheve sikkerhet og sikkerhetskopiere alle selskapets ressurser. Dette er en ekstremt krevende oppgave, og i de fleste tilfeller blir ressursene sårbare for tap eller tyveri.
Tenk bare på hvor mye tid – og hvor store kostnader – som går med til å produsere innhold, fra selve fotograferingen til redigering og kvalitetssikring. Ressursene dine er også helt avgjørende for salget, og i høyvolumproduksjon er tid til marked en toppprioritet for markedsføringen. Ressursene trenger derfor pålitelig sikkerhet, samt jevnlige sikkerhetskopier for sikkerhets skyld.
Slik gir PhotoRobots DAM høyere sikkerhet
For å sikre lagringen av alle dine digitale ressurser har PhotoRobot flere unike sikkerhetsfunksjoner.
- PhotoRobot lar brukere lagre alle ressurser i ett sentralisert system.
- Sikkerhetskopiering er automatisert, og jevnlige revisjoner sikrer høyeste sikkerhetsnivå.
- Programvaren muliggjør multiregional utrulling av digitale ressurser med katastrofegjenoppretting.
- Alle data er i ISO 27001 og sikret via Google Cloud, med tilgang kun via TLS-kryptering.
- Multiregional, georedundant lagring bruker skybasert databehandling til å lagre data redundant på minst to geografiske steder for pålitelig katastrofegjenoppretting.
- Lagringsstedene ligger alltid minst 100 miles fra hverandre for å unngå nedetid.
- Georedundans skjer asynkront, mens data i multiregional lagring er redundante på minst ett geografisk sted umiddelbart ved opplasting.
6 – Videredistribusjon av innhold krever for mange manuelle trinn
Hvis du jobber med distributører eller forhandlere, har de sine egne formatkrav og faste frister. Hvis du ikke møter forventningene, kan salget raskt gå ned, siden kundene ikke har oppdatert innhold å distribuere. Likevel er formatering og distribusjon en gjentakende, tidkrevende jobb, for å si det mildt. Det kan også være en svært langsom og kostbar prosess. La oss ta større produsenter som eksempel igjen.
- Produsenter kan ha hundrevis av forhandlere, som alle krever det nyeste innholdet i rett tid.
- Hver forhandler selger ulike produktsett fra produsenten.
- Produsenten har ulike formatkrav for hver enkelt forhandler.
- Forhandlerne forventer bestemt formatering, for eksempel regler for filnavn, filtyper, bildeoppløsning og mer.
For mellomstore til store produsenter krever dette vanligvis en heltidsansatt som har ansvar for formatering og distribusjon. DAM-programvare kan likevel ta over mye av grovarbeidet.
Slik eliminerer DAM-programvare manuelle leveranseprosesser
Formatering og levering av innhold er et annet område der DAM-programvare kan automatisere delvis eller helt. La oss ta PhotoRobots prosess for innholdslevering som eksempel.
- Programvaren lar brukere merke digitale ressurser som «Verified», slik at arbeidet umiddelbart kan deles med kunder for gjennomgang og publisering.
- Skybehandling gir umiddelbar og automatisk filleveranse etter bildeopptak.
- Kundesider i programvaren gir kunder som distributører og forhandlere et personlig område for å motta digitale ressurser.
- Kundene kan logge inn på sin egen side og få en rask oversikt over prosjekter, artikler og artikkelstatuser.
- Du trenger bare noen få klikk for å laste ned nettklare ressurser.
- Direkte integrasjon med eksportfeeder for e-handel, nettsteder og apper gir umiddelbar publisering ved godkjenning.
- Alle artikler foreligger i et maskinlesbart format, med støtte for JSON og XML på prosjekt-, organisasjons- eller kundenivå.
- Brukere kan angi artikkelegenskaper som navn, ID, SKU, status, tidsstempel og mer.
Automatisering gir dessuten automatisk formatering i henhold til hver enkelt kundes profil. Målet er å gjøre det enklere å få digitale ressurser til alle relevante kunder, samtidig som du oppfyller hver enkelts særskilte krav.
7 – Produktinnhold kommer for sent ut på markedet
Jo lenger det tar før produktinnhold når markedet, desto lenger tar det før ressursene skaper verdi. Se på de typiske produksjonsstegene fra innhold til forbruker.
- Virksomheten fastsetter omfanget av innholdsproduksjonen, fra hvilke produkter det gjelder til typer medier.
- Et studio produserer de digitale ressursene.
- Studioet publiserer ressursene i et DAM-system for gjennomgang og kvalitetskontroll.
- En prosjektleder godkjenner digitale ressurser eller sender dem til ekstra retusjering (noen ganger hos eksterne fagfolk).
- Virksomheten publiserer nettklare ressurser i et internt system (for eksempel en produktside eller en e-handelsfeed).
- De digitale ressursene sendes ut til distributør- eller forhandlerkanaler.
Hvis hvert produksjonssteg er spredt over flere systemer og interne og eksterne ressurspersoner, blir det kostbart. Det gjelder enda mer når du bruker verktøy som ikke er koblet til arbeidsflyten din, og som har lite eller ingen automatisering.
Slik kan DAM-programvare redusere time-to-market betydelig
I tillegg til automatisk filformatering og -levering kan PhotoRobots DAM-løsning redusere tiden til marked på flere måter.
- DAM er en integrert del av PhotoRobots workflow-programvare, slik at brukere kan sentralisere data om digitale ressurser, produksjon og fremdrift.
- Fotografsider gir enkel tilgang til oppdrag, søk og navigasjon, samt elementstatuser som viser hvor arbeidsflyten og produksjonen står.
- Integrerte godkjenningsprosesser i applikasjonen gjør det mulig å utføre kvalitetssikring (QA) for interne og eksterne teammedlemmer eller kunder.
- Fulltekstsøk gir navigasjon på tvers av prosjekter, elementer, mapper, kunder og brukere, med betingede søkespørringer for elementer og elementstatuser.
- Masseeksport av bilder er tilgjengelig i applikasjonen eller via et eget eksportverktøy. Brukere og kunder kan hente bilder i ønsket kvalitet, filnavnstruktur, format og oppløsning med ett klikk.
Sammen bidrar disse funksjonene til å samle alle produksjonsfasene på ett sted. Resultatet er færre forsinkelser og mindre flytting av ressurser mellom systemer. Til syvende og sist gir det betydelig kortere tid til marked og dermed mer innhold i hendene på forbrukerne.
8 – Det er vanskelig å standardisere og administrere metadata
Når ressurser er spredt over flere systemer, er standardisering og administrasjon av metadata en annen utfordring for leverandører. Et eksempel er å knytte produktinformasjon til en fil som metadata, for eksempel beskrivelse, vekt eller dimensjoner. Det kan også være eierskapsdato, infotagger eller alternativ bildetekst (alt-tekst) for publisering på nett.
Når du legger til metadata i en mediefil, blir den indekserbar, søkbar og enklere å administrere. Dette krever imidlertid ofte mye manuelt arbeid. Og med stadig mer media å håndtere blir det stadig mer komplekst å innføre standarder på tvers av flere plattformer.
Tenk deg å skulle standardisere metadata for 1000 eller flere produkter, som hver har sin egen portefølje av digitale ressurser. Noen inneholder markedsføringsvinkler, nærbilder og detaljbilder. Andre kan ha en 360-spinn, video eller 3D-modell. Å knytte metadata til alle disse ressursene raskt og kostnadseffektivt er rett og slett ikke mulig uten hjelp fra DAM-programvare.
Slik forenkler DAM-programvare administrasjonen av metadata
Effektiv DAM-programvare automatiserer mange trinn i standardiseringen av metadata. Se for eksempel hvordan PhotoRobot har integrert CubiScan i arbeidsflyter og digital ressursadministrasjon. CubiScan gjør det mulig for oss å få nøyaktig vekt, mål og dimensjoner for produkter før vi starter fotograferingen. Denne informasjonen kan vi deretter lagre i en database så snart vi har registrert den.
I tillegg tilbyr PhotoRobots DAM-system flere løsninger for administrasjon av metadata.
- Programvaren kan gi fjerntilgang (når som helst, hvor som helst) for å administrere metadata i det sentrale arkivet for digitale ressurser.
- Brukere gir enkelt innloggingsinformasjon til interne teammedlemmer eller eksterne parter, slik at de kan legge inn eller endre data.
- Med innstillinger kan brukere opprette og lagre automatiserte parametere for ulike kategorier av produkter, prosjekter, kunder eller organisasjoner.
- Automatisering gir automatisk filnavngivning.
- Brukere kan importere alle typer data via CSV-importverktøyet eller ved å kalle et API.
- Systemet støtter import av produktdata, beskrivelser, tilpassbare strukturer med kolonnetagger og ulike egenskaper.
9 – Kvalitetssikringen er mangelfull eller helt fraværende
Over tid kan digitale ressurser havne i stadig flere systemer, noe som gjør kvalitetssikring vanskelig eller helt fraværende. Dette gjelder enda mer når du jobber med ulike avdelinger, leverandører, distributører eller forhandlere.
Noen bilder står i kataloger. Andre brukes i markedsføringskampanjer, distribueres til forhandlere eller inngår i ulike salgsinitiativer. Likevel må hvert av dem representere merkevaren slik den er i dag, med de beste bildene i front.
Uten et sentralisert system kan dette bli umulig. Det er rett og slett ikke enkelt å overvåke og sikre høyeste kvalitet på de digitale ressursene dine i alle kanalene de vises i. Markedsføringsbilder av høy kvalitet blir etter hvert blandet med produktinnhold av lavere kvalitet. Til slutt gjør mangel på konsistens at virksomheten virker uprofesjonell. Enda verre er det at det ikke er bra for salget.
Slik gir DAM-programvare fritt og effektivt samarbeid
DAM i PhotoRobot-programvaren hjelper team med å følge opp og sikre kvalitetskontrollen bedre, enten den foregår internt eller hos eksterne leverandører. Det skyldes et bredt utvalg av funksjoner for prosjektdeling og kundegodkjenning.
- Med PhotoRobot-programvaren er det enkelt å dele prosjekter med kunder eller gi eksterne retusjører tilgang til prosjekter.
- Navigasjonsverktøy gjør det raskt å bla mellom elementer, og rapporter gir detaljert informasjon og statistikk for mapper eller utvalgte bilder.
- Brukere kan legge ved instruksjoner som kommentarer på enkeltstående digitale ressurser eller hele mapper.
- Brukergrensesnittet samler skydelen av applikasjonen og den lokale appen. Det betyr at alle detaljer du legger til lokalt, umiddelbart er synlige i skyen, og omvendt.
- Brukere kan skrive en kommentar og angi hvem den skal være synlig for.
- Med tagger kan brukere varsle mottakere om nye kommentarer og markere kommentarer som klare for oppfølging, løst eller fullført.
- Workflow-statuser viser fremdriften, og egne retusjørstatuser markerer elementer som klare for retusjering eller ferdige.
- Kunder kan godkjenne eller avvise «Verified»-arbeid med ett enkelt museklikk. De kan også legge ved tilbakemeldinger eller instruksjoner hvis det er behov for mer retusjering.
10 – Duplikater av digitale ressurser på tvers av ulike systemer
En annen utfordring når du jobber med digitale ressurser over tid, er duplikater på tvers av ulike systemer. Duplikater oppstår når media formateres for å oppfylle ulike kundekrav (filtype, kvalitet, oppløsning osv.).
Dermed øker både lagringsbehovet og lagringskostnadene. Duplikater gjør det også vanskelig å indeksere og søke etter innhold, og dermed like vanskelig å administrere. Med tusenvis av ressurser kan dette i beste fall bli en kostbar og tidkrevende prosess.
Slik reduserer PhotoRobot behovet for duplisert innhold
Med PhotoRobots DAM-integrasjon er det mulig å fjerne behovet for duplisert innhold helt. Brukere har også tilgang til alle digitale ressurser, fra originalfiler til ferdige leveranser for ulike kundenettverk.
- Direkte DAM-integrasjon i workflowen oppretter sikkerhetskopier umiddelbart ved bildeopptak og laster opp originalfilene til skylagring.
- Alle filer er tilgjengelige eksternt for alle brukere til enhver tid
- Brukere kan automatisere formatering og etterbehandling etter kundens spesifikasjoner.
- Du trenger ikke duplikatfiler, takket være skalering av bilder i sanntid og støtte for bildeformatene JPEG og WebP.
- Et skybasert, globalt Content Delivery Network (CDN) sørger for rask lasting og pikselperfekt oppløsning på alle enheter.
- Ubegrenset antall visninger og dataoverføring betyr ingen ekstra utgifter. Brukere betaler bare for datalagringen de bruker.
Er PhotoRobot DAM-løsningen for din bedrift?
PhotoRobot integrerer digital ressursforvaltning med maskinvare for studiofotografering, automatiseringsteknologi og workflow-programvare. Derfor vet vi at PhotoRobot ikke passer for alle bedrifter. Programvaren knytter sammen alle produksjonstrinn og er drivkraften bak vårt automatiserte utstyr for produktfotografering.
Den integreres ikke med andre maskinvareprodusenter, og det vil den heller aldri gjøre, og maskinvaren vår fungerer heller ikke med andre kontrollsystemer. PhotoRobot passer derfor for bedrifter som ønsker en komplett studioløsning. Vi produserer 360-svingbord i ulike størrelser, robotiserte kameraarmer, systemer med flere armer og mer – alt med programvarestyrt workflow-automatisering.
Nysgjerrig på hva PhotoRobot kan gjøre for din bedrift? Book en demo i dag. Vi tar utgangspunkt i produktlinjen din og lager en skreddersydd studiokonfigurasjon for dine spesifikke behov, fra produksjon til digital ressursforvaltning.
