Behöver ditt företag programvara för hantering av digitala tillgångar?

DAM-programvara – vad den kan göra för din studio

Programvara för Digital Asset Management gör det möjligt för företag att säkert lagra, hantera och dela modernt webbinnehåll och digitala upplevelser. Det omfattar produktbilder, PDF-filer och oftast video för att effektivt sälja varor online. Dessutom finns det datablad, produktdemos och broschyrer att hantera, både för digital annonsering och tryckt reklam.

Om du inte använder DAM-programvara har ditt företag sannolikt ett system som kombinerar olika processer. Oftast sker det med många frånkopplade verktyg och databaser. Sådana system är dock ofta resurskrävande och dyra. De innebär många manuella moment och kräver dessutom personal för varje produktionssteg.

Men när är det dags att investera i en mer heltäckande DAM-lösning? I det här inlägget hjälper vi dig att utvärdera hur du hanterar och delar digitalt innehåll i dag. Vi går igenom de smärtpunkter som olika typer av företag stöter på och hur DAM-system påverkar de totala kostnaderna och försäljningen. Läs vidare för att få veta mer, bland annat när ditt företag har störst nytta av DAM-programvara.

‍

‍

‍

När du bör överväga att investera i DAM-programvara

Generellt gäller att ju mer innehåll du producerar och distribuerar, desto mer kan ditt företag dra nytta av DAM-programvara. DAM-lösningar eliminerar bland annat många manuella och repetitiva processer. Det sänker både de långsiktiga driftskostnaderna och kostnaderna vid stora volymer.

DAM-programvara kan också koppla ihop flera system. Då kan företag åstadkomma mer på kortare tid och med färre inblandade personer. Men det är inte de enda fördelarna med DAM-lösningar. Nu går vi rakt på sak. Nedan ser du varför olika företag använder DAM-programvara och hur PhotoRobot möter kundernas behov.

‍

1 – Det är komplicerat att hantera stora volymer digitala tillgångar

En av de främsta anledningarna till att företag överväger DAM-programvara är att minska tiden som krävs för att hantera och dela digitala tillgångar. Oftast beror det på att företaget behöver ett mer hållbart arbetssätt för innehållsproduktion och distribution i stora volymer.

Kunder till PhotoRobot hanterar till exempel ofta ett brett spektrum av digitala tillgångar. Det sker med hjälp av automatiserade studiolösningar för produktfotografering för e-handel som drastiskt snabbar upp innehållsproduktionen. Det räcker med ett enda fotograferingstillfälle för att ta kompletta bildgallerier med marknadsföringsvinklar, video och 360-produktfotografering.

Resultaten måste sedan genomgå kvalitetssäkring och därefter publiceras eller delas i alla kanaler där produkten visas. Varje steg kan dock vara komplext, särskilt utan en programvara som samlar dina digitala tillgångar på ett ställe. Därför integrerar PhotoRobot DAM i sin programvarusvit.

‍

Så underlättar ett centraliserat DAM-system hanteringen

Genom att integrera DAM i kundernas workflows hjälper PhotoRobot företag att:

• Centralisera digitalt innehåll för enklare hantering, vidaredistribution, övervakning och säkerhet.
• Minska behovet av ytterligare teammedlemmar för att hantera och distribuera digitala tillgångar.
• Automatisera ett brett spektrum av återkommande, repetitiva uppgifter.
• Sänka driftskostnaderna och skapa fler försäljningsmöjligheter.

‍

‍

‍

2 – Hanteringen av digitala tillgångar tar för mycket tid

Ett annat vanligt problem för företag är att det helt enkelt tar för mycket tid att hantera deras digitala tillgångar. Oftast beror det på de oräkneliga repetitiva uppgifter som ingår i hantering och delning av innehåll. Bara för att nämna några av många handlar det om uppgifter som:

• Filnamngivning, strukturering och formatering för internt bruk (produktkataloger, e-handelsflöden) jämfört med externt bruk (distribution till återförsäljare). Ofta har de olika specifikationer för olika utdata.
• Hantera digitala rättigheter och behörigheter, distribuera innehåll till återförsäljare och dokumentera vad som skickas ut, till vem och när.
• Arbeta med digitala tillgångar som är utspridda över många databaser och plattformar.
• Bifoga, styra och koppla metadata till allt produktinnehåll.
• Försöka korta ned ”time-to-market” för att öka försäljningsmöjligheterna.
• Automatisera så många processer som möjligt för att sänka kostnaderna för hantering och distribution av tillgångar.

‍

Så sparar DAM-programvara tid och kostnader på repetitiva uppgifter

Mycket av värdet hos DAM-lösningar kan mätas i hur mycket automatisering de ger studion. En effektiv DAM-lösning kommer att:

• Helt eller delvis automatisera återkommande, tidskrävande uppgifter.
• Frigöra personalresurser så att ditt team kan fokusera mer på kärnverksamheten.
• Sänka driftskostnaderna för hantering och distribution av digitalt innehåll.
• Förkorta ”time-to-market” för produktinnehåll och därmed öka försäljningen totalt sett.

‍

‍

‍

3 – Att hålla koll på alla digitala tillgångar är en komplex process

Att förlora digitala tillgångar kan innebära förlorad försäljning. Det gäller lika mycket inom e-handel som inom all annan försäljning och marknadsföring. Utan centraliserade verktyg och databaser är det dessutom lätt att tappa överblicken över digitala tillgångar. Om något försvinner kan det bli en lång och komplicerad process att hitta det igen. Det gäller i ännu högre grad vid större volymer.

Låt oss ta ett generellt exempel med en av PhotoRobots större tillverkningskunder.

• Tänk dig en tillverkare som producerar produktserier med 5 000 till 10 000 eller fler produkter.
• För varje produkt har tillverkaren ett komplett galleri med stillbilder, marknadsföringsvinklar och en 360-spin.
• Vissa produkter har också PDF-filer, produktdemos och en 3D-modell för e-handel eller en produktkonfigurator.
• Dessutom finns det broschyrer, informationsblad och instruktionsvideor.
• Vissa produkter behöver fortfarande bilder, vissa saknar andra tillgångar och vissa är redo att publiceras.
• Andra är fortfarande pågående arbeten i olika skeden av produktionen.
• Ingen av dessa digitala tillgångar är centraliserad i en enda databas.

Hur skulle en enskild person – eller ett team – i det läget kunna säkerställa korrekt och konsekvent att varje produkt har alla tillgångar den behöver? Det är helt enkelt omöjligt.

‍

Så gör DAM-programvara hantering av stora volymer möjlig

En effektiv DAM-lösning gör det enklare för hela teamet att hantera produktion i stora volymer: projektledare, fotografer och kvalitetssäkring.

Ta PhotoRobots integrerade Digital Asset Management som exempel.

• Programvaran centraliserar digitala tillgångar och alla tillhörande egenskaper.
• Alla tillgångar sorteras i olika mappar efter output, och varje mapp är lätt att söka i.
• Data och metadata fungerar som vägvisare för att söka efter, hämta och styra åtkomsten till digitala tillgångar.
• Teammedlemmar får enkelt åtkomst till de uppgifter de ansvarar för, med sidor för studiochefer, fotografer, kunder och retuschörer.
• Rapporter i realtid visar teammedlemmarnas pågående arbete, slutförda uppgifter, tilldelningar och kommande projekt.
• Tillsammans med PhotoRobots workflow-integration får teamen insyn i realtid i de digitala tillgångarna i varje produktionssteg.

‍

‍

4 – Det är omöjligt att ge åtkomst till digitala tillgångar när som helst och var som helst

Om de digitala tillgångarna inte är centraliserade kan det vara krångligt att ge interna eller externa parter åtkomst när de behöver den. Ibland är det helt enkelt omöjligt. Teammedlemmar, externa parter och kunder befinner sig ofta i olika tidszoner. Det kan innebära förfrågningar om åtkomst till digitala tillgångar dygnet runt.

När teammedlemmar inte kommer åt det de behöver när de behöver det, går allt långsammare. De måste antingen ta fram nya tillgångar som ersätter de som saknas eller, ännu värre, distribuera en ofullständig produktportfölj. Båda alternativen kostar mer tid, kan leda till lägre försäljning och medför högre driftskostnader.

Tänk dig till exempel en externt anlitad retuschör med snäv deadline, eller en projektledare som måste publicera innehåll i tid. Om de inte kommer åt det de behöver när de behöver det står både försäljningen och företagets rykte på spel.

‍

Så ger DAM-mjukvara enkel åtkomst

DAM-programvara ser till att ansvariga teammedlemmar, externa parter och kunder kan komma åt sina tillgångar absolut när som helst. Ta Digital Asset Management med PhotoRobot som exempel igen.

• Programvaran hjälper företag att få bort digitala ”silos” för tillgångar.
• Användare kan organisera tillgångar i projekt och mappar, allt i ett och samma system.
• En central databas gör det enkelt att söka efter och hämta tillgångar när som helst.
• Funktioner för extern delning gör det enkelt att ge kunder och externa resurser åtkomst.
• Användare kan bifoga eller visa kommentarer och information som metadata i filerna.
• Programvaran är webbläsarbaserad och möjliggör fjärråtkomst till digitala tillgångar.
• Ansvariga kan alltid hitta de tillgångar de behöver och följa pågående arbete.
• Behörighetsnivåer ser till att teammedlemmar bara får åtkomst till de uppgifter de arbetar med, och bara till information som är relevant för dem.

‍

‍

5 – Det är svårt att skydda och övervaka alla digitala tillgångar

En annan utmaning är att skydda alla digitala tillgångar, särskilt ofärdigt, konfidentiellt eller topphemligt företagsmaterial. Med fristående system kan detta snabbt bli ohanterligt.

Först måste någon ta ansvar för att planera, utveckla och implementera en säkerhetsplan för flera system. Sedan måste personen hitta ett sätt att övervaka aktiviteter, upprätthålla säkerheten och säkerhetskopiera alla företagets tillgångar. Det är en mycket stor uppgift, som i de flesta fall lämnar tillgångar utsatta för förlust eller stöld.

Tänk bara på hur mycket tid – och pengar – som läggs på att producera innehåll, från själva fotograferingen till redigering och kvalitetskontroll. Dina tillgångar är dessutom helt avgörande för försäljningen, och för marknadsföring i högvolymverksamhet är time-to-market högsta prioritet. Tillgångarna behöver därför pålitligt skydd och regelbundna säkerhetskopior för säkerhets skull.

‍

Så ger PhotoRobots DAM högre säkerhet

För att säkra lagringen av alla dina digitala tillgångar erbjuder PhotoRobot flera unika säkerhetsfunktioner.

• Med PhotoRobot kan användare lagra alla tillgångar i ett centraliserat system.
• Säkerhetskopieringen är automatiserad, och regelbundna granskningar säkerställer högsta möjliga säkerhetsnivå.
• Programvaran möjliggör multiregional distribution av digitala tillgångar med katastrofåterställning.
• All data hanteras enligt ISO 27001 och skyddas via Google Cloud, med åtkomst enbart via TLS-kryptering.
• Multiregional, geo-redundant lagring använder molntjänster för att lagra data redundant på minst två geografiska platser för pålitlig katastrofåterställning.
• Lagringsplatserna ligger alltid minst 100 miles från varandra för att undvika driftstopp.
• Geo-redundansen sker asynkront, medan data i multiregional lagring är redundant inom minst en geografisk plats direkt vid uppladdning.

‍

‍

6 – Omdistributionen av innehåll kräver för många manuella steg

Om du arbetar med distributörer eller återförsäljare har de egna formatkrav och återkommande deadlines. Om du inte lever upp till förväntningarna kan försäljningen snabbt gå ner, eftersom kunderna saknar aktuellt innehåll att distribuera. Formatering och distribution är dessutom ett återkommande jobb, minst sagt. Det kan också vara en oerhört långsam och dyr process. Låt oss återigen ta större tillverkare som exempel.

• Tillverkare kan ha hundratals återförsäljare som alla kräver det senaste innehållet i god tid.
• Varje återförsäljare säljer olika produktsortiment från tillverkaren.
• Tillverkaren har olika formatkrav för varje återförsäljare.
• Återförsäljare förväntar sig specifik formatering, till exempel regler för filnamn, filtyper, bildupplösning och mycket mer.

För medelstora till stora tillverkare krävs det vanligtvis en heltidsanställd som ansvarar för formatering och distribution. DAM-programvara kan ändå ta hand om en stor del av grovjobbet.

‍

Så eliminerar DAM-mjukvara manuella leveransprocesser

Formatering och leverans av innehåll är ytterligare ett område som DAM-programvara kan automatisera helt eller delvis. Ta till exempel PhotoRobots process för leverans av innehåll.

• Med programvaran kan användare markera digitala tillgångar som ”Verified” för att direkt dela arbetet med kunder för granskning och publicering.
• Molnbearbetning ger omedelbar och automatisk filleverans efter bildtagning.
• Kundsidor i programvaran skapar en personlig yta där kunder som distributörer och återförsäljare kan ta emot digitala tillgångar.
• Kunder kan logga in på sin sida för en snabb överblick över projekt, artiklar och artikelstatus.
• Det krävs bara några klick för att ladda ned webbklara tillgångar.
• Direktintegration med exportflöden för e-handel samt med webbplatser och appar möjliggör omedelbar publicering vid godkännande.
• Alla artiklar finns i maskinläsbart format, med stöd för JSON och XML på projekt-, organisations- eller kundnivå.
• Användare kan ange artikelegenskaper som Name, ID, SKU, Status, Timestamp med mera.

Automatisering möjliggör dessutom automatisk formatering utifrån varje kunds individuella profil. Målet är att förenkla leveransen av digitala tillgångar till alla relevanta kunder och samtidigt möta varje kunds unika krav.

‍

‍

7 – Det tar för lång tid att få produktinnehåll till marknaden

Ju längre tid det tar för produktinnehåll att nå marknaden, desto längre tid tar det innan tillgångarna skapar värde. Tänk på de typiska produktionsstegen på vägen från innehåll till konsument.

• Verksamheten bestämmer omfattningen av innehållsproduktionen, från vilka produkter som ska med till vilka typer av media.
• En studio producerar de digitala tillgångarna.
• Studion publicerar tillgångarna i ett DAM-system för granskning och kvalitetssäkring.
• En projektledare godkänner de digitala tillgångarna eller skickar dem vidare för ytterligare retuschering (ibland till externa specialister).
• Verksamheten publicerar webbklara tillgångar i ett internt system (till exempel en produktsida eller ett e-handelsflöde).
• De digitala tillgångarna går ut till distributörs- eller återförsäljarkanaler.

Om varje produktionssteg är utspritt över flera system samt interna och externa personalresurser blir det kostsamt. Det gäller i ännu högre grad när du använder verktyg som inte är kopplade till dina arbetsflöden och som har lite eller ingen automatisering.

‍

Så kan DAM-programvara minska time-to-market radikalt

Utöver automatisk filformatering och leverans kan PhotoRobots DAM-lösning korta time-to-market på flera sätt.

• DAM är en integrerad del av PhotoRobots workflow-programvara, vilket innebär att användare kan centralisera data om digitala tillgångar, produktion och framsteg.
• Fotografsidorna ger enkel åtkomst till uppdrag, sökning och navigering samt artikelstatusar som förmedlar arbetsflöden och produktionsläge.
• Integrerade godkännandeprocesser i applikationen gör kvalitetssäkring möjlig för interna och externa teammedlemmar eller kunder.
• Fritextsökning gör det möjligt att navigera mellan projekt, artiklar, mappar, kunder och användare, med villkorsstyrda sökfrågor för artiklar och artikelstatusar.
• Massexport av bilder finns i applikationen eller via ett fristående exportverktyg. Användare och kunder hämtar bilder i önskad kvalitet, filnamnsstruktur, format och upplösning med ett enda klick.

Tillsammans bidrar de här funktionerna till att samla alla produktionssteg på ett ställe. Det ger färre förseningar och mindre flyttande av resurser mellan system eller andra källor. I slutändan innebär det en betydligt kortare time-to-market och därmed mer innehåll i händerna på konsumenterna.

‍

‍

‍

8 – Det är svårt att standardisera och hantera metadata

När resurser är utspridda över flera system står leverantörer inför en annan utmaning: att standardisera och hantera metadata. Ett exempel är att koppla produktinformation till en fil, som beskrivning, vikt eller mått. Det kan också gälla ägandedatum, informationstaggar eller alt-text för bilder vid publicering online.

När du lägger till metadata i en mediefil blir den indexerbar, sökbar och enklare att hantera. Det kräver dock ofta mycket manuell inmatning. Och i takt med att mängden media växer blir det allt mer komplext att införa standarder över flera plattformar.

Föreställ dig att du ska standardisera metadata för över 1 000 produkter, var och en med sin egen portfölj av digitala resurser. Vissa innehåller marknadsföringsbilder, närbilder och detaljbilder. Andra kan innehålla en 360-spin, video eller 3D-modell. Att koppla metadata till alla dessa resurser snabbt och kostnadseffektivt är helt enkelt inte möjligt utan hjälp av DAM-programvara.

‍

Så förenklar DAM-programvara hanteringen av metadata

En effektiv DAM-programvara automatiserar många steg i standardiseringen av metadata. Ta till exempel hur PhotoRobot har integrerat CubiScan i arbetsflöden och hantering av digitala resurser. Med CubiScan kan vi få exakta vikter och mått på produkterna innan vi börjar fotografera. Den informationen kan vi sedan lagra i en databas så snart vi har registrerat den.

Utöver detta erbjuder PhotoRobots DAM-system flera lösningar för hantering av metadata.

• Programvaran kan ge fjärråtkomst (när som helst, var som helst) för att hantera metadata i det centrala arkivet för digitala resurser.
• Du ger helt enkelt inloggningsuppgifter till interna teammedlemmar eller en extern part som ska lägga in eller ändra data.
• Med inställningarna kan du skapa och spara automatiserade parametrar för olika produktkategorier, projekt, kunder eller organisationer.
• Automatisering möjliggör automatisk namngivning av filer.
• Du kan importera alla typer av data via CSV-importverktyget eller genom att anropa ett API.
• Systemet möjliggör import av produktdata, beskrivningar och anpassningsbara strukturer med kolumntaggar, samt stöd för olika egenskaper.

‍

‍

‍

‍

9 – Kvalitetssäkringen brister eller saknas helt

Med tiden kan digitala resurser finnas i allt fler system, vilket gör kvalitetssäkring svår eller omöjlig. Det gäller i ännu högre grad när du arbetar med olika avdelningar, leverantörer, distributörer eller återförsäljare.

Vissa bilder finns i kataloger. Andra används i marknadsföringskampanjer, distribueras till återförsäljare eller ingår i olika säljinsatser. Ändå behöver varje bild representera varumärket som det ser ut idag och visa upp dess bästa bilder.

Utan ett centraliserat system kan det bli omöjligt. Det är helt enkelt inte lätt att övervaka och säkerställa högsta kvalitet på dina digitala resurser i alla kanaler där de förekommer. Marknadsföringsbilder av hög kvalitet blandas till slut med produktinnehåll av lägre kvalitet. Till sist får bristen på enhetlighet företaget att framstå som oprofessionellt. Ännu värre är att det inte gynnar försäljningen.

‍

Så möjliggör DAM-programvara fritt och effektivt samarbete

DAM i PhotoRobot-mjukvaran hjälper team att bättre övervaka och säkerställa kvalitetssäkringsprocesser, oavsett om arbetet sker internt eller hos externa leverantörer. Det möjliggörs av ett brett utbud av funktioner för projektdelning och kundgodkännande.

• Med PhotoRobot-mjukvaran är det enkelt att dela projekt med kunder eller ge externa retuscherare tillgång till projekt.
• Navigeringsverktyg ger snabb bläddring mellan objekt, och rapporter visar detaljerad information och statistik för mappar eller valda foton.
• Användare kan bifoga instruktioner som kommentarer till enskilda digitala tillgångar eller hela mappar.
• Användargränssnittet förenar applikationens molndel med den lokala appen. Det innebär att alla uppgifter du lägger till lokalt direkt syns i molnet, och tvärtom.
• Användare kan skriva en kommentar och ange vem som ska kunna se den.
• Med taggar kan användare meddela mottagare om nya kommentarer och markera kommentarer som redo för åtgärd, lösta eller slutförda.
• Workflow-statusar visar hur arbetet framskrider, med retuscheringsstatusar som markerar objekt som redo för retuschering eller klara.
• Kunder kan godkänna eller avslå ”Verified”-arbete med ett enda musklick. De kan även bifoga feedback eller instruktioner om ytterligare retuschering behövs.

‍

‍

‍

10 – Dubbletter av digitala tillgångar finns i olika system

En annan komplikation när man arbetar med digitala tillgångar över tid är att hantera dubbletter i olika system. Dubbletter uppstår när media formateras för att möta olika kundkrav (filtyp, kvalitet, upplösning osv.).

Detta leder i sin tur till ökade lagringsbehov och högre lagringskostnader. Dubbletter gör det dessutom svårt att indexera och söka efter innehåll, och därmed lika svårt att hantera. Med tusentals tillgångar kan det vara en minst sagt dyr och tidskrävande process.

‍

Så minskar PhotoRobot behovet av dubblerat innehåll

Med PhotoRobots DAM-integration går det att helt eliminera behovet av dubblerat innehåll. Användare har också tillgång till alla digitala tillgångar, från originalfiler till slutliga leveranser för olika kundnätverk.

• Direkt DAM-integration i workflow skapar omedelbart säkerhetskopior vid bildtagning och laddar upp originalfiler till molnlagring.
• Alla filer är åtkomliga på distans för alla användare, när som helst
• Användare kan automatisera formatering och efterbearbetning enligt kundens specifikationer.
• Dubblerade filer behövs inte tack vare bildskalning i realtid och stöd för bildformaten JPEG och WebP.
• Ett molnbaserat, globalt Content Delivery Network (CDN) ger snabb laddning och pixelperfekt upplösning på alla enheter.
• Obegränsat antal visningar och obegränsad dataöverföring innebär inga extra kostnader. Användare betalar bara för den datalagring de använder.

‍

‍

Är PhotoRobot DAM-lösningen för mitt företag?

PhotoRobot integrerar hantering av digitala tillgångar med fotostudiohårdvara, automationsteknik och workflow-mjukvara. Därför vet vi att PhotoRobot inte passar alla företag. Mjukvaran förbinder alla produktionssteg och är drivkraften bakom vår automatiserade utrustning för produktfotografering.

Mjukvaran integreras inte med andra hårdvarutillverkare, och det kommer den aldrig att göra. Vår hårdvara fungerar inte heller med andra styrsystem. PhotoRobot är därför till för företag som söker en komplett studiolösning. Vi tillverkar 360-vridbord i olika storlekar, robotkamerarmar, system med flera armar och mycket mer – alla med mjukvarustyrd workflow-automation.

Nyfiken på vad PhotoRobot kan göra för ditt företag? Boka gärna en demo redan i dag. Vi utgår från din produktlinje och skapar en skräddarsydd studiokonfiguration för just dina behov, från produktion till hantering av digitala tillgångar.